Согласно правилам делопроизводства, каждые акты и бланки, использующиеся во внутреннем документообороте компании, должны быть зарегистрированы в специальных журналах. Должностному лицу, заполняющему журнал регистрации, необходимо указать как дату создания документа, так и день его введения в документооборот. Данное правило действует и в отношении трудовых соглашений, заключенных между нанимателем и сотрудником компании, поскольку учет подобной документации является первостепенной задачей делопроизводства. В данной статье мы предлагаем поговорить о том, как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Зачем нужен журнал регистрации трудовых договоров
Перед тем как рассматривать предназначение регистрационного журнала следует отметить, что в действующем законодательстве отсутствует регламент, обязывающий предпринимателей создавать подобные реестры. Однако на практике, этот документ довольно часто применяется не только государственными учреждениями, но и частными компаниями. Использование подобных реестров более целесообразно в крупных организациях, с больших штатом сотрудников. Как правило, в таких компаниях наблюдается высокий уровень текучки кадров, что значительно увеличивает объем внутренних документов.
Журнал учета трудовых договоров входит в группу управленческих документов. С помощью данного реестра осуществляется контроль над локальными актами. Создание данных книг позволяет работникам кадрового отдела в течение короткого отрезка времени получить информацию о необходимых документах.
Согласно установленным правилам, рассматриваемый реестр должен содержать:
- Сведения о хранящихся в архиве компании документах. Важно обратить внимание как на действующие договоры, так и на соглашения с истекшим сроком действия.
- Информацию о средней продолжительности действия договоров на территории компании. Эти сведения используются при составлении статистики и анализе результативности хозяйственной деятельности.
Нужно обратить внимание на тот факт, что в каждой организации может использоваться несколько книг учета. Как правило, делопроизводители заводят отдельную книгу под каждый тип документов. Также следует отметить, что несмотря на отсутствие правил, обязывающих предпринимателей использовать подобную документацию, многие контролирующие органы начинают свою проверку именно с изучения регистрационных журналов.
Довольно часто, информация, фиксирующаяся в регистрационных книгах, используется для составления справок о занятости работников. В графе с примечаниями можно внести отметку о видах работ, выполняемых конкретным сотрудником. Как правило, опытные сотрудники кадрового отдела при создании подобных реестров предварительно прошивают и опломбировывают документ. Составленный журнал должен быть заверен подписью руководителя компании и фирменной печатью.
Ведение рассматриваемых документов позволяет значительно упростить процедуру взаимодействия с контролирующими органами.
Регистрационные книги являются официальным свидетельством наличия либо отсутствия договоров, заключенных между работодателем и сотрудниками компании. Данные документы являются основой трудовой деятельности, что обязует ответственных лиц подходить с должным вниманием к вопросу систематизации данных. Как показывает практика, на крупных предприятиях ведется около десятка подобных реестров.
Правила заполнения и оформления
На сегодняшний день существует две разновидности рассматриваемых документов: бумажные книги и электронные версии журналов. По мнению экспертов, «физические» версии документов имеют значительно больше достоинств в сравнении с электронным вариантом. Главным достоинством бумажных журналов является удобство хранения. При составлении бумажного журнала, следует придерживаться правил, установленных контролирующими органами в отношении подобной документации. Все регистрационные книги должны быть прошиты согласно ГОСТ и пронумерованы. Каждый документ должен содержать в себе подпись генерального директора компании.
Наличие подписей должностных лиц, которые взаимодействуют с регистрационным журналом, также является одним из главных требований трудовой инспекции.
Электронный вид документооборота обладает как достоинствами, так и недостатками. Главным достоинством электронных документов является удобство составления и внесения корректив. Среди недостатков этого метода составления отчетности следует выделить отсутствие возможности заверить документ личной подписью. Этот фактор является причиной того, что сотрудниками кадровой службы составляется несколько копий регистрационной книги.
В большинстве компаний, для составления рассматриваемого документа, используется программа MS Excel. Использование этого компьютерного приложения позволяет обеспечить не только надлежащий контроль над хранением документации, но и быстро найти необходимые документы. Главным достоинством этой программы является полная конфиденциальность введенной информации и возможность быстрой подготовки копий необходимых бланков.
Что следует фиксировать в журнале
Давайте рассмотрим вопрос о том, как заполняется книга регистрации. Отсутствие правил в отношении процесса формирования подобной документации позволяет использовать в качестве регистрационного журнала обычную тетрадь. По словам специалистов, лучше всего использовать тетради с обложкой из твердого картона, что позволяет значительно увеличить срок её хранения.
При заполнении титульного листа необходимо указать название компании, наименование документа и дату введения во внутренний документооборот. Все страницы журнала должны быть пронумерованы и прошиты. На первом листе следует зафиксировать правила внесения новых записей. На втором листе указываются сведения о лицах, несущих ответственность за ведение журнала. Здесь нужно указать фамилию, имя, отчество и должность работника ответственного за заполнение журнала. Также следует указать основание для создания регистрационного журнала. Работник, которому поручено ведение документа, должен заверить регистрационную книгу своей личной подписью.
По мнению кадровых работников, более целесообразно использовать таблицу для внесения необходимых сведений. Стандартная таблица должна содержать в себе десять столбцов. В некоторых случаях допускается увеличение или уменьшение данного значения. Давайте рассмотрим, какая информация должна содержаться в столбцах:
- 1-й столбец – регистрационный номер акта.
- 2-й столбец – дата составления договора.
- 3-й столбец – порядковый номер соглашения.
- 4-й столбец – фамилия, имя и отчество нового работника.
- 5-й столбец – информация о специальности либо о должности принятого труженика.
- 6-й столбец – информация о структурном подразделении либо об отделе, куда принят новый работник.
- 7-й столбец – продолжительность действия рассматриваемого документа.
- 8-й столбец – вид трудового соглашения.
- 9-й столбец – информация о дополнительных соглашениях.
- 10-й столбец – примечание.
Допускается создание дополнительных столбцов, для подписи сотрудника компании и ответственного лица. Наличие данной подписи является официальным свидетельством факта о том, что труженик получил копию трудового соглашения. Нужно отметить, что существует ряд правил, которые следует учитывать при составлении данной документации. При большом объеме документооборота, срок эксплуатации журнала должен составлять ровно один год. Важно отметить, что допущение ошибок и неточностей не должно нести за собой штрафные санкции или дисциплинарные взыскания. Когда срочные договоры переходят в категорию длительных соглашений, сотрудник, отвечающий за заполнение журнала, должен внести соответствующую запись. Последний лист регистрационной книги должен содержать в себе подпись руководителя компании.
Где и сколько хранится
Регистрационный журнал должен храниться в ведомственном подразделении в специальной папке. Важно отметить, что срок хранения подобных документов не регламентируется правовыми актами. Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод о том, что длительность хранения регистрационных книг устанавливается внутренними правилами компаниями. Также допускается передача регистрационных журналов в архив, спустя три года после внесения последних записей. Нужно выделить тот факт, что заполненный журнал должен быть опломбирован при помощи специальной пломбы с индикатором.
Можно ли обойтись без этого документа
Журнал регистрации договоров не является обязательным документом. Согласно действующему законодательству, работникам кадровой службы необходимо вести учет только трудовых книг работников. Договора и дополнительные соглашения могут регистрироваться в произвольном порядке. Однако, при использовании регистрационных книг, ответственным лицам следует соблюдать правила их составления. Каждый журнал должен быть прошит и опломбирован перед передачей в архив. Согласно установленным правилам, срок хранения регистрационных журналов в городском архиве составляет не менее семидесяти пяти лет.
Важно отметить, что, несмотря на отсутствие регламента, обязывающего работодателей вести подобные документы, контролирующие органы уделяют повышенное внимание их наличию. Именно этот фактор, является основной причиной столь высокой распространенности рассматриваемого документа. Использование регистрационных журналов позволяет систематизировать всю информацию о работниках компании. Каждый шаг и поступок работодателя должен быть зафиксирован в специальных документах. Регистрация договоров с контрагентами, постоянными и временными работниками, а также другими людьми позволяет значительно снизить вероятность возникновения конфликтов и форс-мажоров.
Образец заполненного журнала регистрации
Как уже было сказано выше, единый образец, согласно которому составляются регистрационные журналы — отсутствует. Это означает, что каждая организация имеет законное право разработать собственную форму для ведения подобных документов. При этом необходимо соблюдать правила, установленные в сфере делопроизводства.
Заполненная книга должна содержать в себе информацию о названии компании и наименовании документа. Помимо этого, следует указать дату ввода документа в эксплуатацию и длительность хранения в архиве компании.
Образец заполнения рассматриваемых документов подразумевает создание таблицы, состоящей из нескольких граф. В них указывается порядковый и регистрационный номер соглашения и дата заключения контракта, ФИО принятого работника и название структурного подразделения. В отдельных графах указывается должность нового сотрудника и тип заключенного с ним соглашения. Пример заполненного документа выглядит следующим образом:
Важно обратить внимание на то, что должностное лицо, заполняющее журнал, имеет законное право ввести дополнительные столбцы, где будет указана информация о дополнительных соглашениях к основному договору. Полностью заполненная графа, должна быть заверена подписью труженика с целью подтверждения достоверности информации.
Выводы (+ видео)
Как показывает практика, на сегодняшний день более целесообразно использовать специальные компьютерные приложения для ведения регистрационных журналов. Этот шаг позволяет значительно упростить процесс внутреннего документооборота и систематизации информации. Нужно отметить, что наличие ошибок, неточностей и исправлений не является причиной для наложения штрафных санкций на должностное лицо, занимающееся ведением документов. В этом случае, все ошибки должны быть устранены согласно правилам делопроизводства.
