Документ, под названием «счет-фактура», входит в состав учетных актов. Использование данного документа позволяет правильно рассчитать налог на добавленную стоимость, который должны оплачивать все субъекты предпринимательства, работающие по основной схеме налогообложения. Этот акт должен составляться всеми субъектами договорных отношений, что занимаются продажей товарной продукции либо оказанием услуг. Унифицированной форма документа позволяет подтвердить выполнение контрактных обязательств, каждого из участников сделки. В рамках этой статьи мы предлагаем рассмотреть правила заполнения счета-фактуры.
Что такое счет-фактура и для чего она нужна
Многие предприниматели, занимающиеся реализацией товарной продукции или оказанием услуг в секторе B2B, вкладывают в общую стоимость своего предложения налог на НДС. Из этого можно сделать вывод, что покупатель товара автоматически оплачивает этот налог. В действующих юридических нормах говорится о том, что продавец имеет полное право оформить налоговый вычет. Такие вычеты позволяют организациям экономить крупные денежные суммы.
Объем возврата финансовых средств определяется на основе счета-фактуры. В этом документе содержится информация о финансовых результатах заключенной сделки. Следует отметить, что в случае неправильного заполнения бланка предпринимателя ждет конфликт с налоговой инспекцией. Одним из последствий неправильного заполнения документа является отказ от предоставления вычета по налогу. Помимо этого, компанию ждет дополнительная проверка со стороны органов контроля.
В случае развития подобной ситуации, предпринимателю придется обратиться в суд для того, чтобы отстоять право на осуществление вычета. Судебные разбирательства требуют не только колоссальных временных затрат, но и финансовых вложений. Именно поэтому очень важно своевременно проверять правильность информации, содержащейся в заполненном бланке. Порядок заполнения этого документа регламентирован налоговым законодательством. Помимо этого, контролирующими инстанциями подготовлен список рекомендаций, имеющих разъяснительный характер. Несмотря на это, неправильное заполнение данного документа является одной из популярных причин конфликтов между фискальной службой и субъектами предпринимательства.
Новичкам в сфере бизнеса рекомендуется тщательно ознакомиться со всеми требованиями органов контроля, перед тем как приступить к заполнению этого бланка.
На сегодняшний день существуют специальные интернет-сервисы и компьютерные приложения, позволяющие использовать шаблоны для формирования бланка. Такой подход к процессу делопроизводства значительно снижает риск допущения различных ошибок.
Также следует отметить, что некоторые сделки должны подтверждаться не счетом-фактурой, а иными документами. Использовать рассматриваемый акт не нужно в том случае, когда заключенный контракт не подлежит обложению налогом. Также подобные документы не заполняются при передаче товарной продукции в дар или при оказании услуг на безвозмездном основании.
Отдельного внимания заслуживает вопрос, связанный с использованием специальных налоговых режимов. Согласно действующему законодательству, получить вычеты по налогу НДС могут лишь те компании, что работают по общей схеме уплаты налогов. Это означает, что плательщикам, использующим специальные режимы, нет смысла оформлять счет-фактуру при заключении сделок. Необходимость в подобных действиях отсутствует и при розничной продаже товарной продукции физическим лицам.
В какой срок выставляется счет-фактура заказчику
В действующих юридических нормах, установленных Налоговым Кодексом, приводится подробная информация о правилах выставления счета-фактуры. Согласно этим правилам, сторона, выступающая в качестве продавца, обязана сформировать и предоставить этот документ заказчику в течение пяти рабочих дней с момента выполнения условий соглашения. Приступать к оформлению данного документа следует выполнив следующие действия:
- Выполнив все работы по договору подряда.
- Оказав услугу.
- Отгрузив товарную продукцию.
Важно отметить, что в случае получения авансового платежа, продавцу нужно оформить документ сразу же после зачисления денежных средств на расчетный счет.
Кто обязан составлять счет-фактуру
Составление рассматриваемого акта является непосредственной обязанностью всех плательщиков, использующих НДС. Данный документ используется при выполнении работ, реализации товарной продукции другим организациям и оказании услуг. Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что использовать этот акт должны все юридические лица и частные структуры, работающие по ОСНО. Единственным исключением являются те услуги и товары, что входят в перечень, представленный в сто сорок девятой статье Налогового Кодекса.
Некоторые организации часто используют основную систему налогообложения вместе с системой ЕНВД. В этой ситуации, использовать счет-фактуру следует только в отношении тех сделок, что попадают под основную систему налогообложения. Предприниматели, использующие специальные системы оплаты налогов, освобождаются от обязанности по уплате НДС. Здесь следует обратить внимание на тот факт, что в некоторых случаях эта категория плательщиков вынуждена оплачивать данный налог.
Использовать этот вид документации необходимо тогда, когда оба участника сделки являются плательщиками НДС. В случае подписания контракта с покупателями, использующими специальные режимы налогообложения, продавцу необходимо сформировать специальный акт, позволяющий отказаться от применения счетов-фактур в конкретной сделке.
Общие установленные требования к заполнению документа
Внимательное заполнение бланка позволяет продавцу минимизировать риск возникновения конфликтов с контролирующими инстанциями. Налоговый орган имеет законное право отказать в приеме документов с грубыми ошибками. Одной из самых распространенных ошибок является неправильное указание реквизитов участников сделки. Еще одной ошибкой, которую допускают многие предприниматели, является сдача бланка, где отсутствует подпись бухгалтера или руководства компании. Налоговая служба может отказать в приеме документа, где отсутствует код, присвоенный товарной продукции. В случае с импортированными товарами необходимо обязательно указать сведения о налоговой декларации. Действующие законы допускают внесение исправлений в этот документ, путем заверения новых данных подписью должностных лиц и генерального директора фирмы.
Оформление «шапки»
Порядок заполнения счета-фактуры, разработанный фискальной службой, является основным регламентом, регулирующим данный процесс. В первой строке шапки документа необходимо указать номер, присвоенный акту и дату его заполнения. Поле под названием «1а» заполняется только в том случае, когда в документ вносились корректировки. Здесь следует указать номер исправлений и дату изменения документа.
Далее необходимо указать основные реквизиты стороны, выступающей в качестве продавца либо поставщика услуг. При заполнении этого раздела используется информация, взятая из уставных документов. В том случае, когда в данном статусе выступает индивидуальный предприниматель, необходимо указать имя, фамилию и отчество данного человека. Далее фиксируется местонахождение компании, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на налоговый учет (КПП).
Третья строчка шапки документа предназначена для указания информации о грузоотправителе. Во многих сделках между юридическими структурами принимают участие третьи лица в виде компаний, специализирующихся на грузовых перевозках. В том случае, когда грузоотправитель и поставщик являются одним лицом, допускается указание отметки «тот же».
В следующей строке необходимо указать адрес получателя товарно-материальных ценностей и его реквизиты. В этом же разделе необходимо сделать отсылку на платежно-расчетные документы. При отсутствии таких документов — ставятся прочерки. Важно обратить внимание, что графа с реквизитами покупателя заполняется точно так же, как и строка, посвященная поставщику. Здесь нужно указать правовую форму компании, её наименование, местоположение, КПП и ИНН.
В разделе под названием «Валюта» указывается код, присвоенный валюте, использующейся при расчете. Последний раздел шапки заполняется только в том случае, когда в сделке участвуют государственные учреждения.
Заполнение таблицы
Рассматривая вопрос о том, как заполнять счет-фактуру, образец которой будет представлен ниже, необходимо уделить отдельное внимание заполнению основного раздела. Этот раздел имеет вид таблицы, состоящей одиннадцати столбцов. Первый столбец предназначен для указания названия товара. В следующем столбце необходимо указать код, присвоенный конкретной продукции.
В следующих восьми столбцах указывается информация об отправленном товаре или оказанных услугах. Следует отметить, что в случае продажи товарной продукции, изготовленной местными компаниями, столбы под номером «10», «10а» и «11» остаются пустыми. Эти колонки заполняются только в том случае, когда объектом сделки является импортированная продукция. Здесь необходимо указать информацию, взятую из таможенной декларации.
Подписи
Последний раздел рассматриваемого документа предназначен для подписи лиц, представляющих интересы поставщика. Заверить заполненную счет-фактуру должен генеральный директор компании. Помимо этого, требуется подпись работника, который занимался составлением акта. Унифицированная форма, разработанная органами контроля, содержит в себе поле, предназначенное для подписи главного бухгалтера. Данное лицо, должно подписать документ только в том случае, когда в компании это требование закреплено внутренними положениями.
Индивидуальные предприниматели могут самостоятельно формировать и визировать финансовые документы. В случае использования электронной формы отчетности, применяется цифровая подпись, оформленная на имя руководителя фирмы.
Отдельного внимания заслуживает вопрос, связанный с отсутствием возможности получить подпись генерального директора фирмы. В этом случае, руководству необходимо подготовить приказ, позволяющий подписывать подобные документы определенной категории сотрудников. Единственной альтернативой такому приказу является доверенность, оформленная в нотариальной конторе.
Образец оформления счета-фактуры
Формирование рассматриваемого документа является стандартной делопроизводственной процедурой. Однако многие новички в сфере коммерческих правоотношений часто допускают различные ошибки. Представленный ниже образец заполнения счета-фактуры на услуги позволит минимизировать риск допущения распространенных ошибок.
Начать заполнение акта следует с указания даты и номера, присвоенного документу. Одним из важных условий является указание номера по возрастанию к предыдущим бланкам. Важно отметить, что в некоторых ситуациях субъектам предпринимательства приходится нарушать этот порядок. Согласно действующим правилам, органы контроля не могут использовать штрафные санкции в отношении предпринимателей, не соблюдающих порядок нумерации документов. Однако налоговые структуры могут оштрафовать компанию в случае нарушения сроков предоставления бланка. Согласно установленным правилам, счет-фактура должна быть оформлена в день оказания услуги или отгрузки товаров. Действующие законы допускают оформление акта в течение пяти рабочих дней начиная с вышеуказанного момента.
При указании реквизитов поставщика, грузоотправителя и получателя груза, необходимо указать полное наименование компаний, в соответствии с учредительными документами. Использование сокращений допускается только в том случае, когда подобные реквизиты содержатся в локальных документах. Одной из самых распространенных ошибок является указание юридического адреса без почтового индекса. Важно отметить, что в вышеперечисленные строки заполняются только при заключении сделок на реализацию товарной продукции. В случае оформления контрактов по оказанию услуг, в строке грузоотправитель ставится прочерк.
Многие предприниматели допускают ошибки, заполняя раздел «Валюта». В этом разделе нужно указать конкретную валюту, которая использовалась участниками договора. Ошибкой многих людей является письменное указание валюты, например, «рубли» или «доллары». При заполнении этой строки необходимо получить код, присвоенный конкретной валюте общероссийским классификатором валют. В том случае, когда денежный расчет осуществлялся в рублях, указывается код «643».
Табличная часть документа посвящается объекту контракта. В первом столбце таблицы необходимо указать объект договора. Объектом заключенной сделки является сама товарная продукция либо услуги. Для того чтобы получить код, присвоенный конкретному товару либо услуге необходимо использовать общероссийский классификатор единиц измерения. В третьей колонке следует указать общий объем оказанных услуг. После этого указывается стоимость одной единицы измерения.
Следующие пять столбцов представляют повышенный интерес для органов контроля. Здесь необходимо указать общую стоимость работ, а также окончательную цену с учетом НДС. В отдельной колонке нужно указать ставку налогообложения. Предприниматели, работающие на специальном режиме, должны сделать соответствующую отметку.
Выше мы уже говорили о том, что последние два столбца предназначены для указания информации об импортируемых товарах. Получить код, присвоенный стране импортеру, можно в общероссийском классификаторе стран мира. В последнем столбце делается отсылка к таможенной декларации при помощи указания номера этого документа. Заполненный акт должен быть заверен подписью следующих лиц:
- Сотрудника, составившего документ или бухгалтера.
- Генерального директора компании.
В случае с ИП, предпринимателю нужно продублировать свою подпись в обоих разделах.
Выводы (+ видео)
В данной статье мы рассмотрели пример заполнения счета-фактуры. Четкое следование вышеприведенной инструкции позволяет значительно сократить риск допущения ошибок. В случае наличия ошибки, фискальная служба может отказать в приеме документов. Отстоять свое право на вычет по налогам можно лишь в суде.
