Для того чтобы начислить заработную плату каждому сотруднику, необходимо учитывать фактический объем часов, отработанных на предприятии. Для этого кадровым отделом ведется табель рабочего времени. В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец заполнения табеля учета рабочего времени и узнать об особенностях этого документа.
Форма бланка
В бухгалтерской деятельности используется несколько типовых документов, которые являются основой для составления расчетов часов, отработанных каждым сотрудником. К таким документам относятся форма «Т12» и «Т13». Необходимость ведения подобной документации установлена в девяносто первой статье Трудового Кодекса. В данном документе рассматриваются требования к нанимателю, в отношении учета времени, потраченного наемными работниками на исполнение своих трудовых обязательств.
Форма «Т12» является упрощенным бланком табеля учета. По мнению большинства начинающих предпринимателей, свое название данный документ получил благодаря малому количеству требований в отношении его заполнения. Однако это далеко не так, поскольку данный бланк подготавливается в письменной форме, что является его особенностью.
Стандартная форма документа может иметь электронный вид и заполняться при помощи специальных программ, которые ведут учет отработанных часов.
С юридической точки зрения, оба документа имеют равные права. Юридическая сила документов регламентируется Госкомстатом РФ. Каждой компании предоставляется право самостоятельного выбора разновидности табеля, которая будет использоваться при ведении подсчетов. Также следует обратить внимание, что оба документа содержат в себе равный объем сведений. В том случае, когда на предприятии используется раздельная форма учета, должностное лицо ответственное за заполнение табеля может заполнять только первый раздел документа, используя форму «Т12».
Для каких целей используется упрощенный бланк
Согласно постановлению Госкомстата РФ, использование табеля рабочего времени необходимо для составления расчетов времени, затраченного работниками компании на исполнение своих трудовых обязательств. На основе сведений из этого документа подготавливаются бухгалтерские ведомости о начислении зарплаты.
Довольно часто, проверкой этого документа занимаются различные органы контроля, в том числе и налоговая служба. В той ситуации, когда во время проведения проверки выявляется факт нарушения правил начисления зарплаты, могут последовать штрафные санкции. Давайте представим ситуацию, в которой наемный сотрудник получил заработную плату за день, когда отсутствовал на предприятии без уважительной причины. Подобная ситуация может расцениваться как фиктивное увеличение расходов с целью снижения налогооблагаемой базы. Таким образом, компания нарушает правовые нормы, что влечет за собой штрафные санкции в виде суммы равной до сорока процентов от сокрытого дохода. Помимо этого, нарушитель должен оплатить удержанный налог в совокупности с начисленной пеней.
Помимо этого, информация, содержащаяся в рассматриваемом документе, представляет интерес для Фонда Социального Страхования, так как на основе этих сведений составляются расчеты пособий. Упрощенный бланк табеля рабочего времени является одним из инструментов защиты интересов работника во время судебных разбирательств. В том случае, когда выявляется факт нарушения прав сотрудника, администрацию ждет крупный штраф. При повторном нарушении подобного рода, деятельность компании может быть приостановлена на определенный временной промежуток.
Следует обратить внимание на то, что в текущем законодательстве отсутствует регламент, согласно которому регулируется степень ответственности кадрового отдела, связанная с ведением табеля. В том случае, когда на территории компании отсутствует подобная документация, устанавливается штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей для индивидуальных предпринимателей и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.
Как заполнять форму «Т12»
Заполнять рассматриваемый документ должен непосредственный руководитель фирмы или сотрудник кадрового отдела. В крупных компаниях, имеющих развитую структуру, ответственность за заполнение формы возлагается на специалиста по учету трудового времени. Важно обратить внимание на то, что от ресурсных и финансовых возможностей организации, а также размеров компании зависит уровень документооборота. На крупном предприятии ведется несколько табелей, в каждом из которых учитываются трудочасы конкретного отдела. В небольших фирмах, одного табеля достаточно для учета статистики.
На сегодняшний день существует два метода составления рассматриваемого документа:
- Ежедневное заполнение всех необходимых разделов и полей.
- Частичное заполнение.
В последнем варианте, фиксируются данные о прогулах сотрудников. Важно обратить внимание на то, что подобная практика на крупных предприятиях недопустима, поскольку при большом штате персонала, восстановить хронологию событий практически невозможно.
Ответственность за ведение формы «Т-12» возлагается на сотрудников отдела кадров и бухгалтерии. В том случае, когда на предприятии используется раздельная форма учета периода времени, потраченного работником на исполнение своих должностных обязательств, то первый раздел табеля применяется в качестве самостоятельного документа. Следует обратить внимание на то, что ответственность за заполнение с первой по семнадцатую графы табеля возлагается на руководителя предприятия либо сотрудников кадрового отдела. Заполнением остальных граф занимаются сотрудники бухгалтерии.
Бланк табеля учета рабочего времени имеет стандартную форму заполнения. В верхней части документа указывается наименование организации и её реквизиты. Далее следует указать номер, соответствующий номеру в регистрационном журнале. Важно обратить внимание на то, что датой заполнения табеля чаще всего назначается последний день отчетного периода. Средняя длительность отчетного периода составляет тридцать дней.
Далее предлагаем ознакомиться с правилами заполнения различных полей. В поле под №1 указывается табельный номер работника. Во второй и третьей ячейке приводится информация из трудовой карточки работника. Начиная с четвертой по шестую ячейку, указывается временной промежуток, который затрачивается работником на исполнение своих трудовых обязательств. Помимо этого, в этих ячейках следует делать отметки о прогулах. В том случае, когда сотрудник опаздывает без уважительной причины, фиксируется фактическое количество времени, проведенное на рабочем месте.
В ячейки под номером 5 и 7, следует заносить сведения, касаемо объема затраченного времени за половину отчетного периода. В верхней ячейке указываются дни, а в нижней часы. Следует обратить внимание, что необходимо указывать лишь те часы, что потрачены исключительно на выполнение должностных обязанностей. В том случае, когда в компании используется практика совмещения нескольких должностей — данные сведения не вносятся в табель. Когда трудовая деятельность осуществляется на основании гражданско-правового договора, данные об исполнителе, не вносятся в табель.
В конце отчетного периода следует заполнить следующие ячейки:
- № 8 – в восьмой ячейке указывается результат сложения данных из граф № 5 и 7 (в днях).
- № 9 – в девятой ячейке указывается результат сложения данных из граф № 5 и 7 (в часах).
- № 15 – в этой графе ставится знак, обозначающий причину прогула. Важно обратить внимание на то, что при наличии документально обоснованной причины отсутствия на рабочем месте, прогул не фиксируется.
- № 17 – здесь приводятся сведения о выходных днях за длительность отчетного периода.
Следует обратить внимание на то, что каждое предприятие имеет полное право усовершенствовать табель, путем внедрения дополнительных ячеек в соответствии с потребностями компании. Помимо этого, отдел кадров может использовать личные способы сокращения сведений. Чаще всего подобные документы используются на предприятиях, где трудовая деятельность осуществляется посменно.
Согласно регламенту, установленному Госкомстатом, рассматриваемый документ подготавливается в единственном экземпляре. После составления табеля, в нем расписывается руководитель или должностное лицо, отвечающее за его составление и сотрудник кадрового отдела. Затем, заполненный бланк передается в бухгалтерию. Для того чтобы ознакомиться с внешним видом документа, вы можете скачать чистый бланк.
Распространенные ошибки
В том случае, когда во время заполнения табеля используется методика суммирования, могут возникнуть различные сложности. Такой сложностью может стать утверждение порядка трудовой деятельности сменных рабочих. Допустим, за отчетный период количество рабочих смен составляет нечетное количество, а согласно графику нужно утвердить четное. В рассматриваемом примере рекомендуется не учитывать периодичность смен во внутренней документации предприятия. Подобный подход позволяет грамотно распределить трудовую деятельность и не нарушить регламент законодательства.
Важно обратить внимание, что предприятия, работающие по подобной системе, должны использовать другие методы расчетов времени трудовой деятельности, поскольку в трудовом договоре с сотрудником указывается посменная деятельность. В данной ситуации в табеле следует делать отметку не о количестве проработанных часов, а только днях трудовой деятельности. В этом примере, основанием для начисления заработной платы являются дополнительные сведения, прописанные на страницах трудового договора.
Нередко ошибки в заполнении табеля возникают у тех организаций, где осуществляют трудовую деятельность лица, не достигшие совершеннолетия, инвалиды и остальные защищенные социальные группы. В этом случае, используется способ ведения табеля, описанный выше. Также следует отметить, что законом установлены строгие рамки в отношении максимальной длины рабочего дня. Все сверхурочные часы должны оплачиваться по двойному тарифу. Для того чтобы не допустить подобных ошибок, необходимо составлять распорядок смен с учетом временных ограничений. В этом случае предприятию потребуется выплачивать лишь среднюю зарплату за проработанные часы, что не отразится на бюджете компании.
