Согласно действующему законодательству, каждому предприятию предоставляется право самостоятельно внедрять внутренние нормативные акты, регулирующие деятельность всей компании. Для того чтобы документ получил законную силу, его необходимо оформить согласно действующим правилам, установленным контролирующими органами. Одним из примеров таких актов, является штатное расписание (ШР). В данной статье мы предлагаем подробно рассмотреть пример приказа об утверждении штатного расписания.
Порядок использования документа
Штатное расписание является внутренним элементом документооборота, использующимся многими компаниями. Данный документ регулирует порядок работы всей организации. Важно обратить внимание на то, что ШР применяется только в той ситуации, когда на предприятии имеются наемные работники.
Согласно установленным правилам, в данном документе отражается размер оклада сотрудников, прописанный в трудовом соглашении.
Рассматриваемый документ может использоваться в целях разработки стратегии развития компании. Помимо этого, информация, указанная в расписании штатов, может использоваться при расчете производственных расходов, связанных с выплатой заработной платы сотрудников. Также данный документ используется при составлении налоговой отчетности, в качестве основания для оплаты трудовой деятельности наемного персонала. Многие контролирующие органы, во время проведения проверок, запрашивают штатное расписание одним из первых документов. Нужно отметить, что к разработке данного акта привлекаются не только бухгалтера, но и представители кадрового отдела.
ШР составляется на специализированных бланках, соответствующих унифицированной форме «Т-3». Данная форма была разработана Федеральной Службой Государственной Статистики. Согласно действующему законодательству, каждому субъекту предпринимательства предоставляется возможность использовать данную форму, как образец для разработки собственного акта, где будет учитываться специфика деятельности компании. Нужно отдельно упомянуть, что при заключении трудового соглашения с будущим сотрудником компании, размер оклада определяется данным документом. Помимо информации об уровне оклада персонала компании, в данном документе указываются сведения о потребности компании в представителях различных специальностей.
Введение в эксплуатацию
Среднестатистический срок действия рассматриваемого документа составляет двенадцать месяцев. Как правило, данный отрезок времени используется только крупными предприятиями. Небольшие компании могут отказаться от указания определенных временных промежутков, что делает документ бессрочным. Следует обратить внимание, что при наличии профсоюзной организации, подготовленный образец штатного расписания передается данному органу для согласования. Начать процедуру утверждения документа можно только после получения одобрения от профсоюза.
Для того чтобы начать использовать составленное штатное расписание, генеральному директору компании необходимо издать соответствующее распоряжение. Следует обратить внимание, что приказ составляется в свободной форме. В составлении распорядительного акта могут принимать участие работники кадрового отдела и отдела делопроизводства. После составления приказа, он рассматривается и подписывается главой компании. Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод о том, что приказ является неотъемлемой частью самого ШР.
После подготовки распорядительного акта, в штатном расписании фиксируется отметка «Утверждено». Ниже следует указать регистрационный номера приказа, согласно которому документ вводится во внутренний документооборот компании.
При введении в эксплуатацию нового ШР, каждый работник компании должен быть ознакомлен с содержанием данного акта. В случае внесения изменений, знакомить с новыми правками необходимо только тех сотрудников, кого затрагивают внесенные коррективы. В качестве примера можно привести ситуацию, связанную с изменением размера зарплаты для отдельных позиций. В этом случае, данный акт передается для изучения тем сотрудникам, кого затронули изменения. Для того чтобы ускорить данный процесс, можно создать специальный журнал или бланк ознакомления, где каждый работник поставит свою подпись.
Одним из важных требований контролирующих органов, является передача копии штатного расписания всем работникам компании.
При введении нового акта в эксплуатацию, администрации компании следует инициировать процедуру признания недействительным старый документ. Для этого подготавливается соответствующий акт, отменяющий действие старого документа.
Порядок составления приказа
В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий порядок формирования распорядительной документации. Это означает, что каждый работодатель наделен правом самостоятельно решать, какие сведения указывать в приказе. Важно обратить внимание на то, что контролирующие органы выдвигают ряд требований к содержанию рассматриваемого документа.
Согласно установленным правилам, приказ о введении в эксплуатацию нового штатного расписания должен содержать реквизиты компании. В шапке документа указывается наименование организации, индивидуальный номер налогоплательщика, а также код ОГРН. Помимо этого, требуется указать адрес и реквизиты финансового учреждения.
Давайте рассмотрим образец приказа об утверждении штатного расписания. Шапка распорядительного бланка выглядит следующим образом:
«ООО «Маскарад» ИНН 5577224497 КПП 1199773344 ОГРН 33997711664455
269758, г. Тверь, улица Лесная Поляна, дом 93
Приказ № 2
г. Тверь
01 июня 2018г.
О введении в эксплуатацию штатного расписания
С целью внедрения новой должности».
Шапка документа начинается со слова «Приказ». Далее указывается регистрационный номер данного распорядительного акта. Этот же номер фиксируется в журнал учета внутренних актов компании. Обязательным требованием к рассматриваемому документу является указание даты и места составления. Далее следует указать наименование распорядительного акта. В нашем примере, использовалась формулировка — «О введении в эксплуатацию штатного расписания». В окончании вводного раздела фиксируется основание для подготовки данного распоряжения.
Распорядительная часть бланка выглядит следующим образом:
«Приказываю:
Утвердить ШР ООО «Маскарад» под номером 2 от 01 июня 2018 года в составе 20 штатных единиц с общим месячным бюджетов в размере 300 000 (Триста тысяч) рублей;
Ввести ШР ООО «Маскарад» под номером 2 от 01 июня 2018 года в эксплуатацию с 02 июня 2017 года;
С 01 июня 2018 года ШР под номером 1 от 25 апреля 2017 года признать недействительным;
Контроль над данной процедурой возлагается на работника бухгалтерии ООО «Маскарад» Пенкину Марину Федоровну;
Ознакомление работников с новым ШР под номером 2 от 01 июня 2018 года возлагают на руководителя отдела кадров Белого Дениса Владимировича.
Список приложений:
ШР ООО «Маскарад» под номером 2 от 01 июня 2018 года».
Давайте разберем содержание распорядительной части приказа. Этот раздел начинается со слова «Приказываю». Далее излагается содержание распоряжения руководства фирмы. В первом пункте необходимо указать количество работников в штате компании, а также общий размер заработной платы сотрудников. В следующем пункте указывается точная дата начала эксплуатации нового штатного расписания. При пропуске этого раздела, датой введения в эксплуатацию нового документа назначается день издания приказа.
В третьем пункте следует указать, что старый документ утрачивает свою законную силу. После этого назначается должностное лицо, на которое возлагается ответственность по контролю исполнения распоряжения руководства. В большинстве случаев, данная роль отводится бухгалтеру или кадровику. Далее определяется работник, который возьмет на себя обязательства по ознакомлению остальных сотрудников с содержанием нового расписания.
Приказ на утверждение штатного расписания должен в обязательном порядке содержать в себе список приложений. Как правило, к данному документу прилагается само расписание. В заключительном разделе, руководителю необходимо заверить приказ своей подписью. Далее приказ заверяется подписью должностных лиц, упомянутых в распорядительном акте. Обязательным требованием контролирующих органов является указание даты ознакомления.
Порядок внесения правок
В работе каждой организации может настать момент, когда потребуется внести изменение в действующий акт. Коррективы, вносимые в штатное расписание, можно разделить на две условных группы: имеющие повышенную важность и малозначительные правки. В первом случае, руководителю компании потребуется создать новое штатное расписание, согласно вышеуказанному порядку. При внесении корректив в действующий акт потребуется подготовить соответствующий приказ. В этом приказе потребуется указать причину изменения структуры документа. В качестве основания для внесения правок могут использоваться следующие причины:
- введение новой должности;
- изменение наименования специальности;
- изменение размера штата наемных сотрудников;
- изменение порядка расчетов заработной платы;
- устранение вакантных позиций.
Данная обязанность, как правило, возлагается на представителя кадрового отдела. В небольших компаниях, руководитель может поручить данную работу главному бухгалтеру. Важно обратить внимание на то, что порядок внесения правок полностью соответствует процедуре внедрения первичного акта.
