Представители бухгалтерского отдела занимаются хозяйственной деятельностью компании. Для этой цели они разрабатывают акты первичного документооборота, которые упрощают трудовой процесс. В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец заполнения товарно-транспортной накладной, которая используется при передаче товарно-материальных ценностей сторонним лицам и организациям.
Предназначение документа
Товарная накладная «ТОРГ 12» — важный акт, входящий в категорию первичной документации. Этот акт оформляется при необходимости перевозки продукции, выпускающейся производственной компании. Рассматриваемый документ является официальным свидетельством, подтверждающим факт транспортировки товарно-материальных ценностей заказчику. Нужно отдельно отметить, что «ТОРГ-12» составляется только для поставщиков. Данный бланк заполняется в двух экземплярах. Один экземпляр передается заказчику, а второй акт предназначен для лица, ответственного за перевозку груза.
Согласно нынешнему законодательству, каждый шаг, совершаемый компанией, должен быть задокументирован. Именно для этой цели используются документы первичного учета, к которым относится товарная накладная. Составление данного документа позволяет компании, выступающей в качестве поставщика, списать переданные активы. В свою очередь, заказчик использует «ТОРГ-12» для внесения полученных ТМЦ на свой баланс.
Содержание акта
Что такое ТОРГ 12? Для того чтобы понять предназначение любого документа, следует внимательно ознакомиться с его структурой. Нужно отметить, что отличительной чертой товарной накладной является наличие двух форм составления. Рассматриваемый бланк может иметь как вертикальную, так и горизонтальную форму. Следует сказать о том, что между этими бланками нет кардинальных отличий. Отсутствие стандартов, регулирующих порядок составление формы, позволяет печатать бланки как в книжном, так и альбомном виде.
Как правило, каждый субъект предпринимательства самостоятельно решает о том, какую из форм использовать на своем предприятии.
Нужно отдельно сказать о существовании унифицированной формы, которая была отменена в две тысячи тринадцатом году. Несмотря на это, многие компании по-прежнему используют данные бланки. Использование устаревших форм не запрещается законом. Также каждый субъект предпринимательства имеет возможность самостоятельно разработать типовой бланк, который будет использоваться в хозяйственной деятельности.
При разработке собственного акта, компании необходимо придерживаться правил, установленных Федеральным Законом. Как правило, в разработке внутренних актов принимают участие руководитель компании и представитель бухгалтерского отдела. Для распечатки готовой формы может использоваться как стандартный лист формата «А4», так и фирменный бланк с логотипом организации.
Говоря о том, как выглядит форма «ТОРГ-12», следует обратить отдельное внимание на шапку документа. В этом разделе необходимо указать все реквизиты компании. Помимо перечня обязательных сведений, руководителям компаний потребуется указать дополнительную информацию. Нужно сделать акцент на том, что отсутствие даже одного реквизита может привести к аннуляции документа.
При заполнении раздела с реквизитами следует указать:
- Название самого акта и дату его оформления.
- Наименование организации, в которой составлен акт.
- Указание основных значений из регистрационного свидетельства (ИНН, ОКПО).
- Указание должности и ФИО заполняющего.
- Указание сведений об ответственных лицах и их росписи.
Как уже было сказано выше, отсутствие одной из позиций может сделать документ недействительным. Также необходимо отметить, что предоставление ложной информации рассматривается как нарушение закона.
Порядок заполнения
Далее предлагаем рассмотреть правила заполнения ТОРГ 12. В верхней части акта указываются основные реквизиты компании поставщика. Важно отметить, что рассматриваемый документ подготавливается в двух экземплярах. Это означает, что оба акта должны иметь одинаковый регистрационный номер. Также следует отдельно рассмотреть порядок указания даты составления. Как правило, в этом поле указывается день заключения договора.
После заполнения шапки, заполнителю следует перейти к разделу «Отправитель груза». Здесь указываются все сведения о компании, которая выступает в качестве продавца. Нужно отметить, что многие люди неправильно заполняют данный акт, указывая сведения о продавце в разделе «Поставщик». Согласно установленному порядку, этот раздел заполняется только при участии третьей стороны в лице транспортной компании. То же самое можно сказать о пункте «структурный отдел». Данный пункт чаще всего остается пустым.
В разделе «Получатель груза» указывается информация о фирме, выступающей в качестве клиента. Следует отметить, что при участии в сделке третьих лиц, которые берут на себя обязательства по временному хранению груза, в данном разделе указывается информация об этой компании. В такой ситуации, реквизиты клиента указываются в пункте «Плательщик». В графе «Реквизиты» указывается информация о компании, выступающей в качестве продавца. В этом разделе фиксируется название компании, её юридический адрес, номер факса и телефона.
Давайте рассмотрим, как заполнить товарную накладную. Нужно отметить, что приведенный ниже порядок может использоваться как при заполнении горизонтальных, так и вертикальных бланков. В разделе, где указываются реквизиты каждого участника сделки, имеется специальное поле для фиксации кода ОКПО. Как правило, данный раздел остается незаполненным. В первую очередь заполняется пункт «основание». Здесь необходимо подчеркнуть слово «счет» или «договор». Раздел «вид операции», как правило, остается незаполненным.
В рассматриваемом акте содержится таблица, куда вносится информация о передаваемых товарно-материальных ценностях. Этот раздел именуется списком товарных групп. В столбце «П.П» фиксируется порядковый номер товара. В следующем столбце указывается название товара. В данную графу может быть внесена информация о сортности продукции, потребительских свойствах, а также зафиксирован артикул. Нужно отметить, что при использовании артикулов в товарообороте компании, заполняющему лицу следует заполнить каждый раздел.
Нужно обратить внимание на то, что столбец «код» не должен заполняться. Данное поле используется для указания дополнительных сведений к названию товарно-материальных ценностей. Как правило, этот раздел заполняется только в том случае, когда поставщику отправляется груз, который невозможно идентифицировать без этой отметки. В четвертом и пятом столбце указываются единицы измерения.
В шестом столбце указывается «вид упаковки». Этот раздел редко заполняется, а в самом поле ставится прочерк. Седьмой, восьмой и девятый столбцы накладной также остаются незаполненными. С десятого по двенадцатый столбец указывается общее количество отправляемых ценностей, стоимость одной единицы товара и общая цена сделки. В следующих столбцах указывается ставка налогообложения и общая стоимость товаров с учетом налога на добавочную стоимость. В последнем столбце указывается общая сумма сложения предыдущих значений.
Товарная накладная, образец заполнения:
Контролирующие органы уделяют повышенное внимание второй части рассматриваемого документа. Это означает, что перед заполнением бланка, заполнителю следует тщательно проанализировать всю информацию. Как показывает практика, графы, для фиксации информации о приложениях к товарной накладной, остаются незаполненными. Заполнитель оставляет пустыми следующие графы:
- «Масса груза»;
- «Всего мест»;
- «Приложение».
Компания, выступающая в качестве поставщика, заполняет только раздел «отпущено». В этом поле фиксируется размер денежных средств, полученных путем заключения сделки. Рассматривая пример заполнения «ТОРГ-12» следует отдельно упомянуть о порядке заполнения раздела «подписи лиц». Данный раздел состоит из трех пунктов, которые заполняются лицами, имеющими необходимые должностные полномочия. Первым лицом, является работник, разрешивший отпуск товарно-материальных ценностей. Во второй графе указывается информация о работнике бухгалтерского отдела, который составил всю необходимую документацию. В третьем пункте указывает должность работника склада, который отпустил груз.
Тонкости и нюансы
Важно обратить внимание, что в качестве получателя может выступить доверенное лицо принимающей стороны. В этом случае, покупатель должен составить форму «М-2». Этот акт передается компании продавцу. При разгрузке товара, на основании данного акта, необходимо заполнить несколько дополнительных разделов товарной накладной. Первым делом следует указать номер доверенности и дату её составления. В случае отсутствия порядкового номера, фиксируется лишь день создания документа. В графе «выдана» следует указать реквизиты компании, которая выступает в качестве доверителя. В разделе «груз принял» указывается информация о доверенном лице, которое выступает в качестве получателя груза.
Оформление товарной накладной ТОРГ 12 при участии в сделке третьего лица имеет ряд особенностей. Наличие доверенности от получателя груза, делает доверенное лицо полноправным участником сделки. Как правило, порядок получения товарно-материальных ценностей определяется на основе личных договоренностей.
Для того чтобы получить груз, получателю следует предъявить соответствующий акт. Отклонение от этого правила может стать причиной отгрузки товара третьим лицам, не участвующим в сделке. Подводя итог всему вышесказанному, можно сделать вывод, что составление формы «ТОРГ-12» стандартный процесс хозяйственной деятельности компании. При заполнении этого акта очень важно придерживаться распорядка, зафиксированного контролирующими органами. Также нужно отметить, что главным требованием к данному документу, является создание нескольких копий.
