Порядок проведения инвентаризации и сроки

В действующих нормативных актах установлены правила проведения инвентаризации. Данный процесс должен проводиться на момент составления финансовых отчетов, передачи ТМЦ от одного материально ответственного лица другому и в других установленных законом случаях. Важно отметить, что контролирующие органы рекомендуют предпринимателям проводить инвентаризацию с началом нового финансового года. В данной статье мы предлагаем рассмотреть порядок проведения инвентаризации и подготовки распорядительных актов, связанных с данным процессом.

Для чего необходима инвентаризация

Процесс инвентаризации позволяет субъектам предпринимательства получить полный контроль над имеющимися активами. Данный процесс подразумевает сопоставление информации из бухгалтерской отчетности с фактическим наличием активов. К числу таких активов причисляются объекты недвижимости, финансовые ресурсы, производственная техника, расходные материалы, долговые обязательства и прочие ценности компании. Важно отметить, что в действующем законодательстве содержится регламент, регулирующий порядок проведения подобных мероприятий. Всю важную информацию о рассматриваемом процессе можно получить из сорок девятого приказа Министерства Финансов, где говорится о правилах инвентаризации ТМЦ и денежных обязательствах.

Важно отметить, что четыреста вторая статья Федерального Закона «О бухгалтерском учете» также регламентирует рассматриваемый процесс. Согласно этому документу, инвентаризации подлежат не только собственные активы компании, но и арендованное имущество. Данные мероприятия проводятся по месту хранения имущественных ценностей. Обязательным требованием к инвентаризации является присутствие работника, который несет материальную ответственность за вверенные ему активы. В случае коллективной материальной ответственности, инвентаризация проводится при присутствии руководителя структурного подразделения компании.

Когда следует проводить учет

Как уже было сказано выше, проведение инвентаризации позволяет определить факт наличия основных средств, зачисленных на баланс предприятия. Во время данного мероприятия выявляется не только наличие активов, но и проводится анализ их состояния. На основе полученной информации составляется документ, содержащий оценку каждого актива.

Важно отметить, что согласно действующим нормативам, каждый предприниматель имеет законное право самостоятельно установить срок и порядок осуществления рассматриваемой процедуры.

Существует ряд ситуаций, в которых возникает необходимость обязательного проведения подобных мероприятий. К таким ситуациям можно причислить:

1. Передачу активов компании сторонним лицам на основании договора о реализации, приобретении или аренды имущественных ценностей.
2. Перед формированием ежегодного бухгалтерского отчета.
3. При передаче активов от одного должностного лица другому работнику.
4. При обнаружении факта порчи либо хищения имущественных ценностей компании.
5. При оценке ущерба, причинённого пожаром, стихийным бедствием, либо другой чрезвычайной ситуации, спровоцированной различными факторами.
6. В случае реорганизации структуры компании или полного закрытия фирмы.

Для проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей, зачисленных на баланс компании, создается специальная комиссия. В ее штат должны войти несколько работников компании, бухгалтер и руководитель структурного подразделения.

Проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей

Приказ о проведении инвентаризации используется для донесения информации до сотрудников об этапах данного процесса и их краткой характеристики. Создание распорядительного акта позволяет обеспечить оперативную подготовку работников к инвентаризационным работам и улучшить качество сбора сведений о состоянии активов.

На первом этапе рассматриваемой процедуры создается специальная комиссия. Состав комиссии утверждается лично генеральным директором компании. Как правило, данная процедура проводится после того, как члены комиссии получат отчетные материалы и приходно-расходные документы. Главной задачей работников, которые вошли в состав комиссии, является сравнение фактического присутствия активов и других товарно-материальных ценностей, записанных на балансе компании. Учет результатов осуществляется путем формирования первичной документации, которая заполняется на каждом из этапов проведения инвентаризации.

Кто назначается ответственными лицами

На момент формирования распорядительного акта, владельцу фирмы необходимо составить перечень работников, которые войдут в состав оценочной комиссии. Как правило, в эту комиссию включаются сотрудники бухгалтерского отдела, административные работники и иные специалисты. В действующем законодательстве говорится о том, что членами инвентаризационной комиссии могут быть третьи лица, представляющие независимые аудиторские фирмы. Помимо этого, в состав комиссии могут быть включены работники внутреннего подразделения, занимающегося аудитом.

Важно отметить, что на момент проведения рассматриваемого мероприятия должны присутствовать все лица, перечисленные в вышеупомянутом перечне. Отсутствие одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии может стать причиной признания данного процесса недействительным. При создании комиссии следует учитывать несколько важных правил. Одним из таких правил является запрет на назначение одних и тех же работников на место руководителя комиссии несколько раз подряд. Также следует обратить внимание на тот факт, что работники, несущие материальную ответственность за сохранность активов компании, подлежащих учету, не могут ходить в состав комиссии.

Перед началом проведения рассматриваемого мероприятия, члены комиссии должны выявить уровень оснащенности мест хранения активов. Далее работниками уточняется порядок передачи активов третьим лицам. Перед самой проверкой осуществляется изучение соглашений о назначении материальной ответственности и других бухгалтерских документов.

Согласно установленным правилам, договор, заключенный между работодателем и работником компании должен содержать в себе информацию о материальной ответственности персонала. Контролирующими органами установлен перечень требований к подобной документации. Важно отметить, что материальную ответственность можно возложить только на тех работников, чья деятельность имеет прямую связь во взаимодействии с активами, денежными обязательствами и другими ценностями компании. Здесь важно отметить, что на такие должности не могут назначаться работники, не достигшие совершеннолетнего возраста.

Как правильно оформить приказ об инвентаризации

Образец приказа на проведение инвентаризации должен содержать в себе реквизиты компании и информацию о структурном подразделении, где проводится данное мероприятие. Лицу, составляющему акт, следует указать порядковый номер, дату и место заполнения бланка. В распорядительной части документа указывается наименование структурного подразделения, где будут производиться инвентаризационные работы. После этого приводится перечень членов оценочной комиссии. Здесь необходимо указать фамилию, имя и отчество, а также должности сотрудников, которые войдут в её состав.

Далее выбирается председатель инвентаризационной комиссии. В следующей части документа перечисляются активы и фонды предприятия, подлежащие инвентаризации. Отдельным пунктом указывается дата начала и окончания рассматриваемого процесса. Заполненный документ должен в обязательном порядке содержать информацию об основаниях для проведения инвентаризационных работ. В заключительной части бланка указывается порядок сдачи собранных материалов в бухгалтерский отдел.

Распорядительный акт, заверенный подписью руководителя компании, должен быть зарегистрирован в специальном журнале. Согласно установленным правилам, приказ о проведении инвентаризационных работ должен быть подготовлен за десять дней до момента начала этого процесса.

Этапы проведение учета

Проведение инвентаризационных работ можно разделить на три важных этапа. На первом этапе создается комиссия, которая будет заниматься оценкой активов компании. Приказ о назначении членов комиссии составляется согласно унифицированной форме «ИНВ 22». В данном бланке фиксируются сроки проведения инвентаризации, основания для инициации данной процедуры и другие немаловажные факторы.

На втором этапе проведения данного мероприятия, члены инвентаризационной комиссии проводят учет основных средств компании. Выявленные результаты фиксируются в бланке, составленном по форме «ИНВ 1». Данный бланк содержит в себе таблицу, где указывается наименование активов, их инвентарный номер, цель использования и другие характеристики. При составлении описи производственной техники и других изделий сверяются их заводские номера с информацией, содержащейся в технических документах.

На последнем этапе данного процесса выявляются несоответствия учетных данных и результаты фактического анализа. Все несоответствия фиксируются в специальной ведомости, которая составляется в количестве двух копий. Первая копия документа передается главному бухгалтеру компании. Второй экземпляр ведомости должен быть передан лицам, несущим материальную ответственность за сохранность активов компании. На основании этого документа, работники подготавливают письменное объяснение причины отсутствия ТМЦ. Все вышеперечисленные этапы проведения инвентаризации имеют высокую важность, поскольку от правильности проведения процедуры зависит итоговый результат проверки.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Перед проведением рассматриваемой процедуры в кассе компании, должностное лицо, заведующее кассой, должно составить расписку о том, что вся финансовая документация передана работникам бухгалтерской службы и членам инвентаризационной комиссии. Наличие подобной расписки является подтверждением факта, что все наличные средства, хранящиеся в кассе предприятия оприходованы.

На первом этапе оценочных мероприятий производится проверка кассовых журналов. Данный документ должен быть полностью прошит и пронумерован. Вся внесенная информация должна быть заверена подписью кассира и фирменной печатью. Члены комиссии должны провести сверку расчетов итогов и правильность переносов остатков с одного листа журнала на другой.

Для того чтобы подтвердить факт полного оприходования наличных средств, сравниваются различные финансовые документы. В случае наличия несоответствий, проверке подвергаются чековые книги, финансовые отчеты, банковские документы и прочие бланки первичного учета. При проведении инвентаризации кассы, следует придерживаться правил, установленных органами контроля. Согласно этим правилам, проверке подлежат кассовые книги, где указывается кассовый лимит и порядок расчета этого значения. Помимо этого, проверяется порядок депонирования заработной платы работников и проводки по всем финансовым документам.

Итоги проверки и заполнение необходимых документов

Члены инвентаризационной комиссии обязаны составить ряд документов, где будет фиксироваться ход выполнения рассматриваемой процедуры. На основе полученных данных составляются учетные ведомости. В этой ведомости указываются сведения об остатках активов, их состоянии и других результатах инвентаризационных работ. Данный документ должен быть подписан главой оценочной комиссии, руководителем бухгалтерского отдела и генеральным директором компании.

На основании ведомости учета итогов составляется специальный протокол. В том случае, если в ходе проверки было выявлено отсутствие активов, записанных на баланс компании, материально ответственным лицам отправляется запрос на предоставление письменных объяснений причин отсутствия имущественных ценностей у компании.

Выводы (+ видео)

Необходимость в проведении инвентаризационных работ объясняется тем фактом, что контролирующие органы уделяют повышенное внимание состоянию активов компании. Если на момент проверки контролирующими органами будет выявлено имущество, не учтенное в финансовых документах, компанию ожидают крупные штрафы. Помимо этого, процедура инвентаризации позволяет руководству фирмы получить контроль над сохранностью имеющихся товарно-материальных ценностей.