Акт приема и передачи первичной документации используется во время процесса отправки документов, имеющих высокую ценность. В данном акте приводится перечень бумаг, которые передаются между организациями или частными лицами. Таким образом, рассматриваемый документ является документальным подтверждением факта того, что принимающая сторона получила все бумаги, перечисленные в бланке. Давайте рассмотрим, как составляется акт приема-передачи документации.
- Для чего используются подобные акты
- В каких случаях возникает необходимость составление акта
- Правила составления
- Различные примеры использования актов приема-передачи документации
- Передача важных бумаг бухгалтерского отдела
- Передача важных бумаг при назначении нового руководителя
- Передача кадровых файлов
- Передача важных бумаг при назначении нового учредителя
- Передача важных бумаг на государственное хранение
Для чего используются подобные акты
Данный вид актов используются юридическими лицами в случае необходимости передачи документов, имеющих высокую значимость для каждой из сторон. Это могут быть как различные приложения к договору, так и локальные документы конкретного предприятия. Чаще всего подобным образом передаются сведения об увольнении или переводе работников организации, а также о закрытии филиалов компании.
Роспись в данных актах свидетельствует о получении документов, что помогает в будущем доказать, что принимающая сторона исполнила свои обязательства. Рассматриваемый бланк может являться как неотъемлемой частью договора, так и самостоятельным документом в том случае, когда одной из сторон требуются подобные документы. Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый бланк наделен юридической силой только при учете правильного составления. Это означает, что этот бланк может выступить в качестве доказательной базы во время судебных разбирательств. Акт приема-передачи документации составляется в двух копиях, одна из которых передается получателю, а вторая остается у отправителя.
В каких случаях возникает необходимость составление акта
Существует множество различных ситуаций, в которых может потребоваться составление подобного бланка. Чаще всего подобные акты заключаются между двумя физическими или юридическими лицами. В последнем случае, данный документ составляется при необходимости передачи первичной документации в качестве сопровождения к публичной оферте. Также допускается использование рассматриваемых бумаг между юридическими и физическими лицами.
Значительно чаще данный вид документов используется внутри одного предприятия, имеющего развитую структуру. Давайте рассмотрим применение актов на конкретных примерах. Представьте себе ситуацию, когда ведущий специалист компании проходит процедуру увольнения. На данную должность нанимается новый сотрудник, в обязанности которого входит принятие дел компании.
Для того, чтобы избежать потери или порчи важной документации, составляется акт, который выступает в качестве документального подтверждения факта о том, что вся документация была передана в надлежащем виде.
Также составление данной бумаги может потребоваться в случае перевода сотрудника из одного подразделения в другой отдел. В этом случае, рассматриваемый работник должен передать все имеющиеся документы новому должностному лицу или другим сотрудникам отдела. Необходимость в составлении акта возникает при передаче бухгалтерских книг, административных и кадровых документов, а также другой локальной документации.
Далее предлагаем перейти к более сложным случаям. Одной из ситуаций, требующей составления акта приема-передачи документации, является объявление банкротства. В этом случае сотрудникам компании потребуется составить несколько десятков различных бланков, которые группируются по категориям, в соответствии с принадлежностью документов. Также этот акт может понадобиться в ситуации, связанной с реорганизацией предпринимательской деятельности. В случае слияния нескольких корпораций или объединения разных отделов появляется необходимость передать всю текущую документацию новому должностному лицу. Следует обратить внимание на то, что в этой ситуации создается более десятка подобных документов, в каждом из которых рассматривается конкретный отдел или наемный работник.
Составление бланка физическими лицами может понадобиться в случае оказания различных услуг, сопровождающихся оформлением важных документов. Одним из примеров данной ситуации является передача права второму лицу предоставлять интересы первой стороны в ходе судебных разбирательств. В рассматриваемом примере, между частными лицами передаются важные документы, которые могут быть в единственном экземпляре. Также рассматриваемый бланк может применяться в виде доказательной базы в ходе судебных разбирательств между физическими лицами.
Правила составления
Единая форма акта приема-передачи документов не установлена. Однако несмотря на это, существуют различные правила составления этого бланка. Игнорирование этих правил может привести к потере юридической силы, что подразумевает недействительность акта как доказательство факта передачи файлов между двумя компаниями. Именно поэтому, необходимо подойти с повышенным вниманием к вопросу разработки приемопередаточного акта.
В первую очередь рассматриваемый документ должен иметь правильное название. Далее следует указать дату и место составления бумаг. После этого в бланке указываются реквизиты предприятия выступающего в качестве стороны, передающей важные бумаги. Затем следует указать должностное лицо, в чьи обязанности входит оформление акта. Здесь указывается должность сотрудника, его фамилия и инициалы.
Далее указывается информация о получателе пакета документов. В случае с юридическими лицами следует указать не только наименование предприятия, но и форму собственности. Далее необходимо привести сведения о лице в чьи обязанности входит получение и обработка входящей документации. Здесь очень важно привести фамилию и инициалы работника, а также упомянуть занимаемую им должность.
После того, как будут указаны все вышеперечисленные сведения, приводится таблица, содержащая в себе данные о переданных файлах. Здесь необходимо указать наименования бумаг, их регистрационные номера, а также форму и дату составления. После этого, в документе ставится подпись передающей стороны. Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый бланк составляется в двух экземплярах, которые передаются получателю.
После проверки наличия всей перечисленной документации в акте, должностное лицо, выступающее в качестве получателя, ставит свою подпись на обоих бланках. Один из бланков остается у принимающей стороны, а второй отдается обратно фирме, что отправила документы. Для того чтобы заполненный бланк получил юридическую значимость, помимо подписи должностных лиц должны присутствовать фирменные печати предприятия.
В том случае, когда рассматриваемые бумаги составляются между физическими лицами, необходимо указать данные из паспорта каждой стороны. Эта информация указывается вместо реквизитов организаций. В данной ситуации достаточно лишь подписи сторон, поскольку печать у физических лиц отсутствует. Важно обратить внимание на то, что при передаче оригинальных бумаг, необходимо зафиксировать этот факт на страницах акта. При порче или утери этих документов, акт приема-передачи может выступить в качестве основного документа для разрешения конфликта при помощи суда. Так как существует определенный процент риска развития подобной ситуации, многие юристы рекомендуют сделать копии с оригинальных документов.
Акт приема-передачи документов, образец:
«Акт приема-передачи документов
город Саратов 14 марта 2018 года
ИП «МегаСвет» в лице Соколовского Артема Михайловича, с одной стороны передал, а ОАО «Полет» в лице Орловой Татьяны Ивановны, с другой стороны, приняла следующие документы:
| № | Название документа | Дата составления | Регистрационный номер | Форма | Количество листов |
| 1 | Соглашение об оказании услуг | 13.02.2018 | 12/а | Копия | 10 |
| 2 | Счет-фактура | 10.01.2018 | 15/б | Оригинал | 1 |
Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны:
Передал документы: Соколовский А.М Соколовский
Приняла документы: Орлова Т.И Орлова».
Образец акта приема-передачи документов другому лицу имеет точно такую же форму, однако вместо формы и названия организаций, указываются паспортные данные обеих сторон.
Различные примеры использования актов приема-передачи документации
Передача важных бумаг бухгалтерского отдела
В рассматриваемом примере, назначается комиссия, в задачу которой входит составление акта о приеме и передаче бухгалтерских бумаг. Необходимость сбора комиссии возникает при увольнении ведущего специалиста, в чьи должностные обязанности входило ведение документов. В этом случае используются фирменные бланки, установленные на предприятии. В рассматриваемом акте указываются документы, которые передаются уволенным — новому должностному лицу.
В данном случае, имеется специальная форма составления бланков. Сведения о передаваемых книгах учета и других бухгалтерских записях приводятся в виде таблицы. Главным требованием при заполнении акта является указание следующих сведений:
- дата составления акта;
- порядкового номера;
- название файлов.
Передача важных бумаг при назначении нового руководителя
В задачу главного бухгалтера и руководителя предприятия входит заверение первичных документов предприятия. При смене руководства — это право передается новому должностному лицу. Важно обратить внимание, что во время изменений в составе администрации предприятия очень важно поставить в известность учреждения, осуществляющие контроль над деятельностью компании. Помимо этого, необходимо уведомить банковское учреждение, обслуживающее фирму. Данное правило действует только в отношении государственных компаний, а частным предпринимателям оставляется право принятия самостоятельного решения.
Акт передачи документов составляется согласно установленной форме, на фирменном бланке предприятия. Важно обратить внимание на то, что смена руководителя подразумевает возникновение различных вопросов, связанных с финансовым фондом компании. В этом случае, создается специальная комиссия, занимающаяся решением возникающих вопросов.
Передача кадровых файлов
Бланк, свидетельствующий о передаче кадровых записей увольняющимся лицом, составляется по установленной законом форме. В данном документе должны содержаться такие параметры, как:
- порядковый номер;
- наименование файла;
- дата заполнения;
- количество листов в файле;
- примечания.
В случае с ситуациями потери личных дел сотрудников предприятия или отсутствия определенных записей, данные нюансы указываются в графе «примечания».
Передача важных бумаг при назначении нового учредителя
Данный процесс имеет множество различных тонкостей и нюансов, связанных с передачей первичной документации. В первую очередь, должно быть назначено ответственное лицо, в чьи должностные обязанности будет входить перенос файлов. Далее выпускается приказ о сборе комиссии. В этом приказе следует указать четкий срок, необходимый для отправки документов. В процессе назначения нового учредителя, документ передается только лично.
Передача важных бумаг на государственное хранение
Многие предприятия часто передают информацию о своей деятельности государственным службам. Этот процесс подразумевает создание бланка, подтверждающего факт ценных сведений, о деятельности предприятия. Необходимость в подобных действиях возникает в случае реорганизационных мероприятий или ликвидации организации. Помимо этого, передавать документы в государственные службы необходимо по окончании периода хранения документов на территории предприятия.
В составленном акте должны быть указаны следующие сведения:
- Наименование организации, что передает документы.
- Название учреждения, принимающего файлы на хранение.
При утере важной документации, необходимо сделать соответствующую пометку в акте. В графе с примечаниями указываются сведения о порче или отсутствии документов либо отдельных страниц.
