Книга учета трудовых книжек: скачать образец

Каждая организация должна вести учет первичной документации. Это правило действует как в отношении локальных актов, так и личных документов сотрудников фирмы. При приеме нового работника, руководителю компании необходимо получить от сотрудника трудовую книгу. Данный документ хранится на территории кадрового отдела до момента увольнения труженика. Сведения о трудовых книжках и внесенных записях в данные документы фиксируется в соответствующем реестре. В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец заполнения книги учета движения трудовых книжек.

Зачем необходима книга учета трудовых книжек

Рассматриваемый журнал относится к категории обязательных документов. Это означает, что каждая компания, действующая в РФ, обязана вести книгу учета личных документов сотрудников. Необходимость строго учета объясняется тем, что трудовые книги являются одним из главных документов для каждого труженика. Органами контроля разработан специальный порядок заполнения этого документа, которого необходимо придерживаться всем субъектам предпринимательства. Все данные в этом документе должны быть представлены в хронологическом порядке. Формирование такого журнала позволяет сократить риск потери или порчи кадровой документации. Помимо этого, в данном журнале указывается количество «чистых» вкладышей, которые хранятся на территории предприятия.

Ведение регистра позволяет систематизировать документооборот, что минимизирует риск возникновения конфликтов с работниками. Учет движения личных документов тружеников позволяет сотрудникам кадрового отдела оперативно подготавливать всю соответствующую документацию. Представители этого отдела часто сталкиваются с необходимостью подготовки различных распоряжений и выписок. Нередко при формировании подобных документов требуется информация об общем профессиональном стаже конкретного работника. В две тысяче третьем году, Министерством Труда было выпущено постановление о порядке заполнения рассматриваемого регистра. Унифицированная форма книги содержит в себе тринадцать граф, каждая из которых имеет важное значение.

Работнику, в чьи обязанности входит формирование отчетности, необходимо тщательно изучить правила заполнения журнала.

Согласно действующему порядку, все заметки следует вносить в строгом хронологическом порядке. В данный реестр вносится информация не только из самой трудовой, но и из приложения к этому документу. Соблюдение норм, установленных двести двадцать пятым постановлением Правительства, является непосредственной обязанностью каждого бизнесмена. Согласно этому нормативу, в журнал учета вносятся следующие данные:

1. Дата приема и выдачи трудовых книг.
2. Дата оформления приложений (вкладышей).
3. Информация о создании дубликата.
4. Сведения о трудовой книге, оформленной работодателем (первое трудоустройство).

Кто обязан заполнять документ

Действующие правила обязывают каждую компанию заниматься ведением учета движения трудовых книг. Во время заполнения реестра рекомендуется использовать форму, разработанную Министерством Труда. Однако каждой организации предоставляется возможность внесения дополнительных разделов и граф. Также действующие законы разрешают администрации компании самостоятельно выбирать должностное лицо, которое будет заниматься учетом личных документов сотрудников.

В крупных компаниях, ведением журнала занимаются сотрудники кадровой службы или HR-менеджеры. В небольших фирмах данная обязанность может быть возложена на представителей бухгалтерии. Руководству компании предоставляется законное право возложить данную обязанность на любого сотрудника. Для этой цели генеральный директор должен подготовить соответствующий распорядительный акт.

Особенности заполнения книги движения трудовых книжек

Как мы уже отмечали выше, Министерство Труда разработало специальный порядок заполнения реестра. В этот документ вносятся записи как во время заключения контракта с новым работником, так и во время расторжения договора. На обложке журнала необходимо указать название фирмы и дату введения реестра в эксплуатацию. После того как будут заполнены все страницы этого реестра, должностному лицу необходимо зафиксировать дату «закрытия» документа.

При трудоустройстве

Книга учета трудовых книжек, скачать образец которой можно на данной странице, представлена в табличном виде. Таблица содержит в себе тринадцать столбцов, каждый из которых имеет важное значение. В первом столбце фиксируется порядковый номер записи. Следующие три столбца объединены в один раздел, где указывается дата внесения записи. В этом разделе следует указать конкретный день, месяц и год заполнения формы.

В пятом столбце нужно указать имя, фамилию и отчество сотрудника. Главной ошибкой многих должностных лиц, является внесение сокращенных записей. Использование сокращений и инициалов в рассматриваемом журнале является одной из грубых ошибок. Лицам, несущим ответственность за ведение реестра, следует помнить, что допущение ошибок может повлечь за собой штрафные санкции от контролирующих инстанций.

Шестой столбец используется для фиксации информации о документе работника. В данном разделе необходимо указать серию и порядковый номер трудовой книжки. При наличии приложения в виде вкладыша, необходимо обязательно зафиксировать этот факт. В седьмом столбце указывается информация о должностной позиции, на которую принят соискатель. При заполнении этого столбца многие кадровики допускают ряд ошибок.

В первую очередь следует отметить, что при внесении записей в этот столбец используются формулировки, взятые из распоряжения о приеме в должность нового работника. Использование иных формулировок является одной из самых распространенных ошибок. В рассматриваемом документе не нужно фиксировать информацию о перемещении работника по служебной лестнице. Этот факт необходимо учитывать лицам, ответственным за ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В восьмом столбце приводится информация о название структурного отдела, к которому причислен новый работник. В следующую графу необходимо внести регистрационный номер распорядительного акта о приеме в должность нового сотрудника. Десятый раздел предназначен для визы труженика, ответственного за прием личных документов и ведение рассматриваемого реестра. Одиннадцатая графа предназначена для указания денежных средств, полученных за открытие трудовой книги. Эту графу можно пропустить или поставить прочерк.

При увольнении с работы

Как уже было сказано выше, рассматриваемый документ содержит информацию не только о приеме нового работника, но и об увольнении персонала. Последние два столбца формы предназначены именно для этих сведений. В двенадцатом столбце указывается дата расторжения трудового соглашения. В том случае, если работник не явится в свой последний день, лицу, заполняющему журнал, необходимо составить письменное уведомление. В содержательной части этого документа приводится информация о том, что работнику нужно явиться на работу и забрать трудовую книгу. Также труженики кадрового отдела могут попросить работника дать согласие на отправку документов курьером. При использовании этого метода необходимо прикрепить к книге учета квитанцию об оплате почтовых услуг.

Многие специалисты рекомендуют новичкам в сфере делопроизводства заполнять данное поле карандашом. Использовать ручку для внесения записи нужно только после того, как трудовая будет выдана сотруднику. В том случае, если работник не даст своего ответа, исправлять запись не нужно. Трудовая книга должна храниться в архиве компании в течение семидесяти пяти лет. В случае закрытия фирмы, все невостребованные документы передаются в архив.

Последний столбец предназначен для подписи самого работника. Наличие подписи является документальным подтверждением факта, что труженик получил документы. При отказе уволенного работника завизировать этот факт, кадровику необходимо составить соответствующий акт. Этот акт должен быть приложен к самому журналу.

Как прошивается книга учета

Книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть тщательно прошита и опломбирована перед вводом в эксплуатацию. При подготовке этого регистра необходимо тщательно пронумеровать все страницы журнала. Вблизи линии изгиба страниц необходимо пробить дыроколом два небольших отверстия.

В эти отверстия вставляется шелковая нить. Специалисты рекомендуют использовать грубую нить. Использование данного материала позволит значительно сократить риск износа журнала. Концы нити, пропущенной через отверстие, закрепляются на обратной стороне журнала.

Правила опломбирования

Существует несколько разных способов пломбировки, различающиеся используемыми материалами. В магазинах канцтоваров можно приобрести специальные наклейки, которые используются для опломбирования журналов. Помимо этого, такую пломбу можно изготовить самостоятельно. Для этого потребуется небольшой лист бумаги, который наклеивается на узел нитки. Такой подход к созданию журнала позволяет снизить риск подмены страниц реестра.

На пломбе, наклеенной на журнал, делается отметка о количестве страниц и работнике, несущем ответственность за ведение документа. После выполнения всех вышеперечисленных мероприятий пломбу нужно заверить фирменной печатью.

Порядок внесения необходимых исправлений

Книга учета движения трудовых книжек должна быть заполнена от руки. Каждая заметка, внесенная в этот регистр, должна быть написана разборчивым почерком. В случае допуска ошибок разрешается перечеркнуть неправильную информацию. Новая запись фиксируется чуть ниже перечеркнутых сведений. Далее на внутренней части обложки приводится информация об исправленной записи и дате внесения корректив. Внесенные данные должны быть заверены подписью труженика, несущего ответственность за заполнение регистра.

Сколько должна храниться книга учета, ее ликвидация

Согласно действующим правилам, рассматриваемый журнал хранится на территории компании в течение семидесяти пяти лет с момента извлечения из документооборота фирмы. Данное правило закреплено в пятьсот пятьдесят восьмом Приказе Министерства культуры от двадцать пятого июля две тысячи десятого года. В этом же приказе приводится информация об утилизации данного журнала.

Важно отметить, что правила, изложенные в Приказе Минкультуры, действуют не только в отношении рассматриваемого регистра, но и трудовых книжек. Помимо этого, работники должны хранить в течение семидесяти пяти лет все документы, приложенные к самому журналу.

Установленные штрафные санкции за ненадлежащее заполнение

Руководитель каждой фирмы несет личную ответственность перед органами контроля за внедрение рассматриваемой книги во внутренний документооборот. При заполнении журнала очень важно учитывать все актуальные правила, касающиеся этого документа. Отсутствие книги или наличие неправильных записей рассматривается как грубое правонарушение.

Согласно пятой статье Административного Кодекса, контролирующие инстанции имеют право наложить штраф на компании, нарушившие правила ведения учетной документации. На сегодняшний день за данное правонарушение установлены следующие штрафные санкции:

1. В отношении юридических лиц – от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.
2. В отношении работников, несущих ответственность за заполнение регистра – от одной тысячи рублей.

Образец заполненной книги учета движения трудовых книжек

Минтруд Российской Федерации разработал специальную программу, посвященную порядку ведения регистра кадровых документов. Перед вводом в эксплуатацию этого реестра необходимо тщательно пронумеровать все листы, после чего прошить и опломбировать документ. Журнал, подготовленный к вводу в документооборот, должен быть заверен фирменной печатью. Невыполнение этих правил может стать причиной того, что используемый регистр потеряет свою легитимность.

В обязанность кадровых работников входит обязательная выдача личных документов увольняемым сотрудникам. Данный факт обязательно нужно зафиксировать в журнале учета. Руководитель компании может самостоятельно выбирать работника, которому будет поручено ведение учета. Нарушение вышеперечисленных правил ведения первичных документов может повлечь за собой штрафные санкции как в отношении ответственного лица, так и самой компании.

Важно отметить, что в действующих нормативах приводится лишь информация о содержании журнала. Каждому предприятию предоставляется право самостоятельно выбирать методы заполнения реестра. Ниже представлен образец полностью заполненной страницы журнала, который может использоваться как готовый пример ведения учета.

Выводы (+ видео)

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них является стандартной процедурой делопроизводства. Соблюдение несложных правил, перечисленных в данной статье, позволяет минимизировать риск допущения ошибок. Важно еще раз напомнить, что при заполнении этого документа не следует использовать сокращения. В противном случае органы контроля имеют право наложить на предприятие штрафные санкции.