Как написать письмо с предложением о сотрудничестве

На начальном этапе развития бизнеса руководству компании необходимо найти надежных контрагентов. Для этой цели потенциальным партнерам рассылаются письма с предложением о сотрудничестве. Данные документы являются одной из форм коммерческого предложения. С помощью таких бланков, предприниматель может заинтересовать будущего контрагента, убедив его заключить контракт именно с данной компанией. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как написать письмо с предложением о сотрудничестве.

Необходимы ли в бизнесе коммерческие предложения

Письмо с предложением заключить контракт на взаимовыгодных условиях, позволяет молодым компаниям найти поставщиков или партнеров для дальнейшего развития своего бизнеса. Как правило, составлением подобных писем занимаются работники, заведующие внешним документооборотом. Содержание данного бланка должно быть в обязательном порядке согласовано с руководством компании. Значительно реже, разработкой таких бумаг занимается сам генеральный директор.

Специалисты рекомендуют, при составлении коммерческих предложений использовать персонализированный тип писем. Это означает, что в тексте письма указывается имя и фамилия руководителя той организации, с которой фирма желает заключить контракт. Коммерческие предложения можно адресовать как лично руководителю компании, так и его заместителю. Здесь важно отметить, что далеко не все письма с данным содержанием рассматриваются администрацией фирмы. Как показывает практика, большинство бизнесменов, получающих такие письма, отказываются от их рассмотрения.

Для того чтобы снизить вероятность получения отказа, отправлять такое письмо необходимо только после проведения предварительных переговоров. Во время данных мероприятий бизнесмену необходимо убедить потенциального контрагента рассмотреть идею о сотрудничестве. Очень важно доказать, что заключение контракта позволит получить двустороннюю выгоду. Только после этого необходимо уточнить сроки и метод отправки письма с полным описанием условий сотрудничества.

При разработке подобного бланка необходимо учитывать базовые основы маркетинга и престижность компании, с которой предстоит сотрудничество.

Далеко не каждый новичок в мире бизнеса может убедить представителей компании Ford или «МТС» подписать контракт. Раскрученным брендам значительно проще убедить своих потенциальных партнеров в выгоде от подписания договора. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что контрагент должен почувствовать свою выгоду от потенциальной сделки. Для этого в тексте письма необходимо лаконично изложить все достоинства своей компании, предлагаемой продукции, либо услуг.

Для того чтобы письма с предложением о сотрудничестве приносили желаемый эффект, необходимо учитывать множество важных нюансов. Текст данного письма должен вызывать интерес у его читателя. Грамотно написанный текст, содержащий самую необходимую информацию, должен мотивировать к определенным действиям. В идеальных условиях, получатель такого письма должен попросить предоставить прайс-лист на услуги или продукцию. Такое развитие событий говорит об эффективности рассылки.

По мнению специалистов в области юриспруденции, коммерческое предложение можно рассматривать как официальный бланк. Однако на сегодняшний день не существует типового шаблона, который используется при разработке подобных бланков. Каждая фирма может самостоятельно сформировать образец письма, который будет использоваться во внешнем документообороте. Здесь нужно отметить, что при составлении деловых писем необходимо учитывать бизнес-этику и основы делопроизводства.

На что обратить внимание при составлении документа

При составлении документов рассматриваемого типа, рекомендуется использовать фирменные бланки. Высокой эффективностью обладают персонализированные письма. В таких коммерческих предложениях указывается имя и фамилия получателя письма. Правила делового этикета требуют проявления вежливости и благодарности за прочтение письма. Эти нюансы необходимо обязательно учитывать при разработке образца бланка, который будет использоваться в документообороте.

Выбор бланка

Как показывает практика, составить коммерческое предложение о сотрудничестве можно и на простом листе формата «А4». Однако использование фирменных бланков имеет несколько неоспоримых плюсов. Такие бланки являются составной частью имиджа компании. Также данные документы могут рассматриваться как рекламные материалы.

Особенность приветствия

Выше мы уже отмечали, что приветствие потенциального партнера является одной из самых важных частей текста. Данный раздел документа требует повышенного внимания при его разработке. Применение стандартных форм целесообразно лишь при общей рассылке документов. В том случае, когда с потенциальным контрагентом уже проводились предварительные переговоры, необходимо в тексте письма указать его имя и отчество. Такой же подход необходим к покупателям и заказчикам, с которыми планируется заключить крупную сделку.

Привлекательный заголовок

Многие бизнесмены отказываются от прочтения коммерческих предложений, сравнивая такие письма с навязчивым спамом. Особенно это касается электронных сообщений. Для того чтобы заинтересовать читателя, необходимо придумать интригующий заголовок. В нем необходимо раскрыть основное содержание самого документа. От использования «рекламных» заголовков можно отказаться лишь в том случае, когда письмо направляется в государственные структуры. От использования рекламных текстов могут отказаться и те компании, что имеют раскрученный имидж.

Многие бюджетные организации при разработке коммерческих предложений используют классическую «сухую» форму документа. В таких письмах отсутствует креатив и рекламные уловки. Так как данные документы составляются на основе общепринятых правил, то руководству бюджетных структур нет необходимости использовать различные приемы привлечения внимания к своему предложению.

Главная часть предложения

В основном разделе документа необходимо коротко и лаконично изложить условия предлагаемого сотрудничества. Нужно кратко описать все преимущества партнерства и выгоду, которую получит вторая сторона. Текст письма должен быть обязательно аргументирован. Главным требованием к такому документу является отсутствие навязчивости.

Многие предприниматели допускают большую ошибку, используя психологические методы давления. Такой подход к подготовке документа может оттолкнуть читателя, что обернется потерей выгодного контракта. Для того чтобы заинтересовать читателя, необходимо использовать различные способы мотивации на конкретное действие. Обещание скидки, за обращение в течение определенного промежутка времени, может увеличить эффективность письма.

Контактные данные

В последнем разделе писем с предложением о сотрудничестве указываются контактные данные. Получатель такого письма должен иметь физическую возможность согласиться или отказаться от предложенных условий сделки. Для этого нужно указать телефон и адрес электронной почты. Если письмо отправлялось в бумажном виде, то в тексте бланка необходимо указать полные реквизиты своей компании.

В конце документа необходимо поблагодарить получателя за то, что он потратил свое личное время на прочтение письма. Данное правило делового этикета необходимо обязательно учитывать при подготовке персонального документа.

Как лучше отправлять предложение

Рассмотрев классический шаблон письма с предложением о сотрудничестве необходимо уделить немного внимания методам отправки писем. Предприниматель может воспользоваться услугами курьерской службы или отправить бланк «Почтой России». Также можно попросить одного из сотрудников компании доставить письмо секретарю потенциального партнера. Важно отметить, что данные классические методы документооборота давно устарели. В современном мире принято использовать электронную почту. Использование такого метода связи позволяет значительно оптимизировать документооборот.

При отправке электронных писем необходимо учитывать несколько важных нюансов. Для создания электронного документа рекомендуется использовать формат PDF. Главной особенностью этого формата является его универсальность. Его поддерживают как обычные настольные компьютеры, так и другие гаджеты. Также необходимо учитывать, что рассылкой таких писем должен заниматься тот человек, который проводил предварительные переговоры. В противном случае, получатель может просто удалить письмо, пометив его как спам.

Многие предприниматели допускают большую ошибку, не указывая тему электронного письма. Во время отправки документа необходимо сделать заголовок «Предложение о сотрудничестве». Также в заголовке можно указать короткое содержание документа. Используя электронную форму документооборота необходимо придерживаться следующих правил:

1. Указать электронный адрес получателя сообщения.
2. Загрузить электронную форму бланка.
3. Написать мотивирующий заголовок.
4. Сформулировать сопроводительный текст, который будет указан в самом письме.

Многие новички в бизнесе боятся показаться слишком назойливыми и редко перезванивают потенциальным партнерам после отправки письма. На этом этапе очень важно не потерять контроль над ситуацией. Сразу же после отправления документа необходимо перезвонить контрагенту для того, чтобы уточнить, было ли получено письмо. Во время этого разговора нужно узнать, какой срок потребуется предпринимателю, для того, чтобы решить вопрос о необходимости заключения контракта. Во время телефонного разговора необходимо быть максимально лаконичным. В противном случае, такое поведение может расцениваться как навязчивость и назойливость.

Распространенные ошибки

Создать эффективное письмо с предложением о сотрудничестве довольно сложно. Как правило, при разработке подобных писем используются правила маркетинга и рекламы. Перед тем как самостоятельно приступить к разработке бланка, необходимо узнать о самых распространенных ошибках. Такой подход минимизирует риск отказа в заключении сделки.

Усложненный синтаксис

Многие предприниматели, пытаясь убедить потенциального партнера, «строят» слишком сложные словесные конструкции. Для того чтобы воздействовать на читателя, нужно использовать короткие предложения, состоящие из нескольких фраз. Несмотря на то что при составлении КП используются правила ведения деловой переписки, очень важно излагать свои мысли простыми словами.

Ненужная краткость

По мнению многих предпринимателей, текст коммерческого предложения должен занимать не более одной страницы. Однако в некоторых ситуациях, подобное сокращение письма может оттолкнуть читателя. Очень важно раскрыть все подробности будущей совместной работы. Однако не нужно слишком сильно стараться и расписывать все прелести сотрудничества на десять листов.

Многочисленные повторения

Некоторые предприниматели, отравляющие письма с предложением о сотрудничестве, перечисляют в документе несколько своих основных товаров или услуг. Для описания продукции используются одни и те же фразы и формулировки. Другие предприниматели просто копируют описание продукции у своих конкурентов. Такой подход к составлению коммерческих писем является в корне неправильным. Необходимо не только грамотно разрекламировать свое предложение, но и доказать, что потенциальный партнер не получит более выгодных условий сотрудничества от конкурентов. Основной упор в тексте письма необходимо сосредоточить именно на эксклюзивности предложенной продукции либо услуг. Только после того, как будет раскрыта главная тема, можно переходить к перечислению преимуществ совместной работы.

Навязывание собственных достоинств

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что коммерческое предложение является своеобразной рекламой собственной фирмы. Однако, все достоинства компании должны быть аргументированы. В качестве аргументов можно использовать положительные отзывы от тех людей, что уже воспользовались предложенной услугой или товаром. Очень важно привести в пример тех личностей, что известны потенциальному получателю КП. Это могут быть как звезды шоу-бизнеса, так и другие знаменитости.

В качестве примера преимуществ своей компании, человек, составляющий коммерческое предложение, может рассказать историю своего клиента, который воспользовался предложением. Лучшим подтверждением результативности сотрудничества являются конкретные цифры. Здесь необходимо указать размер дохода, который получил человек, воспользовавшийся данным предложением.

Примеры удачных коммерческих предложений

Для того чтобы лучше понимать структуру КП, необходимо рассмотреть практический пример коммерческого предложения о сотрудничестве. Грамотно составленное письмо позволяет значительно увеличить шансы на заключение договора. Ниже мы предлагаем ознакомиться с содержанием персонального письма, отправленного работниками дизайнерского агентства.

«Дорогой Дмитрий Николаевич!

Наша фирма предлагает Вам заказать разработку дизайна для корпоративного сайта, который будет использоваться для представления продукции, изготовленной вашим предприятием. Наши специалисты имеют все необходимые ресурсы для того, чтобы создать мощный инструмент для развития бизнеса. Наши возможности:

1. Разработка нескольких образцов дизайна с учетом индивидуальных требований клиента.
2. Оказание помощи в дальнейшем запуске ресурса.
3. Представление полной технической информации.
4. Проведение обучающих семинаров с работниками компании.
5. Бесплатная разработка фирменного логотипа в качестве подарка.

Затратив всего двадцать тысяч рублей за заказ разработку корпоративного сайта, Вы значительно увеличите охват потребительской аудитории. Наличие собственного ресурса позволяет увеличить продажи на 300 процентов! При этом, Вы получите доступ к новому рынку и возможность принимать заказы от клиентов из других регионов.

Наши условия:

1. Оплата полной стоимости услуг на момент подписание договора.
2. Размещение рекламного блока на созданном ресурсе со ссылкой на наш сайт.

Мы с удовольствием рассмотрим Ваши предложения о взаимовыгодном сотрудничестве!
С уважением, представитель компании «Дизайн», Романова Р. Р.

Телефон: 000 – 00 – 00

E-mail: zzzz@zzzz.zz

Выводы (+ видео)

В данной статье мы разобрали образец коммерческого предложения о сотрудничестве. Этот шаблон может использоваться для разработки КП, с учетом специфики работы конкретной компании. Главная задача подобного документа заключается в мотивации получателя на проведение переговоров и заказ предлагаемой услуги либо товара.