Коммерческое предложение (КП) является одним из элементов внешнего документооборота. Данный файл содержит в себе сведения о выпускаемой продукции или предлагаемых услугах. Целью рассматриваемого документа является повышение интереса потенциальной аудитории к предложению предпринимателя, и наглядная демонстрация возможностей компании. Благодаря данному документу предприниматель превращает свою целевую аудиторию в реальных покупателей.
Структура коммерческого приложения имеет высокую степень сходства с презентацией, в которой описываются преимущества предлагаемой продукции или услуг. Обобщая все вышесказанное можно сделать вывод, что КП является одним из рекламных инструментов, помогающих найти крупных заказчиков среди представителей предпринимательской деятельности. Ниже мы предлагаем рассмотреть, что должен содержать в себе шаблон коммерческого предложения для того, чтобы вызвать интерес у потенциальных контрагентов.
Разновидности КП
При создании коммерческих приложений маркетологи используют различные приемы позитивного воздействия для того, чтобы вызвать интерес у целевой аудитории. Существует два основных вида рассматриваемого документа, которые мы предлагаем рассмотреть более детально.
Первой разновидностью коммерческого предложения, является документ «холодной» формы. Такие презентации ориентированы строго на потенциальную аудиторию, что не имеют должной подготовки к процессу заказа услуги или предлагаемой продукции. Маркетологи именуют данную потребительскую группу «холодными» клиентами. Рассматриваемый документ содержит в себе различные психологические приемы, которые вызывают у читателя интерес к предложению предпринимателя. Довольно часто, рассматриваемый тип презентаций именуется базовыми коммерческими предложениями. Базовое коммерческое предложение – это своеобразный инструмент для расширения круга потребительской аудитории.
Наличие ошибок в данном документе может привести к потере потенциального клиента, который мог стать заказчиком услуги или потребителем предложенной продукции.
Во время разработки КП, маркетологам следует учитывать следующие риски:
- Отказ от прочтения на момент получения презентации.
- Отказ от прочтения после открытия письма.
- Низкий интерес к содержанию презентации.
Учитывая все вышеперечисленные риски, можно составить правильную структуру бланка, который будет прочтен до конца. Если корреспонденция отправляется в бумажном виде, используются яркие конверты для упаковки документа. При электронном документообороте, в задачу маркетолога входит придумка яркого и «цепляющего» заголовка, который вызовет интерес у получателя письма.
Выбор дальнейших методов вызова интереса к предлагаемому товару или услуги зависит от нескольких факторов. При использовании электронной почты для рассылки КП, необходимо использовать оригинальные способы привлечения внимания потенциального контрагента. При бумажном документообороте используются дополнительные «уловки». Одной из таких уловок является ароматизированная бумага, на которой печатается презентация.
Сам текст коммерческого предложения должен содержать в себе только необходимую читателю информацию. Рекомендуется использовать исключительно деловой стиль переписки, избегая сложных словесных конструкций. В то же время текст предложения не должен выглядеть слишком «сухим», так как у читателя может пропасть интерес к корреспонденции. В заключительной части используются различные приемы убеждения клиента. Потенциальный покупатель должен быть уверен, что получит максимальную выгоду от такого сотрудничества. Среди достоинств рассматриваемого типа документов следует выделить задействование максимально широкого круга потенциальных потребителей. Однако, по словам экспертов, большинство контрактов заключаются после получения персонализированного документа.
Вторым видом КП является документ «горячей» формы или персонализированное коммерческое предложение. Как правило, данный документ имеет абсолютно другую структуру. Такие документы изготавливаются при помощи специальных мультимедийных предложений и состоят из десяти листов. Пример коммерческого предложения горячего типа должен содержать в себе максимально полные сведения о предлагаемом товаре или услугах. Как правило, такая корреспонденция отправляется только тем контрагентам, что уже прошли подготовку к данному процессу. Проведением подготовки занимаются менеджеры по работе с клиентами, которые убеждают потенциальных заказчиков ознакомиться с предложением компании.
Структура документа
При составлении подобной документации необходимо строго соблюдать ряд правил маркетинга. Сам внешний вид письма должен внушать доверие, и вызывать интерес к содержанию. В противном случае, потенциальный заказчик просто отправит его в урну. Давайте рассмотрим, как составить коммерческое предложение правильно.
В шапке документа указываются основные реквизиты компании. Как правило, в этом разделе используется «подложка» с красивым дизайном, выполненном в фирменном стиле компании. Здесь предпринимателю следует указать название своей фирмы, её регистрационный номер и контактные данные для обратной связи. В качестве контактов достаточно указать личный номер директора компании, номер секретаря или менеджера, а также электронную почту.
В следующем разделе приводится пояснение главной цели данного документа. В рассматриваемом примере, ставится отметка «Коммерческое предложение». Важно обратить внимание, что при персонализированной презентации, перед этим разделом следует указать фамилию и инициалы адресата. Также следует обратить внимание, что в данном разделе указывается регистрационный номер письма, а также дата его составления. Соблюдение данного пункта дает возможность получателю задокументировать факт получения презентации. Помимо этого, компания-представитель также регистрирует отправляемый документ в журнале внутреннего учета.
В тексте с самим предложением следует указать не только предлагаемые товары и услуги, но и условия их получения. Среди различных методов побуждения клиента к заказу, следует выделить такие условия заключения сделки, как возможность оплаты в рассрочку или бесплатной доставки. Компания-представитель в своей презентации должна указать четкие сроки доставки продукции, их описание и конечную стоимость. В случае с предложением об услугах, перечисляются услуги, входящие в основной и дополнительный пакет. Далее перечисляется стоимость каждой позиции и конечная сумма. Рекламируемый товар должен сопровождаться качественными медиафайлами, которые подчеркнут его достоинства.
В заключительной части бланка указываются личные данные предпринимателя. Важно обратить внимание, что данный документ должен быть заверен подписью руководителя компании и фирменной печатью. Помимо этого, необходимо указать конечную дату, после которой данный документ теряет свою актуальность. Указание даты позволяет предотвратить ту ситуацию, в которой письмо будет отложено в «долгий ящик». В конце презентации указывается контактная информация о лице, ответственном за этот документ.
Нюансы и тонкости
Важно обратить внимание на то, что всего несколько фраз могут испортить эффект от прочтения документа, что заставит потенциального покупателя отказаться от данного предложения. Эксперты в сфере маркетинга рекомендуют отказаться от использования таких слов, как «наша компании», «мы» и их аналогов. Данный документ должен быть ориентирован на клиента. Это означает, что создателю презентаций следует использовать такие фразы, как «благодаря вам» и «ваш». Использование этих фраз позволяет сделать акцент на том факте, что читатель получит прямую выгоду от заключения договора.
Также не рекомендуется отправлять КП нецелевой аудитории, в надежде получить одного клиента из тысячи адресатов. Также не рекомендуется использовать слишком яркий дизайн, который может отвлечь от чтения документа. Как правило, «холодные» презентации имеют объем в несколько листов. Объемный документ может быть труден для восприятия человеком, который не имеет должного интереса к предлагаемой продукции или услуге. Важно обратить внимание, что рассылка «горячих» коммерческих предложений не оказывает влияние на решение, принимаемое адресатом. Предназначением данного документа является лишь привлечение внимания именно к вашей компании, которая может предоставить более выгодные условия сделки.
Образец коммерческого предложения на оказание услуг должен содержать в себе следующие шаблонные фразы:
- «Мы готовы ответить на интересующие вас вопросы».
- «Позвоните нам».
- «Мы ждем вашего звонка».
По мнению экспертов, увеличить уровень интереса можно при помощи прикрепления реальных отзывов от довольных клиентов. Ниже вы можете ознакомиться с примером коммерческого предложения, составленного с учетом всех вышеперечисленных нюансов:
В приведенном выше образце отсутствуют шаблонные фразы, которые могут отпугнуть потенциального заказчика. К таким фразам можно отнести «Мы предлагаем выгодное сотрудничество» или «Коммерческое предложение нашей фирмы обязательно вызовет у вас интерес». Несмотря на то что данный документ используется в целях побуждения потенциального клиента, чтобы заключить соглашение с компанией-представителем, необходимо использовать более «мягкие» аналоги вышеприведенных формулировок или полностью от них отказаться.
Подведение итога
Разобрав вопрос о том, как написать коммерческое предложение, следует упомянуть, что соблюдение всех вышеперечисленных требований позволяет получить клиента, настроенного на длительное сотрудничество. Как показывает практика, рассматриваемый документ используется на начальных этапах развития предпринимательской деятельности для создания клиентской базы. Несмотря на это, использование качественных презентаций позволяет укрепить статус компании и расширить сферу влияния.
Для того чтобы вызвать интерес у потенциальных заказчиков, необходимо с особым вниманием подойти к составлению офферной части бланка, где акцентируется внимание на выгоде клиента от заключения договора. В этом разделе очень важно доступно объяснить адресату, что сотрудничество с вашей компанией позволит ему не только получить качественно оказанную услугу или продукцию, но и сэкономить деньги. Правильное составление этого раздела позволяет вызвать интерес и побудить к заключению сделки. Офферная часть презентации должна демонстрировать, что ваша компания уделяет повышенное внимание интересам своих партнеров.
Для того чтобы убедить потенциального партнера воспользоваться данным предложением, необходимо привести отзывы от тех компаний, что уже заказывали услуги или товары вашей фирмы. Многие крупные компании, в своих презентациях приводят слова благодарности от знаменитых и влиятельных людей. Данный психологический ход позволяет укрепить мнение читателя о его высоком статусе. Помимо этого, этот «трюк» позволяет побудить читателя приобрести ту же продукцию, что используют знаменитости.
Вышеперечисленные методы убеждения в сочетании с предоставлением гарантий соблюдения условий, описанных в присланном документе, позволяют получить клиента, нацеленного на длительное и плодотворное сотрудничество. Использование различных инструментов маркетинга, является одним из главных способов вызвать интерес у читателя. Грамотно составленная структура коммерческого предложения позволяет превратить потенциального клиента в реального заказчика.
