Ведение предпринимательской деятельности подразумевает составление различной документации. Некоторые из подобных документов используются только в пределах самого предприятия. Другие документы используются для отправки в другие организации, с которыми тесно сотрудничает конкретная фирма. Гарантийные письма относятся ко второй категории деловых бумаг и выступают в качестве гаранта оплаты за оказание услуг или приобретения товаров. Давайте рассмотрим, как написать гарантийное письмо и узнаем о его предназначении.
Для чего нужны гарантийные письма
Предназначение этого документа – предоставление гарантий организации, выступающей в качестве поставщика материальных ценностей о том, что фирма, выступающая в качестве заказчика, осуществит оплату в ранее оговоренные сроки. Также гарантийные письма нередко используются с целью документального подтверждения факта того, что имеющиеся задолженности будут погашены.
Данный акт позволяет компании, выступающей в качества поставщика услуг или товарно-материальных ценностей, осуществить определенные действия без предварительной оплаты. Важно обратить внимание, что при наличии подозрений на плохую платежеспособность, компания поставщик может отказаться от выдачи товара или совершения услуг. Гарантийные акты предназначены для:
- Компания-покупатель – письменное подтверждение факта взятия на себя обязательств об оплате товарно-материальных ценностей. Также гарантийное письмо может являться свидетельством факта ожидания получения ТМЦ, если они небыли доставлены своевременно.
- Компания-поставщик – получение письменных гарантий, подтверждающих факт своевременной оплаты.
Важно обратить внимание на то, что подобные документы часто используются во время судебных разбирательств. Наличие подобного документа позволяет обратиться в соответствующие органы и заставить покупателя внести обещанный взнос при помощи властей. Гарантийные письма используются как ответ на письменные претензии от поставщиков, которые не получили выплату за оказанную услугу или отправленные материальные ценности.
Достоинства и недостатки гарантийных писем
В условиях предпринимательской деятельности, документы, дающие гарантии, часто используются в качестве замены официально составленному договору. Среди положительных моментов этой практики, следует отметить отсутствие необходимости присутствия обеих сторон при составлении бумаг. Помимо этого, данная форма не требует наличия подписей и печатей руководителей обеих организаций.
Данный документ имеет полную законность, при условии правильного заполнения и акцептации. На сегодняшний день государственные органы приравнивают рассматриваемые акты к официально составленным договорам. Однако на этом положительные стороны заканчиваются.
Среди недостатков подобной практики, следует выделить невозможность определения обязанностей и прав каждой из сторон. Помимо этого, сам объем документа существенно сужает описание условий сделки. К существенным недостаткам обмена подобной документацией можно отнести отсутствие описания процедурных нюансов и четкого определения ответственности как заказчика, так и производителя.
Несмотря на юридическую правомерность, подобные бумаги могут породить различные нюансы и недопонимания, что негативно сказываются на деловых отношениях.
Виды гарантийных писем
Существует несколько видов гарантийных писем, которые различаются своей функциональностью. Одной из разновидностей этого формата документов, является форма, подтверждающая обязательства по выплате средств. Данный вид документации используется в качестве гаранта погашения долговых обязательств, оплаты за оказанные услуги или отправления товарно-материальных ценностей. Этот вид писем, является документальным подтверждением факта признания наличия финансовой задолженности. Подобные акты используются в тех ситуациях, когда заказчик сталкивается с трудностями оплаты или необходимостью её перенесения на другую дату.
Также существуют формы гарантийных писем, которые подтверждают наличие обязательств по совершению различных действий, оказанию услуг или отправке товара. В данном документе, заказчик уверяется, что ранее обговоренные обязательства будут исполнены в течение конкретного промежутка времени, согласно с ранее установленным объемом. В некоторых случаях, указывается несколько временных промежутков, при наличии необходимости поэтапного проведения работ. В этом виде деловой переписки, в обязательном порядке следует подтвердить, что оказываемые услуги или отправляемый товар соответствует установленным стандартам. Подобные документы часто используются при составлении официальных договоров, а также при наличии риска нарушения ранее оговоренных сроков.
Значительно реже используются гарантийные бумаги, подтверждающие цели арендодателя. В данном аспекте, подразумевается гарантия получения юридического адреса. Этот документ направляется в налоговые органы, в тех ситуациях, когда компания не обладает собственной недвижимостью, которую следует указывать в учредительном пакете документов. Юридические лица обладают правом взятия недвижимости в аренду. В этом случае, в налоговые органы следует предоставить гарантию о том, что арендодатель дает свое согласие на оказание подобных услуг.
Существует вид гарантийных писем, которые подтверждают факт будущего трудоустройства. Эта разновидность писем пишется при наличии необходимости юридического подтверждения дальнейшего приема на работу. Такие документы часто необходимы сотрудникам фирм из зарубежных стран, для предоставления в миграционную службу. Также заполнение этой бумаги может запросить студент, для дальнейшего предъявления в учебном заведении. Во многих ВУЗах нашей страны, студенты получают диплом только после того, как представят официальную справку, подтверждающую наличие будущего официального трудоустройства. Запросить такой документ у своего потенциального работодателя могут бывшие заключенные, которым он необходим для отчета перед органами, осуществляющими административный надзор.
Первые два вида писем, содержащие в себе гарантии факта оплаты или оказания (отправки) услуг (товара), заполняются заказчиком или поставщиком. В роли заказчиков могут выступать как государственные организации, так и индивидуальные предприниматели. Заполненный документ должен содержать в себе печать организации, а также подпись руководителя или главного бухгалтера предприятия. Только после подписания документа, он отправляется компании, выступающей в качестве поставщика.
Структура гарантийных писем
При написании подобных документов очень важно учитывать различные нюансы их составления. В первую очередь, следует выбрать формат бумаги. Для написания подобной документации могут использоваться как бланки предприятия, так и бумажные листы формата «А4». Ниже представлен пример гарантийного письма об оплате, который содержит в себе следующие моменты:
- В левом углу документа указывается регистрационный номер, который в точности соответствует тому, что указан в журнале регистрации исходящей документации. Справа, в верхней части бланка, указываются юридические данные компании. Здесь следует указать название организации, должность заполняющего, а также привести фамилию и инициалы её директора.
- Далее следует указать название акта, дату заполнения и номер заявки. После этого указывается сумма и сроки оплаты. В некоторых случаях в данном разделе следует привести график платежей.
- Ниже приводится способ оплаты. При банковском переводе, следует указать все необходимые данные, включая ИНН и ОКПО организации. Следом заполняется графа, содержащая в себе данные об ответственности сторон. Здесь могут быть указаны суммы штрафных санкций, процентные ставки и пенни.
- После того как руководитель организации ставит на заполненный документ свою подпись и фирменную печать, бумаги приобретают юридическую силу. Важно обратить внимание на то, что при верном составлении бланка, он может использоваться в качестве подтверждения факта наличия задолженности во время судебных разбирательств.
Большинство предприятий, имеющих многоуровневую структуру, имеют в своем «арсенале» уже готовые документы, со всеми обозначенными пунктами, которые необходимы при написании подобных бумаг. В задачу человека, ведущего деловую переписку, входит лишь заполнение пустующих полей. Однако для тех, кто только начинает предпринимательскую деятельность, ниже мы приведем образец гарантийного письма на оплату счета.
- В первую очередь, при написании подобных бумаг, следует указать их порядковый номер и дату заполнения.
- С правой стороны указывается должность получателя акта и реквизиты организации.
- Чуть ниже, в центре листа, указывается название документа: «Гарантийное письмо».
- После этого пишется фраза: «Прошу ООО «Марфа», в лице Генерального директора Антонова Льва Давыдовича, оказать услугу (поставить товарно-материальные ценности) в согласии с заявкой под номером (приводится номер заявки и дата её подачи)».
- Ниже пишется: «Оплата гарантируется с расчетного счета № (здесь указывается название банка и номер счета)».
- После этого указывается конкретный срок выплаты и сумма. Важно обратить внимание на то, что сумма указывается исключительно прописью.
Заполненный документ должен содержать в себе формы штрафных санкций, в случае отсутствия своевременной оплаты. Они могут быть в виде процентов или пенни. В качестве примера можно привести следующую фразу: «В случае отсутствия выплаты в установленные сроки …» Здесь нужно указать процентную ставку за день просрочки, делая отсылку к статье №823 Гражданского Кодекса Российской Федерации, которая содержит в себе сумму пени за подобные нарушения.
После того как основная часть документа будет заполнена, ставится фирменная печать и подпись руководителя. Далее приводятся основные реквизиты предприятия и другие контактные данные.
Методы отправки гарантийных писем
Заполненный бланк может быть отправлен несколькими способами. Более предпочтительно передавать подобную документацию лично представителям фирмы-поставщика. В этом случае, пакет документов может быть передан либо секретарю, либо в канцелярский отдел. Выбирая этот метод передачи официальных бумаг, следует позаботиться о создании копии документа, на которой будет поставлен штамп, подтверждающий факт приема.
Допускается передача деловой документации при помощи курьерских служб или при помощи почтовой компании. В последнем случае, заполненные бумаги отправляются заказным письмом, с уведомлением о получении. Также допускается отправка извещения при помощи факса или интернета, с последующей передачей бумажной копии.
Ответственность сторон
Гарантийные письма являются документальным подтверждением серьёзности намерений каждой из сторон. Таким образом, невыполнение ранее оговоренных обязательств может повлечь за собой судебные разбирательства и применение штрафных санкций, которые прописываются в структуре бланка.
Основываясь на вышесказанном, можно сделать умозаключение, что данный вид деловых бумаг является серьезным аргументом в случае необходимости решения вопросов при помощи органов власти. Но стоит взять на заметку, что гарантийные письма не всегда являются доказательством честных намерений одной из сторон.
Гарантийное письмо об оплате товара, образец:
Директору открытого акционерного общества
«РемонтСтройСервис»
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Волгоградская военная академия – государственное учебное заведение, финансируемое за счет бюджетных средств, на основе утвержденной сметы. Расходы на оплату строительных услуг предусмотрены и утверждены в полном объеме.
Но из-за задержки поступления бюджетных средств в декабре 2017 года, появилась вынужденная задолженность.
Данным письмом, наша академия гарантирует оплату строительных услуг и погашение задолженности в полном объеме до 1 февраля 2018 года.
С уважением
Директор Н.В. Комаров.
