Для передачи товарно-материальных ценностей используется специальная сопроводительная документация – товарная накладная. Однако в некоторых организациях практикуется составление дополнительных приложений, которые относятся к основному договору. Одним из таких приложений является акт приема-передачи товара. В данной статье мы рассмотрим шаблон заполнения этого типа документов и разберемся в юридических тонкостях.
Предназначение
Бумаги о приеме и передаче товарно-материальных ценностей являются документальным свидетельством перемещения товара. В этом бланке фиксируются различные параметры товара, включая объем, стоимость и качество. В том случае, когда у заказчика имеется претензия к исполнителю, связанная с количеством, составом или физическими дефектами полученных товарно-материальных ценностей, акт приема-передачи является одним из ключевых документов доказательной базы. Именно эта юридическая особенность документа, объясняет необходимость его наличия во время судебных разбирательств.
Важно обратить внимание, что существует отдельная категория товарно-материальных ценностей, которая поставляется заказчику только в сопровождении с данным документом. К этой категории товаров относятся различные виды техники или высокотехнологическое оборудование. Объяснить необходимость наличия сопроводительных бумаг можно тем, что во время передачи такого товара в неукоснительном порядке проводится проверка качества и физического состояния.
Также необходимость в создании документа возникает в случае с отправкой товаров на длительное хранение у третьего лица. В этой ситуации, в акте фиксируются такие параметры, как технические характеристики, качество, информация о состоянии и внешнем виде товара. Помимо этого, в подобных бумагах указывается длительность хранения и необходимые условия. Также, в организации принимающей товар на хранение, назначается сотрудник, в задачу которого входит дальнейшая сохранность ТМЦ.
Как составить бланк о приеме и передаче ТМЦ
Перед составлением первичной документации, необходимо удостовериться, что должностные лица, представляющие различные стороны, имеют должностные полномочия для составления подобных документов. В качестве подтверждения наличия необходимых полномочий могут выступить служебные приказы, а также доверенности, заверенные нотариусом. Только наличие подобных документов подтверждает, что лицо, участвующее в составление акта, имеет право «говорить» от имени предприятия.
Четкий регламент, ограничивающий форму написания данного бланка, не предусмотрен. Однако, при заполнении бумаг, следует учитывать делопроизводственные стандарты, регулирующие правила оформления первичной документации. Заполненный бланк должен содержать в себе информацию о каждой из сторон, участвующей в процессе передачи ТМЦ. Здесь необходимо указать реквизиты обеих организаций, фамилию и инициалы ответственных лиц, а также занимаемые ими должности. После этого указывается перечень товаров, которые передаются заказчику. В этой графе следует указать такие параметры, как вид ТМЦ, стоимость и количество.
При наличии физических дефектов, информация о повреждении фиксируется в специальной графе.
При наличии нужды дополнить документ, допускается внесение в акт дополнительной информации. К ней относятся такие данные, как условия отправки товара, срок передачи средств, а также дополнительные приложения к основному договору. Важно обратить внимание, что дополнительная информация указывается только после соглашения между обеими сторонами.
Рассматриваемый документ составляется на фирменном бланке организации, выступающей в качестве поставщика или стандартном листе, формата «А4». Важно обратить внимание на то, что акт должен быть подготовлен в двух экземплярах, один из которых остается у поставщика, а второй передается заказчику. В каждой из копий должны стоять оригиналы подписей ответственных лиц и печати организаций. Наличие печати является не обязательным требованием, на основании закона Российской Федерации от двух тысячи шестнадцатого года. Однако в случае с конфликтными ситуациями, требующими вмешательства органов власти, наличие печати не будет лишним.
Инструкция по заполнению акта
Написание подобных бумаг можно разделить на три условных стадии, соответствующих разделам документа.
Данные сторон
В данной части документа фиксируется информация о принадлежности акта к конкретному договору. Для этого, указывается номер приложения, самого договора и дата его заключения. Далее указываются реквизиты компании, выступающей в качестве исполнителя. Здесь требуется указать должностное лицо, ответственное за передачу ТМЦ. В большинстве случаев, в этой графе указываются данные руководителя фирмы, генерального директора или другого сотрудника, имеющего необходимые должностные полномочия. Далее указываются сведения о стороне, что выступает в качестве заказчика.
Ниже представлен образец акта приемки-передачи товара, содержащий в себе всю вышеперечисленную информацию.
«Приложение №5
к договору №24
от «25» февраля 2018г
АКТ
приема-передачи товарно-материальных ценностей
ЗАО «Морской Лев» в лице Исполнительного директора Морозова П.В., действующего на основании Положения №2, именуемое далее, как Продавец, с одной стороны и ОАО «Чистая Вода» в лице Руководителя Леонтьева А.К., действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Покупатель, с другой стороны (в дальнейшем вместе именуемые «Стороны» и по отдельности «Сторона»), составили настоящий АКТ о нижеследующем.»
Перечень товарно-материальных ценностей и условия передачи-приема
В этой части документа фиксируются различные данные, связанные с передачей ТМЦ. В первую очередь следует зафиксировать саму передачу товаров и указать документ, который является основанием для данных действий. Здесь следует указать номер договора вместе с датой его заключения.
Далее в акте приводится таблица, содержащая в себе подробный список передаваемых товарно-материальных ценностей. В данной таблице должны содержаться такие параметры, как название товара, количество, цена за одну единицу и общая стоимость. Далее повторно указывается общая цена ТМЦ. Важно обратить внимание, что стоимость товара указывается не только цифрами, но и прописью.
После этого, в бланк вносится пункт, где рассматривается состояние передаваемых товаров. Важно обратить внимание, что в обязательном порядке фиксируются имеющиеся неисправности и дефекты. В случае их наличия, создается приложение, информация о котором указывается в акте. Также следует сделать отметку, что заказчик не имеет претензий, связанных с качеством полученного товара или его объемом. Данная отметка устанавливается только после того, как будет проведена тщательная проверка соответствия качества товара, требованиям, указанным на странице договора.
Акт приема-передачи товара образец простой должен содержать в себе информацию о количестве копий документа, а также иметь отметку об их равнозначности перед законом. Давайте рассмотрим вышеперечисленные требования на конкретном примере:
«1. В соответствии с пунктом № 4.1 Договора между Сторонами №24 от «25» февраля 2018 года Продавец передает, а Покупатель принимает Товарно-материальные ценности следующего ассортимента в нижеуказанном количестве:
| №
П/П |
Наименование | Кол-во,
шт. |
Цена, включая НДС, руб. | Сумма, включая НДС, руб. |
| 1 | Клавиатура Deluxe | 4 | 550,00 | 2200,00 |
| 2 | Мышь Razer x7 | 4 | 850 | 3400,00 |
| 3 | Наушники Defender | 4 | 220 | 880,00 |
| 12 | — | 6480,00 |
Стоимость Товарно-материальных ценностей, поставленных на основании условий Договора, составляет 6480,00 руб. (шесть тысяч четыреста восемьдесят рублей 00 копеек), с учетом НДС.
2. Принятые Покупателем товарно-материальные ценности обладают качеством и ассортиментом, соответствующим требованиям, указанным в Договоре. Товар поставлен в установленный срок. Покупатель не имеет никаких претензий к принятому товару.
3. Настоящий Акт составлен в количестве двух экземпляров, обладающих равной юридической силой, по одному экземпляру для каждой Стороны и является неотъемлемой составляющей Договора, заключенного Сторонами».
Завершение составления акта
В самом низу акта приемки-передачи товара, должны находиться подписи руководства предприятий, участвующих в сделке или должностных лиц, имеющих необходимые полномочия. В случае возникновения необходимости, подпись заверяется фирменной печатью.
«Покупатель: ОАО «Чистая вода» в лице Директора Леонтьева А.К.
Продавец: ЗАО «Морской Лев» в лице Генерального Директора Морозова П.В.»
После того как стороны оставят свои подписи, ответственность за сохранность ТМЦ переходит на сторону заказчика. При наличии претензий к организации, выступившей в качестве поставщика, потребуется обратиться в суд.
Указание валюты
Важно обратить внимание на то, что в данном документе в обязательном порядке должна быть указана величина денежного измерения. На сегодняшний день, в текущем законодательстве отсутствует регламент касаемо указания формы валюты. Несмотря на это, следует взять в расчет, что ведение бухгалтерского учета подразумевает отражение доходов, расходов и активов только в рублях. Основываясь на этом факте, можно сделать вывод, что в первичной документации должна указываться цена исключительно в рублях.
В том случае, когда одной из сторон является иностранная организация, и указание иностранной валюты является обязательным условием соглашения, можно сделать несколько пунктов, где будут указаны разные единицы измерения. Также можно составить приложение к договору, который будет содержать информацию об акте, составленном с учетом оплаты в иностранной валюте.
Юридические аспекты
Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый документ в обязательном порядке составляется в нескольких экземплярах, один из которых остается у поставщика, а второй передается заказчику. Подписанием актов должны заниматься только лица, имеющие необходимые должностные полномочия. В той ситуации, когда в роли покупателя выступает юридическое лицо, то полномочия представителя-физического лица должны подтверждаться доверенностью, заверенной в нотариальной конторе.
При передаче товарно-материальных ценностей с составлением акта, следует отразить факт его оформления на страницах договора. Данный документ должен являться неотъемлемой частью договора. Соблюдение этих правил наделяет приложение той же юридической силой, как и сам договор.
Следует обратить внимание на то, что для юристов имеет важное значение грамотность заполнения первичной документации.
Акт приемки-передачи ТМЦ является одним из важных документов для урегулирования конфликтных ситуаций при помощи органов власти. Этот документ отражает прием и передачу товаров в том количестве и качестве, что указываются на страницах договора. В качестве доказательства отсутствия дефектов и других нарушений могут выступить такие факты, как:
- Отсутствие расхождений в таких параметрах, как качество и количество.
- Своевременно осуществленная доставка, не нарушающая условия поставки.
- Детальный осмотр полученных товарно-материальных ценностей в присутствии лица, представляющего поставщика.
- Подпись об отсутствии претензий к поставщику.
Заключение
Данный документ может использоваться не только между двумя организациями, но и:
- Несколькими физическими лицами.
- Физическим и юридическим лицом.
В том случае, когда одной из сторон выступает физическое лицо, указываются только паспортные данные, фамилия и инициалы. В данном случае, необходимость в заверении документа фирменной печатью отсутствует.
Как правило, у физических лиц, в отличие от крупных организаций, отсутствуют шаблонные бланки первичной документации. В этом случае, можно скачать акт приема-передачи и заполнить все необходимые строки. Следует обратить внимание на то, что подписание документа должно осуществляться в день приема товара, для того чтобы исключить необходимость заполнения дополнительных приложений.
