Тайм менеджмент: управление временем

Методика управления личным временем получила название «тайм-менеджмент». Эта техника построена на определенных принципах и правилах, помогающих человеку оптимизировать собственное время, с целью достижения различных результатов и увеличения результативности своей деятельности. Данная методика подразумевает тщательный контроль над временем, которое затрачивается на отдых, работу или другие занятия. Умение грамотно расставлять приоритеты и ставить перед собой достижимые цели, позволяет значительно снизить уровень стресса и нормализовать свою жизненную активность. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как управлять своим временем и более эффективно использовать свободные часы.

Тайм-менеджмент: немного истории

Первое упоминание тайм менеджмента датируется двадцатыми годами прошлого столетия. Доклад, представленный Научной Организацией Труда, говорил о том, что личная эффективность человека накладывает своеобразный отпечаток на результативность временных затрат. Примерно в то же время была создана Лига «Время». Данная организация выпускала научные статьи, в которых перечислялись различные методы увеличения результативности трудовой деятельности, за счет систематизации жизненного ритма. В семидесятых годах, биолог Любищев разработал собственную методику хронометража, которая получила высокую популярность во всем мире.

Данная техника строилась на использовании различных инструментов, помогающих увеличить личную эффективность и рационально использовать собственное время.

В начале нулевых в Москве была открыта первая научная кафедра управления временем. Именно с этого отрезка времени популярность данной методики начала увеличиваться. На сегодняшний день, на территории России действует более сотни различных образовательных учреждений, предлагающих своим клиентам пройти семинары и тренинги, обучающие эффективному использованию личного времени.

Мифы и заблуждения об умении управлять временем

Система управления временем относительно новая дисциплина, которая только начинает набирать популярность. Многие люди негативно отзываются о данной методике, говоря, о том, что постоянное планирование автоматизирует человека, делая его похожим на киборга. Другие говорят о том, что особенности русского менталитета препятствуют повсеместному внедрению этой дисциплины. Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что за недолгое время существования, вокруг рассматриваемой дисциплины появилось множество различных мифов. Давайте ознакомимся с самыми популярными из них и узнаем насколько они правдивы.

Первый миф говорит о том, что ни один человек не может управлять личным временем, поскольку предугадать все возможные варианты развития событий просто невозможно. Это утверждение является частичной правдой. Однако, составление планов и расстановка жизненных приоритетов позволяет получить полный контроль над своей жизнью. Составление прогнозов о возможном развитии событий, а также заблаговременное планирование собственных действий, позволяет получить довольно много свободного времени, которое может быть потрачено на отдых или общение с близкими.

Еще один популярный миф говорит о том, что люди, живущие по расписанию, работают в несколько раз интенсивнее, затрачивая на работу все свободное время. Этот миф является полным абсурдом, поскольку постоянная работа способствует возникновению различных заболеваний. Главная цель тайм-менеджмента – снижение величины выполняемых работ за счет роста эффективности трудовых затрат.

Говоря простым языком, человек, занимающийся управлением времени, учится отделять главные задачи от второстепенных, которые могут увеличить продолжительность рабочего процесса.

Многие люди ошибочно считают, что эффективный тайм-менеджмент превращает человека в своеобразного киборга, который лишается свободы. Это высказывание является ошибочным, поскольку главной задачей рассматриваемой дисциплины является создание свободы, которая не будет ограничена различными факторами. Каждый человек, желающий получить свободное время, должен научиться рационально, использовать данный ресурс, ставя перед собой определенные задачи на ближайшее время. Данное правило действует не только для людей, работающих в сфере крупного бизнеса, но и для тех, что занимаются творчеством.

Главные принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — что это такое? Для того чтобы ответить на данный вопрос, необходимо изучить базовые основы рассматриваемой дисциплины. Такой подход позволит выявить сопутствующие трудности и найти пути решения различных вопросов.

Планировать действия

Составление расписания на ближайшие несколько дней помогает не только в профессиональной сфере, но и личной жизни. Составляя план необходимо указать точное время, которое будет затрачено на работу, поход в кино, общение с друзьями или другие дела. Уже на этапе составления плана, человек может удивиться насколько большое количество времени расходуется на непонятные цели. Планирование занимает особую роль в тех профессиях, где трудовые обязанности регламентируются должностными инструкциями. В данном случае, составление расписания позволяет ускорить рабочий процесс.

Существует несколько базовых правил планирования:

1. Составление плана увеличивает результативность деятельности на двадцать пять процентов. Для того чтобы добиться такой эффективности, необходимо письменно фиксировать все текущие задачи и дела.
2. При наличии объемных заданий, решение которых может занять несколько дней, необходимо разбить их на несколько мелких задач. Этот шаг позволит заранее просчитать длину временного отрезка, необходимого для выполнения масштабного проекта.
3. Постоянное планирование должно войти в привычку. Многие специалисты в данной сфере рекомендуют составлять планы на ближайшие дни в вечернее время. Этот подход позволяет заранее определить первостепенные задачи и найти методы их решения.

При составлении расписания следует выделить определенное количество свободного времени для решения различных вопросов, возникших по вине непредвиденных обстоятельств. Несколько минут, затраченных на составление расписания, позволяют освободить несколько часов, которые могут быть потрачены на отдых или общение с близкими.

Формулировать цель

Для того чтобы реализовать составленный план, необходимо иметь четкую цель. Именно грамотная постановка цели позволяет разбить масштабный проект на несколько составных частей. Данный принцип часто именуется «декомпозиция цели». Для того чтобы грамотно сформулировать цель, необходимо придерживаться нескольких простых правил. В первую очередь, выбранная цель должна иметь конкретику и быть измеримой. Далее следует посчитать, какое количество времени необходимо затратить для её достижения.

Однако главным правилом формулировки цели является выявление её характера. Цель может быть ложной либо истинной. Определение характера цели позволяет выявить первоочередные задачи, которые следует решить для достижения необходимого результата. Последним правилом является подсчет времени, которое было отведено для решения общей задачи.

Фиксировать план

Выше мы уже говорили о том, насколько важна фиксация планов. Теория тайм-менеджмента основывается на двух составляющих:

1. «Хронос» – хронологическая последовательность действий.
2. «Кайрос» — момент максимальной результативности человеческих действий.

Именно планирование позволяет выявить временной отрезок, наиболее подходящий для решения определенной задачи. Для того чтобы выявить наиболее благоприятный момент, нужно использовать определенные инструменты тайм-менеджмента. Допустим, человеку поручается объемный проект, включающий в себя множество различных задач. Эти задачи следует разделить на две основные группы. В первую группу должны войти задачи, имеющие первостепенную важность, а во вторую – те составляющие, которые могут быть отложены до момента достижения первичных целей. Далее следует создать подгруппы, куда следует включить все однотипные задания, имеющие общий метод решения. Этот шаг позволит значительно сократить промежуток времени, нужный для завершения проекта.

Определять приоритеты

Умение сформулировать цель является базовым принципом управления временем. Однако для того, чтобы достичь значимого результата, необходимо научиться грамотно расставлять приоритеты. Важную роль должны занять срочные дела, которые нужно решить в течение одного дня. Далее следует установить цели, которые можно достичь в течение нескольких дней, одной недели, месяца или года. Такой подход к планированию позволит выявить как ложные, так и истинные цели.

По мнению специалистов, постоянное откладывание важных дел негативно влияет на человеческое здоровье. Именно поэтому очень важно определить, какие задачи необходимо решить в первую очередь. Согласно закону Парето, двадцать процентов человеческих усилий позволяет выполнить восемьдесят процентов задачи. Остальные восемьдесят процентов затрачиваются на те цели, что имеют второстепенное значение.

Акцентироваться на главном

Выявив главную цель, следует потратить все силы на её достижение, абстрагировавшись от второстепенных вопросов. Этот навык позволяет высвободить временные ресурсы, которые могут быть потрачены на собственные нужды. Как правило, для того, чтобы использовать принцип акцентирования, необходимо научиться применять такой инструмент, как «делегирование». Этот инструмент подразумевает распределение обязанностей между окружающими людьми. Важно обратить внимание, что этот метод работает не только в сфере бизнеса, но и обычной жизни. В качестве примера можно привести семью, где муж занимается покупкой продуктов, а жена приготовлением обеда. Такой подход к семейной жизни позволяет обоим людям получить свободное время, которое они могут уделить друг другу.

Анализировать полученный опыт

Каждая задача имеет свой определенный срок. Для обозначения срока сдачи проекта заказчику, используется термин «дедлайн». Помимо этого, существует термин «редлайн», подразумевающий определенный временной отрезок между завершением проекта и его сдачей. Продолжительность этого временного отрезка имеет большую важность, поскольку раннее, достижение поставленной цели позволяет провести анализ имеющихся ошибок. Именно этот фактор позволяет найти выход из сложившихся трудностей и предупредить возникновение дополнительных препятствий. Тщательное изучение собственных ошибок позволяет не допустить их в будущем, что благоприятно отражается на человеческой деятельности.

Создавать собственные правила

Для того чтобы научиться создавать собственные правила управления временем, необходимо учитывать все аспекты выбранного направления профессиональной деятельности. Для этого необходимо тщательно проанализировать свою жизнь и её ритм. В случае выявления потери контроля, необходимо абстрагироваться от всех проблем и попытаться систематизировать последовательность своих действий. Этот шаг позволит не погружаться в рутину и получить драгоценные минуты, необходимые для небольшой передышки.

Основные правила управления временем

Тайм-менеджмент управление временем – уникальная методика, не имеющая аналогов. Однако важно понимать, что универсальных методов решения различных проблем не существует. Все принципы этой дисциплины должны использоваться для разработки собственной методики, которая будет строиться с учетом индивидуальных особенностей конкретного человека.

В качестве основы собственной методики следует использовать ряд простых правил. В первую очередь, при составлении планов на ближайшие дни следует учитывать не только базовые факторы, но и такие вещи, как настроение. Именно позитивный настрой позволяет добиваться гарантированных результатов за короткие временные отрезки. Для того чтобы оптимизировать свою жизнь, необходимо каждой задаче присвоить определенный приоритет. Этот шаг позволит выявить первостепенные дела, которые не могут быть отложены.

Вся теория управления временем строится на одном базом правиле – нельзя браться за несколько дел одновременно. Именно поэтому при работе с крупными проектами, подразумевающими выполнение сразу нескольких задач, необходимо разбить их на несколько составляющих. Далее следует выделить те задачи, решение которых может быть передано окружающим людям. Такой шаг позволит значительно снизить степень как физической, так и эмоциональной нагрузки, что положительно влияет на общую результативность трудовой деятельности.

Как тайм-менеджмент влияет на жизни и работу

Использование рассматриваемой методики позволяет значительно ускорить трудовой процесс, что позволяет добиться высокой результативности. Это означает, что человек, живущий по расписанию, может зарабатывать значительно большие суммы денежных средств, уделяя своей личной жизни достаточно времени. Следует отметить, что в современной практике данной дисциплины существует множество различных методов составления гибкого графика, который позволяет разграничить работу и отдых.

Использование тайм-менеджмента в повседневной жизни позволяет провести анализ временных затрат на выполнение обычных домашних дел. Многие люди, составив свое первое расписание, ужасаются тому факту, насколько продолжительные временные отрезки тратятся на выполнение бессмысленных задач. Это означает, что освоение рассматриваемой методики позволяет изменить не только жизненный ритм, но и саму жизнь. Ежедневное планирование и расстановка приоритетов позволяют получить много свободного времени, что положительно отражается на настроении и здоровье.

Выводы (+ видео)

Каждый человек, заинтересовавшийся теорией управления личным временем, может записаться на соответствующий тренинг. Как правило, на таких тренингах помогают побороть неуверенность, тревоги и сомнения. Специалисты говорят о том, что научиться управлять собственной жизнью довольно сложно. Однако достичь высоких результатов в этом деле вполне реально. Для этого следует научиться ставить перед собой определенную цель и составлять план действий, который поможет её достичь.