Электронная цифровая подпись (ЭЦП) является одним из инструментов, упрощающих порядок документооборота. Документы, заверенные этим методом могут использоваться как внутри организации, так и при сотрудничестве с бизнес-партнерами или подаче отчетности контролирующим инстанциям. Сегодня мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, что такое электронная подпись и как ее создать.
Предназначение устройства
Каждый человек, подписывающий различную документацию, обладает рядом полномочий. Данные полномочия придают разным актам, бланкам и ведомостям законную силу. На сегодняшний день, большинство компаний используют различные современные технологии при ведении внутреннего и внешнего документооборота. Электронная документация является довольно удобной в использовании, что объясняет её массовое распространение.
ЭЦП – это своеобразный аналог стандартной подписи, используемой при заверении документов. Применение этого устройства позволяет придать законную силу электронным документам. Рассматриваемое устройство имеет внешнее сходство с «USB-флешкой» или так называемым флеш-накопителем.
На территории России электронные подписи используются почти пятнадцать лет. Закон, регламентирующий использование подобных устройств, был принят в две тысячи втором году. Важно обратить внимание, что в данном законе приведены расплывчатые сведения, неоднозначно толкующие вышеприведенную информацию. В две тысячи одиннадцатом году, многие государственные учреждения начали использовать ЭЦП. Начиная с 2012 года, данное устройство может получить не только владелец крупной организации, но и физическое лицо. Среди преимуществ использования электронной цифровой подписи следует выделить:
- Упрощение порядка составления электронных версий документов.
- Ускорение процесса документооборота.
- Снижение производственных затрат, связанных с движением документации.
- Высокий уровень безопасности сведений, относящихся к коммерческой тайне.
Люди, не знакомые с принципом работы данного устройства, часто спрашивают о значении таких терминов, как «сертификат» и «ключ» цифровой подписи. Под термином «ключ» следует понимать набор символов, расположенных в определенной последовательности. Как правило, такие символы представляют собой тесно взаимосвязанную комбинацию. Одной из составляющих этой комбинации является сама подпись, а вторая часть символов подтверждает её подлинность.
Важно обратить внимание на то, что каждый «ключ» является уникальным значением, не имеющим аналогов.
Сертификат ЭЦП — что это такое? Этот документ свидетельствует о том, что данная подпись является собственностью конкретного лица. На сегодняшний день существует два вида сертификатов: стандартный и усиленный. Получить последний можно путем обращения в специализированный удостоверяющий центр (УЦ) либо в Федеральную Службу Безопасности. Важно обратить внимание, что информация, полученная в удостоверяющем центре, является не самой электронной подписью, а средством её создания.
Порядок получения ЭЦП
Многие граждане нашей страны, ознакомившись с достоинствами данного «инструмента» решают стать обладателями цифровой подписи. Для того чтобы получить это устройство, потребуется выполнить определенную последовательность действий. Для начала следует выбрать тип подписи, руководствуясь имеющимися потребностями. Далее потребуется обратиться в удостоверяющий центр и заполнить специальную анкету. После заполнения анкеты потребуется оплатить пошлину и предоставить все необходимые документы. После этого, данная организация выдает электронное устройство. Чтобы ответить на вопрос, для чего нужна электронная подпись, следует детально изучить каждый из вышеперечисленных шагов.
На первом этапе следует выбрать тип подписи. Как показывает статистика, большинство рядовых граждан обращаются в УЦ с целью получения усиленной подписи. Объяснить это обстоятельство можно тем, что использование этого устройства позволяет максимально защитить пользовательскую информацию. По словам специалистов, такой ажиотаж может стать причиной прекращения выпуска стандартных ЭЦП.
Давайте рассмотрим сферу применения различных видов ЭЦП:
- Стандартные устройства используются при заверении локальных актов и документов, а также документов, применяющихся в Арбитражном Суде, и при использовании различных сервисов портала «Госуслуги».
- Неквалифицированные подписи используются во внутреннем и внешнем документообороте, а также при подаче заявлений в Арбитражный Суд.
- Квалифицированные устройства помимо вышеперечисленных областей применяются при подаче отчетности контролирующим органам, а также при участии в электронных аукционах.
После того как был выбран вид ЭЦП, необходимо обратиться в удостоверяющий центр. Данная организация является юридическим лицом, осуществляющим регистрацию и выдачу устройств. Помимо подписи, данная организация предоставляет специализированное программное обеспечение и оказывает техническую поддержку пользователей. При возникновении различных конфликтных ситуаций, УЦ выступает в качестве посредника, регулирующего порядок решения спорных вопросов. Также данная организация может выдать сертификат, подтверждающий достоверность подписи или полностью заблокировать устройство.
На сегодняшний день на территории России расположено более сотни специализированных центров. Нужно отметить, что стоимость услуг подобных организаций может отличаться в зависимости от региона. Многие из специализированных центров имеют собственные интернет-ресурсы, где можно подать заявку в онлайн-режиме. Удаленное заполнение анкеты позволяет значительно сэкономить время, необходимое для получения устройства. После получения заполненной анкеты, менеджеры УЦ связываются с потенциальными клиентами для уточнения сведений, указанных в заявке.
Нужно отметить, что данная услуга оплачивается сразу после оформления заявки. Как уже было сказано выше, стоимость устройства зависит от региона проживания клиента. Помимо этого, цена ЭЦП зависит от модели и типа устройства. Стоимость флеш-накопителя может варьироваться от 1 500 до 10 000 рублей.
Для получения электронной подписи потребуется предоставить УЦ пакет документов, при сборе которых следует учитывать несколько нюансов. Одним из таких нюансов является содержание пакета документов, которое может различаться в зависимости от статуса клиента.
Физическому лицу, желающему стать обладателем цифровой подписи необходимо заполнить соответствующий бланк и предоставить УС ксерокопию паспорта. Помимо этого, в ряд обязательных документов входит СНИЛС и ИНН. Для получения устройства потребуется предоставить квитанцию об оплате пошлины. Важно обратить внимание, что подача документов может осуществляться доверенным лицом. В этом случае, потребуется нотариально оформленная доверенность.
Юридические лица, помимо заполненного заявления и свидетельства ИНН, должны предоставить свидетельство получения общероссийского государственного регистрационного номера. Помимо этого, потребуется подготовить действующую выписку из единого государственного реестра юридических лиц. Директору компании следует предоставить СНИЛС, ксерокопию паспорта и документ, подтверждающий наличие данных должностных полномочий. Если планируется использование подписи другими сотрудниками организации, потребуется составить соответствующую доверенность.
В пакет документов, необходимых индивидуальным предпринимателям входит ИНН, свидетельство ОГРНИП, справка из ЕГРЮЛ и заполненная заявка. После рассмотрения документов, удостоверяющий центр выдаст необходимое устройство.
ЭЦП для физических и юридических лиц
Разбирая вопрос о том, что такое ЭЦП и для чего она нужна, следует подробно остановиться на типах устройств, использующихся физическими лицами. Такие устройства можно разделить на две категории: неквалифицированная и квалифицированная подпись. Данные устройства применяются для использования различных сервисов портала «Госуслуги» и сети «ЕСИА». Важно обратить внимание на то, что для использования сервисов портала «Госуслуги» необходимо наличие квалифицированного устройства.
Для получения подписи, потребуется предоставить сотрудникам удостоверяющего центра обычный флеш-накопитель. На этом накопителе будет записана закрытая часть подписи, известная только владельцу. Важно обратить внимание на то, что все ключи защищаются специальным паролем.
Порядок получения ЭЦП юридическими лицами полностью идентичен вышеперечисленным действиям. После выбора типа устройства необходимо оплатить счет и предоставить всю требующуюся документацию. Следует отметить, что некоторые документы должны быть подготовлены заблаговременно, так как получение свидетельства от ЕГРЮЛ занимает около одной недели.
Что такое хеш-функция
Электронные документы, защищенные цифровой подписью, преобразовываются в порядок символов при помощи специального алгоритма. Данный порядок именуется хеш-функцией. Важно обратить внимание, что изменение документа может привести к искажению алгоритма и смене хеш-значения.
Данный алгоритм имеет определенную структуру, что делает невозможным восстановление информации по исходному значению. Использование подобных алгоритмов шифрования позволяет значительно увеличить безопасность сохранения конфиденциальности информации. После заверения документа цифровой подписью, данные шифруются специальным ключом, который невозможно взломать. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что хеш-функция используется в качестве подтверждения подлинности электронной документации.
Заключение
Электронная цифровая подпись – это инструмент, использующийся при электронном документообороте. Она имеет ту же юридическую силу, что и стандартная подпись, заверяющая бумажные документы. В случае неправильного оформления различных актов, электронный файл может потерять свою законную силу. Также следует отметить, что действующее законодательство содержит в себе регламент, регулирующий порядок применения ЭЦП. Согласно данному регламенту, срок эксплуатации устройства составляет ровно один год. По окончании данного срока, пользователю ЭЦП потребуется обратиться в удостоверяющий центр для её продления.
Использование подобных устройств позволяет значительно оптимизировать внутренний и внешний документооборот крупных организаций. Получение ЭЦП позволяет взаимодействовать с зарубежными компаниями. Обладание данным устройством выгодно не только для юридических лиц, но и для простых граждан. Наличие цифровой подписи позволяет использовать различные сервисы портала «Госуслуги», не тратя время на простаивание в очередях в различных государственных организациях.
