Трудовая книжка является единственным документом, подтверждающим профессиональный опыт сотрудника. В этом документе фиксируется информация об общей длительности трудового стажа работника и всех предприятий, где он был трудоустроен. Ведение этого документа является ответственным занятием. Любая ошибка, допущенная при заполнении этой книги, может повлечь за собой негативные последствия как для самого работника, так и нанимателя. Нередки случаи, когда работник или администрация компании теряют данный документ. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Согласно установленным правилам, человек, устраивающийся на работу, обязан предоставить будущему руководству ряд документов. Помимо ксерокопии паспорта и диплома из учебного заведения, труженику необходимо передать в кадровую службу — трудовую книгу. В случае отсутствия данного документа, работодатель самостоятельно занимается оформлением документа. В трудовой книге фиксируется важная информация о работнике и его трудовой деятельности. Эти сведения позволяют руководству компании дать оценку профессиональному опыту претендента на свободную должностную позицию.
В действующих правилах говорится о том, что данный документ должен храниться в компании, где ведется трудовая деятельность. Получить этот документ работник может лишь в случае увольнения. Информация, содержащаяся в трудовой, используется Пенсионным Фондом при расчете величины пенсии. Также следует упомянуть, что многие банковские учреждения просят предоставить ксерокопию этого документа при оформлении займа.
Чем грозит потеря документа
Многие люди довольно легкомысленно относятся к факту утери рассматриваемого документа. В случае отсутствия продолжительного стажа, работник может обратиться к своему руководителю с просьбой об оформлении дубликата. В более сложных ситуациях, работнику потребуется восстановить всю информацию, что содержалась в данном документе. Для осуществления этой цели придется потратить немало времени на обращение во все компании, где ранее велась трудовая деятельность. Важно отметить, что некоторые фирмы могут быть ликвидированы к данному моменту. В этой ситуации работнику потребуется дополнительное время для восстановления всех необходимых сведений через архив.
Бывают случаи, когда в утере трудовой виноват работодатель. Согласно правилам, зафиксированным в Трудовом Кодексе, рассматриваемый документ должен храниться вместе с личным делом сотрудника. Если у работника возникнет необходимость в получении трудовой, администрация компании может оформить выписку из этого документа или подготовить специальную копию. Сама трудовая книжка выдается сотруднику лишь по факту расторжения трудового договора.
Если работодатель потерял трудовую книжку, администрации компании потребуется «открыть» дубликат. Для этого работнику следует составить соответствующее заявление. В шестьдесят девятом Постановлении Министерства Труда говорится о том, что администрация компании обязана помочь труженику в восстановлении информации из этого документа. С этой целью подготавливаются официальные запросы, которые рассылаются всем компаниям, где ранее трудился данный работник. Перед тем, как заняться подобной рассылкой, руководству компании необходимо получить согласие труженика на получение персональных данных.
Важно отметить, что потеря трудовой работодателем, является грубым административным нарушением.В действующих законах говорится о том, что в должностные лица, допустившие подобную ошибку, обязаны оплатить штраф в размере от одной до пяти тысяч рублей. Размер штрафных санкций в отношении организаций варьируется от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.
Как восстановить трудовую книжку
В двести пятьдесят пятом Постановлении Правительства от шестнадцатого апреля две тысячи третьего года приводится подробное описание процесса оформления дубликата трудовой книги. Срок создания копии, обладающей юридической силой, составляет около двух недель.
Важно отметить, что созданный дубликат должен содержать в себе отметку о том, что данная книга заверена соответствующими органами.
Перед тем как приступить к восстановлению рассматриваемого документа, работнику необходимо тщательно проанализировать степень своей вины. В случае кражи, утери или порчи документа, труженику необходимо обратиться к последнему нанимателю. Данный порядок действий предусмотрен даже для тех ситуаций, когда с этой компанией расторгнут трудовой договор. Действующие законы обязывают руководство фирмы заниматься оформлением документов как для действующих, так и бывших сотрудников. Для того чтобы создать дубликат, необходимо подготовить соответствующую заявку, которая будет передана в кадровую службу. В случае кражи, к составленному заявлению необходимо приложить выписку, полученную в отделении полиции. При порче трудовой, работник должен предоставить бывшему руководителю оставшиеся части документа.
Сотрудник, осуществляющий приемку документов, обязан расписаться на заявлении, тем самым подтверждая факт получения заявки. На этом же заявлении необходимо указать дату, с которой начнется отсчет двухнедельного срока. Многие юристы рекомендуют людям, оказавшимся в подобной ситуации, подготавливать два экземпляра заявления. Первый экземпляр останется у бывшего руководства, а второй с отметкой о принятии заявки должен храниться у самого труженика. Также работнику предоставляется право отправить свою заявку заказным письмом. В этом случае датой принятия бланков будет день получения письма. Восстановить утерянную трудовую книжку можно лишь при наличии следующих документов:
- Копия трудового соглашения или приказ о приеме на работу.
- Выписка с лицевого счета либо копия зарплатной ведомости.
- Выписки из кадровых документов или бланки, подтверждающие награждение работника за трудовые успехи.
- Справка из ПФ или судебного органа.
Копии документов, подтверждающих ликвидацию компании, где ранее трудился работник.
Важно отметить, что многие юристы рекомендуют заняться подготовкой вышеперечисленных бумаг до момента обращения к бывшему руководству. Необходимость такой последовательности действий объясняется тем, что для сбора этих документов может потребоваться более двух недель.
В некоторых случаях руководство компании просит бывшего работника самостоятельно покрыть все расходы, связанные с оформлением дубликата. Как правило, покупка нового бланка не представляет особой сложности. Первые трудности возникают на момент выявления факта закрытия предприятий, где ранее работал труженик. В этом случае потребуется обращаться в архив для того, чтобы восстановить информацию о трудовом стаже. В случае реорганизации или слияния компании с другой фирмой, работнику потребуется обращаться к штатным юристам новообразованной организации.
Через МФЦ (многофункциональный центр)
Многих людей интересует вопрос о том, можно ли восстановить трудовую книжку при утере, обратившись в многофункциональный центр. Данную услугу предоставляют далеко не все МФЦ, действующие на территории России. Узнать о том, доступна ли эта услуга в местном центре, можно лишь лично обратившись в эту организацию. Для того чтобы запустить данную процедуру, потребуется составить соответствующую заявку, приложив к ней копию паспорта.
Обращение в МФЦ имеет одно значимое достоинство. Работники этой службы самостоятельно соберут все необходимые бланки. Как правило, сотрудники центра перенаправляют заявку в государственный архив. В ответе архива указывается информация о времени работы труженика на разных нанимателей. Важно отметить, что если бывший работодатель не передал личное дело уволенного сотрудника в архив, то информация об этом месте трудовой деятельности не будет отражаться в справке. В этом случае, труженику потребуется самостоятельно обратиться к бывшему руководству.
Через ПФ России
Большинство людей, столкнувшихся с рассматриваемой ситуацией, оформляют дубликат трудовой книги. Получив этот документ, труженику предстоит восстановить информацию о своем трудовом стаже. Как правило, данная информация представляет высокую важность для тех людей, что готовятся к выходу на пенсию. Для того чтобы восстановить сведения о продолжительности профессионального стажа, потребуется собрать дополнительные документы, подтверждающие факт ведения трудовой деятельности.
По мнению экспертов, самостоятельно подготовить все необходимые документы практически невозможно. Единственным методом быстрого получения нужной информации является обращение в местный филиал Пенсионного Фонда. Данная организация предоставляет услугу по восстановлению подобной информации на безвозмездной основе. Труженику, желающему восстановить свой профессиональный стаж, достаточно подготовить соответствующую заявку, которую следует передать представителям этого органа. Срок подготовки нужных документов составляет около десяти дней.
Через архив
Восстановление трудовой книжки после утери является трудоемким процессом. Первые сложности возникают при выявлении факта закрытия компании, где ранее трудился человек. В такой ситуации, получить нужную информацию о профессиональном стаже можно лишь в городском архиве. Данное учреждение хранит личные дела сотрудников всех предприятий, действующих на территории города. Для получения выписки из архива следует подготовить официальный запрос.
По мнению специалистов, данный способ восстановления сведений является одним из самых сложных. Труженику предстоит долгое взаимодействие с работниками архива. В справке, выданной данным органом, приводится информация обо всех компаниях, где ранее трудился заявитель. Сократить временные расходы можно лишь при наличии ксерокопии рассматриваемого документа. Согласно установленным правилам, копия трудовой не имеет юридической силы, несмотря на наличие печати компании или подписи должностных лиц. Однако наличие этого бланка позволяет человеку получить информацию обо всех компаниях, где ранее велась трудовая деятельность. Реквизиты, зафиксированные в данном документе, помогут с легкостью отыскать бывших работодателей и получить все необходимые сведения, которые будут занесены в дубликат.
Восстановление трудовой книжки, если она утеряна работодателем
Как мы уже отмечали ранее, руководство компании несет полную ответственность за сохранность рассматриваемого акта на протяжении всего отрезка времени сотрудничества с конкретным работником. Нередки ситуации, в которых администрация компании теряет кадровую документацию. Причиной утери бланков может быть халатность работников кадровой службы, переезд и другие форс-мажорные обстоятельства. В такой ситуации, руководитель компании обязан завести работнику дубликат трудового документа.
Инициировать эту процедуру можно лишь после получения письменной заявки от самого работника. В содержательной части заявления следует указать, что в дубликате должна содержаться полная информация о трудовом стаже работника. Как правило, руководство компании полностью удовлетворяет просьбу заявителя. Однако в некоторых случаях руководство может отказать от оформления нового бланка. В этом случае, работник может пригрозить начальству обращением в органы контроля, поскольку утеря трудовой является грубым административным правонарушением.
При восстановлении трудовой, руководству компании необходимо собрать специальную комиссию. Задачей этой комиссии является выявление степени вины руководства компании. Как правило, создание подобного собрания необходимо в случае массовой утери документов. Обращение в инспекцию по решению трудовых споров или судебные органы позволяет значительно ускорить проведение рассматриваемой процедуры. После того как комиссия докажет вину нанимателя, в отношении руководства компании будут наложены штрафные санкции. Помимо штрафа, директору компании потребуется оплачивать дополнительные пени за каждый день просрочки. Также, сотруднику положены дополнительные финансовые компенсации в случае нарушения сроков оформления дубликата.
Утеря работодателем трудовой книжки является поводом для оформления нового документа. Людям, столкнувшимся с данной ситуацией, рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Восстановлением всей информации о длительности профессионального стажа и всех местах трудовой деятельности обязан заниматься последний работодатель.
- Обращение в фирмы, специализирующиеся на решении подобных вопросов, может не только увеличить сроки восстановления документа, но и финансовые затраты.
- Не допускается самостоятельное внесение записей в полученный дубликат.
Сроки восстановления
Срок восстановления трудового документа составляет около тридцати дней. Однако данный срок может быть продлен, если компания, где ранее трудился работник, была ликвидирована. Каждый случай, связанный с утерей трудовой, следует рассматривать в индивидуальном порядке. Но в действующих законах говорится о том, что срок восстановления бланка составляет ровно один месяц. У многих людей, столкнувшихся с трудностями во время восстановления информации о профессиональном стаже, возникает паника. В такой ситуации не следует нервничать. В первую очередь следует подготовить заявку на имя генерального руководителя компании, где ранее трудился сотрудник.
При отсутствии возможности установить контакт с представителями организации, работник не сможет внести соответствующую отметку в трудовую книгу. Как правило, в этой ситуации все записи, связанные с конкретной организацией, просто не вносятся в дубликат. Именно поэтому очень важно найти всех прошлых работодателей, обратившись во все вышеперечисленные учреждения. Своевременное обращение в соответствующие инстанции позволит значительно сократить риск потери ценных сведений.
Выводы (+ видео)
В данной статье мы рассмотрели порядок восстановления трудового документа. При возникновении подобной ситуации, труженику следует обратиться к последнему работодателю. В действующих законах приводится подробное описание процесса восстановления сведений о трудовом стаже. Соблюдение правил, изложенных в нормативных актах, является гарантом достижения нужного результата.
