Унифицированная форма Т-7 графика отпусков

Составление графика отпусков осуществляется в соответствии со специализированной формой под номером «Т-7». Согласно установленным правилам, график отпусков на будущий год разрабатывается руководством компании в последние месяцы календарного года. Подготовленный график должен быть внедрен в эксплуатацию не позже пятнадцатого декабря. При составлении подобного регистра необходимо учитывать как требования руководителя компании, так и желания работников. Согласно установленным правилам, отпуск труженика не должен оказывать негативного воздействия на результативность производства. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как заполнить график отпусков.

как заполнить график отпусков
График отпусков — бланк и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

По какой форме составляется график отпусков

Рассматриваемый документ является своеобразным регламентом, регулирующим очередность предоставления обязательного трудового отпуска. В действующих нормативных актах говорится о том, что график отпусков, разработанный руководством фирмы, должен в обязательном порядке исполняться личным составом. Также нужно отметить, что формирование подобной документации является обязательным требованием для всех субъектов предпринимательской деятельности. Говоря простыми словами, график отпусков должен в обязательном порядке использоваться каждой организацией, независимо от её формы, размера и вида деятельности. Нарушение этого правила может повлечь за собой штрафные санкции, в виде административной ответственности.

Согласно установленным правилам, юридические лица, нарушившие правила предоставления отпуска своим сотрудникам, должны выплатить штраф объемом от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. В случае грубого нарушения, органы контроля могут остановить деятельность компании на три месяца. Следует упомянуть, что штрафные санкции могут быть наложены не только на саму фирму, но и на её работников. Величина штрафа в отношении должностных лиц варьируется от одной до пяти тысяч рублей. Также следует упомянуть о том, что владельцы ИП имеют право не составлять подобные документы. В данном случае, время предоставления отпуска отдельно согласовывается с каждым работником.

Выше мы уже отмечали, что для формирования порядка предоставления обязательного отпуска используется специальная типовая форма. Заполненный документ должен быть заверен руководителем кадровой службы и собственником фирмы.

Унифицированная форма Т-7 графика отпусков заполняется согласно стандартному порядку.

В верхней части бланка фиксируется дата заполнения документа, а также приводится информация о самой компании. Помимо этого, здесь нужно указать год, который используется в расчётах. В заключительной части «шапки», руководитель компании должен поставить отметку, подтверждающую факт учета мнения профсоюза. График отпусков имеет форму таблицы, содержащей десять столбцов:

  1. Наименование отдела.
  2. Перечисление должностных позиций, согласно штатному расписанию.
  3. Информация о работнике.
  4. Порядковый номер труженика согласно табелю.
  5. Продолжительность отпуска.
  6. Поле для отметки с датой планового отпуска.
  7. Поле для отметки фактического отбытия в отпуск.
  8. Графа для указания причины переноса отпуска.
  9. Поле для указания даты, на которую переносится отпуск.
  10. Столбец для внесения примечаний.
пример заполнения графика отпусков
График отпусков определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков, причем обязателен он как для работодателя, так и для работника

Особенности составления графика

Проектирование рассматриваемого документа – сложная задача. Сотрудники кадровой службы, ответственные за формирование графика, обязаны учитывать как величину штата, так и многие организационные моменты. Ниже мы предлагаем рассмотреть ключевые тонкости, связанные с данным бланком.

Что отражается в бланке

Унифицированную форму «Т-7» можно разделить на две условных части. Первая часть предназначена для указания информации о самой компании. В этой части указывается наименование организации, дата составления бланка и информация об органе, утвердившем саму форму. При заполнении этой части необходимо в обязательном порядке внести отметку о согласовании очередности предоставления отпусков с профсоюзной организацией. При отсутствии данного органа внутри компании делается соответствующая отметка. Заполненный акт должен содержать личную подпись руководителя и дату ознакомления с документом.

Следующая часть документа – таблица, состоящая из десяти столбцов. Здесь важно отметить, что на каждого работника приходится отдельная строка. В первой графе указывается наименование отдела, где осуществляется трудовая деятельность работника. В следующем столбце ставится отметка о занимаемой должности. В третьей колонке указывается фамилия, имя и отчество труженика. В четвертом столбце фиксируется табельный номер работника.

Вторая часть таблицы содержит в себе различную информацию об отпуске. При заполнении пятой колонки следует указать общую продолжительность отпуска, предоставляемого конкретному труженику. Здесь важно учитывать не только основной, но и дополнительные виды отпуска. Согласно правилам, установленным на законодательном уровне, минимальная продолжительность этого периода составляет двадцать восемь дней. Таким отпуском может воспользоваться каждый работник, осуществляющий трудовую деятельность в штате данной компании более полугода. Нужно отметить, что работники, не полностью потратившие прошлогодний отпуск, имеют законное право отгулять «пропущенные» дни в новом году.

В следующей колонке указывается предполагаемая дата отбытия в отпуск. В том случае, когда руководство компании знает о том, что конкретный работник может нарушить сроки отбытия, указывается лишь месяц предоставления отпускных дней. В седьмом столбце фиксируется информация о фактической дате начала отпуска. Следующие два столбца заполняются только в той ситуации, когда дата предполагаемого и фактического отбытия не совпадают. Здесь же следует указать основание для переноса даты. Как правило, в качестве основания используются распорядительные акты от руководства фирмы или заявления, поступающие от самих работников. В последней графе фиксируются различные примечания, связанные с конкретным работником.

Учитывается ли мнение работника

Как показывает практика, многие работодатели предпочитают учитывать мнение персонала при составлении рассматриваемого документа. Эксперты рекомендуют осуществлять сбор информации в письменной форме, для того, чтобы предотвратить развитие возможных конфликтов.

Здесь следует отметить, что в действующих законах отсутствует регламент, обязующий работодателя в обязательном порядке учитывать мнение работников. Единственным исключением из этого правила является льготная категория тружеников. При составлении графика отпусков, работникам кадровой службы необходимо найти компромисс, который не только удовлетворит желания сотрудников, но и не нанесет вреда работе компании.

 правильно
График отпусков обеспечивает право работников на ежегодный отдых

Существующие правила оформления и внесения изменений

Правила составления документа и внесения корректив регулируются действующим законодательством. Помимо Трудового Кодекса, лицу, составляющему график, нужно учитывать требования Госкомстата. Все требования данной инстанции изложены в постановлении от пятого января две тысячи четвертого года «Об утверждении унифицированных форм».

Согласно установленным правилам, работодателю необходимо получить в течение года информацию от работников о желании уйти в отпуск в конкретном месяце. На основе этих данных и личного решения руководства составляется акт. Заключительная форма документа должна быть утверждена за несколько недель до окончания отчетного периода (календарный год). В две тысячи восемнадцатом году дата утверждения документа назначена на 17 декабря.

Этапы составления отпускного графика

Правильно составить расписание очередности отпуска довольно сложно. Данный процесс имеет множество подводных камней, что нередко становится причиной допущения различных ошибок. Именно поэтому, лицам, формирующим данный документ, необходимо придерживаться строгого порядка составления бланка.

Заполнение

При заполнении документа, работнику кадрового отдела необходимо внести информацию в главные разделы таблицы:

  1. Второй столбик – здесь нужно указать должность, занимаемую работником.
  2. Четвертый столбик – в этой графе указываются табельные номера, присвоенные каждому работнику. В случае отсутствия подобной практики, графа остается пустой.
  3. С седьмого по девятый столбец – в этих разделах таблицы указывается порядок предоставления отпуска. Дата возвращения работника к исполнению своих обязательств фиксируется в седьмом столбце.
  4. Восьмой столбец – заполняется только в случае переноса даты отбытия в отпуск.

Важно отметить, что руководству организации предоставляется возможность видоизменения формы, путем внедрения дополнительного раздела. В данном разделе каждый работник компании должен поставить свою подпись, подтверждая факт ознакомления с документом.

Согласование с профсоюзом (при необходимости)

Несмотря на то что утвердить расписание очередности предоставления отпускных дней может только руководитель фирмы, полностью заполненный бланк должен быть представлен на рассмотрение профсоюзной организации. Компании, имеющие развитую внутреннюю структуру с крупным штатом, обязаны начать разработку графика с началом четвертого квартала. Важно отметить, что документ, не переданный профсоюзу для ознакомления, не имеет юридической силы. Единственным исключением являются те фирмы, что не имеют данный орган в своей структуре.

Подписание

Заполненный журнал должен содержать подпись составителя или руководителя кадрового отдела. После этого график передается профсоюзной организации, что подтверждается соответствующей отметкой. Документ, готовящийся к вводу в эксплуатацию, заверяется подписью генерального директора.

в течение года
При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время

Утверждение

Право утверждения расписания отдыха трудящихся предоставляется только непосредственному собственнику фирмы. Важно отметить, что на этом этапе многие предприниматели допускают различные ошибки. Правильно составленный документ в обязательном порядке должен содержать в себе подпись генерального директора и руководства отдела кадров.

Ознакомление

Согласно нормативным актам, регулирующим правоотношения между администрацией компании и трудовым коллективом, каждый работник должен быть в обязательном порядке ознакомлен с графиком. Для этой цели можно видоизменить рассматриваемую форму путем внесения дополнительного раздела, где сотрудники предприятия будут оставлять свою подпись. Также руководство компании может создать отдельный журнал для подписи работников. Каждый работник должен быть ознакомлен с датой отбытия в отпуск за несколько недель до его начала. Некоторые предприниматели вывешивают копию рассматриваемого документа на специальной информационной панели.

Отбытие в отпуск (перенос отпуска)

Факт отбытия в отпуск фиксируется непосредственно в последний день трудовой деятельности работника. В случае переноса отпуска, руководству компании необходимо внести коррективы в расписание. В качестве основания для изменения даты могут использоваться заявки, поступающие от работников или приказы, изданные руководителем фирмы. Важно обратить внимание на то, что перенос допускается всего один раз в течение года.

Образцы составленного графика (в Excel и Word)

Ниже представлен пример заполнения графика отпусков в программе MS Word:

график отпусков образец заполнения
График отпусков, или унифицированная форма Т-7, обязателен для работодателя

График отпусков, образец заполнения в MS Excel:

унифицированная форма Т-7 графика отпусков
Унифицированная форма Т-7 — график отпусков отражает распределение ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год

Правила хранения документа

Согласно установленным правилам, рассматриваемый вид документов должен храниться на территории организации в течение двенадцати месяцев после истечения срока действия. Данное правило, установлено приказом Министерства Культуры РФ под номером пятьсот пятьдесят восемь. Говоря простыми словами, график отпусков на две тысячи восемнадцатый год должен храниться на территории предприятия до окончания две тысячи девятнадцатого года. Документы, у которых истек срок хранения, должны быть уничтожены согласно действующим нормативам.

Выводы (+ видео)

В данной статье был рассмотрен вопрос о том, как выглядит форма «Т-7». В заключение нужно отметить, что данный локальный акт является обязательным для всех юридических лиц. При составлении бланка необходимо учитывать все требования профсоюза и органов контроля. Рассматриваемый документ должен быть введен в эксплуатацию за две недели до начала нового отчетного периода. Внесение корректив и исправлений допускается только при наличии письменных оснований.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Кто в Бизнесе.ру
Добавить комментарий

:) :D :( :o 8O :? 8) :lol: :x :P :oops: :cry: :evil: :twisted: :roll: :wink: :!: :?: :idea: :arrow: :| :mrgreen:

10 + 3 =