Должностная инструкция администратора гостиницы

Многие клиенты отеля воспринимают администратора заведения как его владельца. Именно от его манеры общения с постояльцами зависит репутация гостиницы и ее имидж. Данный сотрудник должен быть компетентным специалистом, имеющим соответствующую квалификацию. От его обаяния, настроя и поведения зависит количество гостей. Раздраженный персонал с негативным отношением к клиентам может стать причиной того, что гости откажутся повторно останавливаться в конкретном отеле. Это означает, что должность администратора является ответственной позицией. При выборе работника на эту роль, владелец бизнеса должен тщательно проанализировать все достоинства и недостатки кандидатов. В данной статье мы предлагаем рассмотреть должностные обязанности администратора гостиницы и обсудить порядок отбора соискателей на эту вакансию.

Администратор гостиницы: история профессии

Средневековые постоялые дворы являются прародителями современных гостиничных комплексов. Именно в те времена появилась должность администраторов. Функции обслуживания гостей брали на себя владельцы подобных заведений. Помимо встречи гостей, они разрабатывали порядок осуществления различных мероприятий и следили за обслуживанием посетителей. В те времена, постоялый двор считался семейным бизнесом. Глава семейства возлагал на себя обязанности по управлению постоялым двором. Остальные члены семьи выполняли роль прислуги, занимаясь обслуживанием гостей.

Именно постоялые дворы являются базовой основой туристического бизнеса. Их устои и порядки учитывались при создании современных отелей и гостиниц. Важно понимать, что владелец подобного бизнеса не может самостоятельно решать все организационные вопросы и следить за порядком в заведении. Именно поэтому часть основных функций руководителя передается нанятому персоналу. Администратора гостиницы можно рассматривать как наемного работника, занимающего руководящий пост. На его плечи ложится вся ответственность за результаты осуществленных хозяйственных операций.

Плюсы и минусы такой должности, ее особенности

Оценка достоинств и недостатков каждой профессии основывается на функциональных обязанностях лица, занимающего конкретную должность. Подобные особенности должны обязательно учитываться при выборе специальности. Среди плюсов должности администратора отеля необходимо выделить востребованность специалистов. Человек, занимающий подобную должность, должен обладать устойчивостью к стрессу и уметь пресекать развитие конфликтов. Работа на этой должности способствует развитию коммуникабельности. Среди неоспоримых достоинств этой должности следует подчеркнуть отсутствие необходимости получения узкопрофильных навыков. Еще одним плюсом подобной работы является высокая заработная плата.

Однако у этой профессии имеется ряд значимых недостатков. В большинстве современных отелей, администраторы работают в сменном режиме. Такой распорядок работ подразумевает интенсивный труд не только в течение дня, но и в ночное время. Администратор гостиницы должен принимать активное участие в урегулировании конфликтов между постояльцами заведения и персоналом. Также следует помнить о том, что данный работник является материально ответственным лицом.

Должностная инструкция администратора гостиницы

Должностная инструкция для персонала отеля должна разрабатываться с учетом основных функций, которые нужно выполнять работнику. Помимо этого, данный документ должен содержать информацию об иерархической структуре компании. Многие специалисты рекомендуют включить в должностные инструкции раздел, посвященный личным качествам человека, что желает получить рассматриваемую должность. Ниже мы предлагаем рассмотреть основные разделы должностных инструкций.

Общие положения

Этот раздел документа содержит в себе сведения о том, что работник, занимающий должность администратора, относится к категории администрации компании. В этом параграфе следует указать порядок принятия в должность и расторжения трудового контракта. При составлении этого раздела рекомендуется зафиксировать основные требования в отношении профессиональных навыков претендента на открытую вакансию.

Несмотря на то что должность администратора считается руководящей, специалист находится в прямом подчинении менеджера подразделения. Однако принимать на работу или увольнять сотрудника может только генеральный директор бизнеса. Как правило, на вакансию администратора рассматриваются только претенденты, обладающие высшим профессиональным образованием. Здесь следует отметить, что претенденты, не имеющие профессионального опыта, также могут получить рассматриваемую должность. Одним из главных требований к соискателям является свободное владение иностранным языком.

Претендент на рассматриваемый пост должен тщательно изучить внутренний распорядок отеля и технику безопасности. Отдельного внимания заслуживает изучение правил предоставления подобных услуг. Помимо этого, перед вступлением в должность, работник должен изучить эвакуационный план и порядок регистрации посетителей. В обязанности администратора входит работа с контрольно-кассовыми устройствами. Это означает, что претендент на открытую вакансию должен обладать соответствующими навыками. Перед тем как приступить к выполнению должностных обязательств, необходимо тщательно изучить структуру отеля и систему его управления. Данные знания потребуются непосредственно в процессе работы.

Обязанности специалиста

Должностная инструкция администратора гостиницы содержит в себе информацию о функциональных обязанностях специалиста. Среди них следует выделить встречу гостей заведения, проведение переговоров и контроль над сервисом. Основной задачей администрации отеля является координация работы персонала. Администратор должен не только бронировать номера и выдавать ключи клиентам, но и проводить консультации, касаемо работы отеля. Среди основных обязанностей специалиста следует выделить:

1. Бронирование комнат и встречу гостей.
2. Регистрация документов посетителей и прием платежей.
3. Ведение отчетных документов и предоставление консультационных услуг потенциальным клиентам.
4. Контроль качества сервиса и поддержание порядка в заведении.
5. Разрешение возможных конфликтов и координация действий наемных работников.

Одной из непосредственных обязанностей специалиста является учет номеров, занятых клиентами. Среди дополнительных обязательств следует выделить такие функции, как контроль над клининговой службой, порядком смены белья и сервисных работ. Функции контроля распространяются на весь персонал отеля. Это означает, что специалист обязан координировать работу всего заведения, учитывая обязанности каждого работника. Помимо управления гостиничным бизнесом, администратор осуществляет финансовую деятельность. В его обязанности входит приобретение хозяйственного инвентаря, расчет с клиентами и перечисление полученных средств на банковские счета компании.

Права

Вместе с богатым набором должностных обязательств, специалисту предоставляются широкие полномочия. Работнику предоставляется право изучения всех документов, касающихся порядка обслуживания гостей. Данный сотрудник может вносить собственные рекомендации по проведению мероприятий, направленных на улучшение обслуживание гостей. Помимо этого, следует выделить следующие права работника:

1. Самостоятельное выявление и устранение недоработок в организации работы отеля.
2. Совместная деятельность со смежными подразделениями с целью выполнения основных обязательств.
3. Привлечение остальных сотрудников компании к выполнению работ, необходимых для улучшения качества сервиса.

Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что работа администрация тесно взаимосвязана с работой управляющего всем отелем. Главным правом администратора является требование создания всех условий, необходимых для выполнения должностных обязательств. Важно отметить, что руководство компании не обязано выполнять все рекомендации, полученные от специалиста. Руководитель компании может сократить этот список и добавить в него новые пункты по своему усмотрению. Главной задачей лица, составляющего должностные инструкции, является разработка четкой структуры плана выполнения работ, согласно которому будет действовать нанятый специалист.

Налагаемая ответственность

Права и функции администратора гостиницы являются основными разделами должностной инструкции. Данный документ должен обязательно содержать информацию об уровне налагаемой ответственности. Работник, нарушающий должностные инструкции и не соблюдающий порядок, установленный внутри компании, может быть привлечен к административной ответственности. Важно отметить, что должностные обязанности специалиста прописываются не только в должностных инструкциях, но и во внутренних нормативах компании. Такие документы утверждаются приказом, выпущенным руководством компании. Работник должен понимать, что любое отклонение от техники охраны труда, правил пожарной и трудовой безопасности может привести к негативным последствиям. Подобные нарушения могут способствовать тому, что клиенты заведения получат вред для своего здоровья.

Важно отметить, что работники, виновные в возникновении обстоятельств, угрожающих здоровью и жизни клиентов отеля, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Степень вины определяется отношением персонала к своим должностным обязательствам. Работники, нарушающие сроки выполнения задач, поставленных руководством, могут получить выговор. Подобное дисциплинарное наказание предусмотрено для тех специалистов, которые не владеют информацией о состоянии номеров и количестве клиентов.

Общие требования, предъявляемые к работнику

Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что администратор является своеобразной визитной карточкой заведения. Это означает, что процесс выбора специалиста на эту должность заслуживает повышенного внимания. Соискатель этой вакансии должен обладать не только соответствующим уровнем знаний, но и практическим опытом работы в гостиничном бизнесе. Диплом о высшем уровне образования является свидетельством того, что конкретный человек желает получать новые знания и постоянно работает над своими личностными качествами. Наличие профессионального опыта гарантирует, что выбранный претендент знает все нюансы и тонкости гостиничного бизнеса. Выбор опытных специалистов позволяет значительно снизить временные и денежные затраты на обучение персонала. Многие руководители подобных компаний хотят видеть в своих рядах работников, владеющих компьютерной грамотностью.

В современных условиях бизнеса, отсутствие навыков работы с компьютером можно рассматривать как признак недостатка образования. Этот фактор может свидетельствовать о том, что конкретный работник не желает проходить обучение и развивать свои профессиональные навыки. Также следует отметить, что знание иностранного языка не является обязательным требованием к специалисту. Однако владение английским языком, может выгодно выделить претендента на фоне его конкурентов.

Как показывает практика, люди, владеющие иностранными языками, получают более высокую оплату в сравнении со своими коллегами.

Одним из главных требований к претенденту является знание основ работы с учетной и финансовой документацией. В бланках, составленных специалистом, должны отсутствовать орфографические и грамматические ошибки. При собеседовании с претендентом особое внимание уделяется его речи. Грамотная манера общения и отсутствие словесных оборотов с двусмысленным значением значительно повышают шансы на получение должности. Перед тем как назначить специалиста на должность, руководство компании проводит различные тесты с целью выявления уровня психологической устойчивости к стрессовым факторам. Неумение противостоять конфликтам может перечеркнуть все положительные качества личности.

Средний заработок администратора гостиницы

Рассматривая вопрос о том, что входит в обязанности администратора гостиницы, необходимо немного отклониться от темы и обсудить заработок специалистов. Уровень оплаты труда зависит от региона, где расположена конкретная гостиница. Помимо этого, следует учитывать репутацию заведения и качество сервиса.

Такие факторы, как профессиональный опыт, владение иностранными языками и другие качества могут оказать непосредственное влияние на величину заработка работника. Средний уровень оплаты варьируется от двадцати до пятидесяти тысяч рублей. Труженики, работающие в столичных заведениях, могут рассчитывать на более высокий заработок. Важно отметить, что работникам предоставляются дополнительные льготы. К таким льготам можно отнести оплату телефонной связи и питания. Некоторые работодатели предоставляют своим труженикам билеты на различные общественные мероприятия.

Где можно пройти обучение на администратора гостинцы

Получить специальность администратора можно в высшем учебном заведении. Выпускники институтов по другим специальностям могут получить второе образование в профильных колледжах. Помимо этого, существуют специальные курсы, где преподаются основы данной профессии. Продолжительность обучения варьируется от одного до двенадцати месяцев.

Человек, желающий получить должность в международной гостинице, должен обязательно освоить один из иностранных языков. Важно отметить, что молодые компании, работающие в гостиничном бизнесе, предпочитают брать выпускников колледжей, не имеющих профессионального опыта. Выбор подобных кадров позволяет значительно сэкономить деньги на оплате труда. Сами работники получают возможность получить практический опыт, который им пригодится в дальнейшей трудовой деятельности.

Правила составления резюме на эту должность

Для того чтобы получить рассматриваемую должность, человеку необходимо грамотно составить резюме. Этот документ является своеобразной рекламой деловых, личностных и профессиональных качеств. От содержания этого документа зависит конечное решение руководства.

При составлении резюме необходимо уделить повышенное внимание уровню образования. Следует обязательно перечислить все дополнительные курсы, где обучался работник. Многие специалисты рекомендуют соискателям указывать не только конкретные компании, где они работали ранее, но и практические навыки, которые они получили на этом месте. Помимо всего вышеперечисленного, в резюме следует указать уровень владения иностранным языком, компьютерными программами и подчеркнуть другие профессиональные достоинства. Грамотное резюме значительно повышает шансы на получение желаемой должности.

Выводы (+ видео)

В данной статье мы рассмотрели основные обязанности администратора отеля. Специалист, занимающий эту должность, является одним из самых важных сотрудников. От качества выполнения работ зависит репутация заведения и количество клиентов. Именно поэтому эксперты советуют выбирать претендентов, имеющих профессиональный опыт и положительные рекомендации.