Фирменную печать можно причислить к основным инструментам делопроизводственного процесса. Но нужно отметить, что нормативно-правовые законы не содержат в себе информацию об обязательном наличии данного предмета у индивидуальных предпринимателей. В некоторых случаях предпринимательская деятельность может вестись без данного инструмента. Важно обратить внимание на то, что при отсутствии печати, деятельность ИП имеет ряд ограничений. Давайте разберем, нужна ли печать ИП, и в каких ситуациях можно обойтись без данного инструмента делопроизводства.
Как осуществляется деятельности ИП без печати
В действующем законодательстве отсутствует регламент, обязывающий каждого предпринимателя оформлять фирменный оттиск. Это означает, что каждому субъекту малого бизнеса предоставляется возможность самостоятельно выбирать регистрировать личный оттиск. Как показывает практика, для заверения внутренней и исходящей документации достаточно только подписи руководителя ИП.
Важно обратить внимание, что многие предприятия, сотрудничающие с таким предпринимателем, могут затребовать письменное объяснение об отсутствии фирменного оттиска. В некоторых случаях договоры, заверенные лишь подписью руководителя ИП, могут быть признаны контролирующими органами, как недействительные и не имеющие должной юридической силы. Помимо этого, предпринимателя, работающего без печати, могут заподозрить в мошеннической деятельности. Для предоставления гарантий контрагентам необходимо составить письмо, содержащее информацию об отсутствии личного оттиска.
Данное уведомление составляется в свободной форме. Однако, согласно установленным правилам, в тексте письма необходимо указать реквизиты ИП. Как правило, указывается фамилия, имя и отчество владельца бизнеса, номер ИНН и код ОГРНИП. В заключение уведомления приводится образец подписи предпринимателя. Важно обратить внимание на то, что крупные организации отказываются сотрудничать с субъектами малого бизнеса, не имеющими печати. Изготовить данный инструмент можно в течение всего одного дня. Это означает, что в случае возникновения необходимости, предприниматель может оформить штамп за короткий срок.
Необходимость использования лично оттиска
Обязательна ли печать для ИП? В том случае, если предприниматель работает один, необходимость в оформлении печати отсутствует. Однако при создании штата наемных работников потребуется заказать личный оттиск, который будет использоваться при заполнении трудовой книги и других документов. Также существует ряд других случаев, в которых потребуется наличие штампа. К таким ситуациям можно отнести:
- Составление кассовых документов и путевых листов.
- Работа с документами, попадающими под категорию «Бланки строгой отчетности». Такие бланки должны быть заверены не только подписью предпринимателя, но и фирменным штампом. Каждый предприниматель, чья деятельность связана с получением финансовых средств от граждан, должен в обязательном порядке оформить фирменный штамп.
- Открытие расчетного счета. Необходимость наличия фирменной печати для открытия расчетного счета возникает далеко не всегда. Многие финансовые учреждения выдвигают такие требования для тех компаний, что планируют работать с чековыми книгами и другими финансовыми документами.
- Получение заказов от государственных учреждений. Получить госзаказ без наличия оттиска невозможно.
Многих предпринимателей интересует вопрос: на основании какого закона ИП может вести свою деятельность без печати. В четыреста тридцать четвертой статье Гражданского Кодекса говорится о том, что договора для заключения сделок составляются в свободной форме. Именно этот закон, можно использовать в качестве основания для объяснения факта отсутствия печати. Нужно отметить, что в действующем законодательстве содержится перечень документов, которые в обязательном порядке должны быть заверены фирменным оттиском.
В современных реалиях бизнеса наличие печати в документах является своеобразным гарантом исполнения договорных обязательств. Именно это обстоятельство заставляет крупные организации требовать от своих контрагентов заверения документов фирменными оттисками. Важно обратить внимание на то, что согласно закону, наличие подписей сторон в заключенном соглашении придает документу необходимую юридическую силу.
Преимущества и недостатки наличия фирменного оттиска
Разбирая вопрос о том, может ли ИП работать без печати нужно отметить тот факт, что наличие печати дает предпринимателю ряд преимуществ. Все плюсы и минусы наличия данного инструмента перечислены в таблице ниже:
|
Достоинства |
Недостатки |
| Возможность сотрудничать с крупными организациями и государственными заказчиками | Увеличение статьи расходов, связанных с изготовлением и последующим обслуживанием |
| Позволяет привлекать наемных работников к трудовой деятельности | Необходимость использования при составлении всех документов |
| Возможность отказа от использования кассового аппарата (При определенных режимах налогообложения) | Высокие риски, связанные с кражей или потерей оттиска |
| Увеличивается статус ИП в глазах контрагентов | |
| Снижение риска подделывания финансовой документации |
Какой должна быть печать ИП
Органы, контролирующие деятельность субъектов малого предпринимательства, выдвигают ряд требований к штампам, которые используются для заверения документов. На сегодняшний день допускается возможность использования фирменных оттисков, имеющих квадратную, прямоугольную или круглую форму. Для каждой из форм печати установлены определенные стандарты. Длина прямоугольной печати должна составлять от семидесяти до ста миллиметров. Диаметр круглой печати может варьироваться от тридцати восьми до сорока двух миллиметров.
Важно обратить внимание, что личный оттиск не должен содержать в себе символы, напоминающие государственный герб, логотипы других организаций или муниципальных учреждений.
Индивидуальному предпринимателю в личном оттиске необходимо указать регион, организационно-правовую форму бизнеса, код ОГРНИП и ИНН. Согласно установленным правилам, ИП могут использовать как ручные, так и автоматические оттиски.
Специалисты, занимающиеся изготовлением фирменных штампов, имеют специальные каталоги, где размещены различные виды дизайна этого инструмента. Предпринимателю необходимо лишь выбрать тот, который ему больше понравится. Многие предприниматели часто используют «Самонаборные оттиски». Такие печати состоят из комплекта пластин, содержащих различный текст. Использование данного инструмента позволяют изменять текст печати.
Давайте сделаем небольшое отступление и поговорим о том, как ИП подписывать документы без печати. При отсутствии фирменного оттиска предпринимателю необходимо указать в заполняемом документе свои реквизиты. Среди обязательных реквизитов следует выделить идентификационный налоговый номер, код ОГРНИП и фамилию владельца бизнеса. Заполненный документ заверяется личной подписью.
Процесс заказа
Заказать изготовление печати можно в любом специализированном сервис центре. Предпринимателю потребуется выбрать внешний вид инструмента и указать всю необходимую информацию, которая будет содержаться в оттиске. Важно обратить внимание на то, что ручные печати стоят значительно дешевле автоматических, за счет своих габаритов. Автоматический штамп более удобен в использовании при большом объеме документооборота. Стоимость изделия может варьироваться от двухсот до двух тысяч рублей. Нужно отметить, что срок изготовления инструмента может составлять как один день, так и одну неделю.
Большинство специализированных организаций, занимающихся изготовлением печатей, имеют большие каталоги с различным ассортиментом. Качество печати зависит от производителя инструмента. Как правило, китайские изделия имеют невысокую стоимость и короткий эксплуатационный срок.
Для заказа печати потребуется предоставить специализированному центру пакет документов. В первую очередь — это заявка на изготовление печати и паспорт её будущего владельца. Помимо этого, потребуются свидетельства, полученные в ЕГРИП и ФНС. После этого останется лишь оплатить услуги центра и дождаться изготовления инструмента. Для получения заказа необходимо предоставить работнику центра документ, удостоверяющий личность. Важно обратить внимание на то, что при получении нового оттиска, предыдущие аннулируются.
Также следует о том, что далеко не каждый центр, занимающийся изготовлением фирменных оттисков, изготавливает качественный инструмент. Довольно часто в данной сфере наблюдается мошенничество. На сегодняшний день существует много различных методов дополнительной защиты фирменной печати, которые позволяют избежать её подделки. К таким методам относится использование гравировки изображений и гильоширная сетка. Также предприниматель может нанести специальную химическую метку или использовать двумерный штрих-код.
Также следует отметить, что регистрация полученной печати в контролирующих учреждениях, не является обязательным процессом. Это означает, что регистрация оттиска осуществляется только по личному желанию предпринимателя. Для этого необходимо обратиться в местное отделение налоговой службы и ОВД. Помимо этого, штамп субъекта малого бизнеса может быть зарегистрирован в торгово-промышленной палате.
Прохождение процедуры регистрации данного инструмента позволяет получить преимущество в споре, связанном с подделкой оттиска. Как правило, контролирующие органы не осведомлены о количестве печатей у предпринимателя. Именно этот аспект становится причиной того, что суд признает действительным бланк, содержащий оттиск, не похожий на оригинальную печать ИП.
Различные нюансы и тонкости
В заключении необходимо рассмотреть часто задаваемые вопросы, связанные с печатями ИП. «ИП работает без печати, как подтвердить документально?» — один из наиболее актуальных вопросов на сегодняшний день. Для того чтобы это сделать, необходимо составить официальное письмо, которое будет передано всем контрагентам. В содержании письма необходимо указать все реквизиты ИП и данные предпринимателя. Данный шаг позволяет вести предпринимательскую деятельность без личного оттиска.
Довольно часто задается вопрос о том, что делать в случае кражи или утери данного инструмента. Такая ситуация может возникнуть у каждого человека. Для того, чтобы избежать возможных негативных последствий утери личной печати, необходимо обратиться в правоохранительные органы. Далее следует придерживаться следующего порядка действий:
- Обратиться в ОВД для получения справки, позволяющей заказать новый оттиск.
- Разослать письменные уведомления всем контрагентам с информацией об утере личного оттиска.
- Обратиться в СМИ и печатные издания с просьбой о помощи в возвращении штампа.
- Обратиться в налоговую службу с просьбой об исключении печати из соответствующего реестра.
Далее следует рассмотреть порядок действий предпринимателя при закрытии бизнеса. В том случае, когда штамп не зарегистрирован в контролирующих органах, предприниматель может использовать его в качестве памятного сувенира. Зарегистрированный оттиск должен быть передан органу, аннулирующему предприятие. В этом случае, предприниматель должен подготовить соответствующее заявление для налоговой службы. Для передачи печати представителям ФНС потребуется иметь с собой копию паспорта. После того как оттиск будет уничтожен, предпринимателю выдается соответствующий документ.
Каждый предприниматель имеет право отказаться от использования печати. В этом случае, после уничтожения инструмента составляется соответствующий акт, который должен быть заверен подписью предпринимателя. Важно обратить внимание на то, что данная информация указывается в уведомлениях, которые рассылаются финансовым учреждениям и контрагентам.
