На первых этапах предпринимательской деятельности, многие новички ведут свой бизнес, не думая о наличии печати. Действующее законодательство разрешает субъектам малого бизнеса использовать личную подпись для заверения документов. В случае использования одной лишь подписи многократно увеличивается риск подделки документации. Также следует отметить, что многие крупные организации отказываются сотрудничать с фирмами, не имеющими личного оттиска. На определенном этапе расширения бизнеса предприниматель сталкивается с необходимостью получения фирменного клише. В данной статье мы предлагаем разобрать вопрос о том, что должно быть на печати ИП.
Требования к внешнему виду
На сегодняшний день отсутствуют стандарты для внешнего вида печати ИП. Это означает, что каждый предприниматель имеет право самостоятельно выбирать форму размеры собственного штампа. От внешнего вида рассматриваемого инструмента делопроизводства не зависят права организации, что позволяет предпринимателю выбирать между различными видами дизайна печати.
Также в действующем законе отсутствует регламент, обязующий ИП регистрировать личные штампы. Благодаря этому фактору, предприниматель может использовать несколько вариантов печатей. Важно обратить внимание, что существует ряд ситуаций, при которых ведение предпринимательской деятельности без печати невозможно. Одним из примеров такой ситуация является открытие расчетного счета в финансовом учреждении. Большинство банков просят ИП предоставить не только финансовую документацию, но и специальный бланк с наличием образца фирменного оттиска.
Наличие печати может потребоваться при ведении финансовой документации и заполнении трудовых книжек наемных сотрудников.
Многие предприниматели используют в своей деятельности несколько печатей. Квадратные и прямоугольные оттиски, используются для заверения локальных актов и внутренней документации. Во время документооборота с контрагентами и контролирующими учреждениями, как правило, используется круглая печать. Важно обратить внимание на то, что существует определенный ряд требований к данному инструменту:
- Диаметр круглой печати должен составлять не более сорока двух миллиметров.
- Штамп должен быть четким.
- Все реквизиты, указанные в оттиске должны быть легко читаемы.
Само изделие должно отражать определенные сведения, передающие информацию об ИП. Очень важно, чтобы данные сведения были информативны и лаконичны. Личная печать является одним из самых простых способов идентификации ИП. Также данный инструмент используется как дополнительный гарант защиты документов от возможной подделки. В последнее время, стало довольно модно наносить на личное клише гербовое изображение. Важно обратить внимание, что нанесение подобных рисунков не запрещается законом. Однако герб, нанесенный на фирменный штамп не должен совпадать с гербовой символикой разных стран или государственных учреждений. Также запрещается использовать на личных клише логотипы сторонних организаций.
Что указывать в штампе
Одним из важных моментов, связанных с печатью ИП, является информация, указанная на оттиске. Как правило, предприниматели указывают свою фамилию и инициалы, а также адрес компании. Данные сведения относятся к числу обязательных реквизитов. Также к этой категории можно отнести сведения о регистрационном номере предпринимателя. Одним из обязательных требований к личному штампу является наличие отметки «Индивидуальный предприниматель».
Помимо этого, можно указать дополнительные сведения. К дополнительным сведениям можно отнести производственную символику и логотип, а также дополнительные данные о компании. Данная информация является основными сведения, содержащимися в фирменном штампе. Организации, занимающиеся изготовлением фирменных штампов, могут предложить различные варианты дизайна данного инструмента, соответствующие всем установленным нормам и правилам.
Важно обратить внимание на то, что инициалы предпринимателя указываются в центре оттиска. Вокруг инициалов размещаются остальные обязательные реквизиты. В том случае, если на печать наносится герб компании или другая символика, относящаяся к конкретной компании – она размещается ровно посередине печати, под инициалами руководителя. Важно обратить внимание, что существует ряд рекомендаций в отношении реквизитов, что указываются на штампе ИП. Ниже, приведены основные требования для печати для ИП:
- Точное наименование компании, соответствующее регистрационному свидетельству.
- Наличие отметки об организационно-правой форме компании (в данном случае ИП).
- Месторасположение компании (город или регион).
- Код ОГРН (уникальная последовательность цифр, указанная в регистрационном свидетельстве).
Печать для ИП является одним из важных атрибутов делопроизводства. Наличие данного инструмента подтверждает серьезность намерений руководителя компании и является залогом надежности трудового сотрудничества. Важно обратить внимание, что действующее законодательство позволяет использовать несколько вариантов клише в процессе делопроизводства.
Разновидности печати
В большинстве случаев, во время внешнего документооборота используются штампы, имеющие круглую форму. Контролирующие органы требуют от организаций в обязательном порядке иметь в наличии круглое клише. Важно обратить внимание, что данное требование выдвигается исключительно в отношении юридических лиц. Также существуют треугольные, квадратные и прямоугольные виды штампов. Такие клише используются во время заверения локальных актов и бланков, использующихся во внутреннем документообороте. Несмотря на то что данное правило установлено только в отношении юридических лиц, индивидуальные предприниматели также предпочитают использовать круглые штампы. Такой инструмент является своеобразной визитной карточкой компании, наглядно демонстрирующей степень надежности ИП.
Существует немало разновидностей дизайна, рассматриваемого инструмента. Все варианты конструкций можно разделить на две основные группы: автоматические и ручные штампы. Помимо этого, существует самонаборное клише, использование которого позволяет изменять текст печати. Также существует множество различных методов защиты самой печати. Нанесение специальных меток и гравировок, позволяет минимизировать риск подделки заверенных документов.
Помимо, этого предприниматель может обратиться в контролирующие органы для регистрации образца личной печати. Данная необязательная процедура позволяет защитить предпринимателя от возможных неправомерных действий со стороны контрагентов. Образец печати может быть зарегистрирован как в налоговой службе, так и в торгово-промышленной палате. При регистрации печати необходимо зафиксировать её образец, во внутренних реестрах компании.
Важно обратить внимание на то, что указание точного адреса не является основным требованием со стороны проверяющих органов. Допускается указание конкретного региона либо города, где осуществляется предпринимательская деятельность. Помимо этого, код ОГРНИП, указывающийся на клише, также содержит всю необходимую информацию для контрагентов или ФНС.
В каких ситуациях нужна печать
Наличие печати для ИП может потребоваться при наборе сотрудников, а также на момент заполнения финансовых отчетов. Важно обратить внимание, что контролирующие органы предъявляют к частным предпринимателям ряд правил, которые должны соблюдаться в обязательном порядке. Также следует сказать о том, что многие крупные организации могут отказаться от сотрудничества с субъектами малого бизнеса не имеющими личного оттиска. Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что рассматриваемый инструмент является гарантом честности деловых отношений и демонстрирует высокий статус ИП.
Как правило, необходимость в получении печати возникает при привлечении к трудовой деятельности дополнительных работников. Трудовые книги, содержащие записи, заверенные лишь подписью нанимателя, не имеют должной юридической силы. Регламент, установленный действующим законодательством, говорит о том, что записи в трудовых книгах должны быть заверены штампом руководителя в обязательном порядке.
Фирменный штамп может потребоваться и при заполнении бланков из категории «документов строгой отчетности». К таким документам можно отнести кассовые бумаги, путевые листы и другие акты. Отсутствие клише может стать причиной отказа в сотрудничестве с организациями, занимающимися грузовыми перевозками и государственными учреждениями. Помимо этого, финансовые учреждения имеют полное право отказать предпринимателю, не имеющему собственного клише в открытии расчетного счета. Для банковских работников, фирменное клише является гарантией юридической прозрачности и финансовой честности предпринимателя.
Преимущества и недостатки
Важно обратить внимание, что с юридической стороны, наличие собственной печати ИП имеет ряд преимуществ. Владелец бизнеса получает высокий статус в глазах партнеров и контрагентов. Наличие фирменного штампа на договоре, демонстрирует желание предпринимателя соблюсти все условия сделки. Для того чтобы получить данный инструмент потребуется затратить всего один день. Ниже, приведен образец печати ИП, которую можно заказать в любом специализированном центре.
Для того чтобы оформить печать потребуется предоставить фирме, занимающейся изготовлением штампов стандартный пакет документов. Далее от предпринимателя потребуется лишь выбрать внешний вид и дизайн будущего изделия. В данном вопросе, очень важно, чтобы выбранное клише соответствовало всем требованиям контролирующих учреждений. Так как данный штамп будет использоваться для заверения всей документации следует выбирать те модели, что будут более удобны в использовании. Большинство экспертов рекомендуют выбирать более компактные модели с небольшими габаритами, так как печать будет часто использоваться во время «выездных» переговоров и заключения сделок.
