При взаимодействии с некоторыми государственными учреждениями, гражданину необходимо предоставить документ, для того чтобы подтвердить факт официального ведения трудовой деятельности. Согласно действующему распорядку, работодатель может отдать трудовую книгу труженику только при разрыве трудового соглашения. Из этого можно сделать вывод, что при необходимости получения этого документа, сотруднику выдается только официальная копия. Ниже мы предлагаем рассмотреть, как заверить копию трудовой книжки, а также поговорить о тонкостях и нюансах этого процесса.
Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки
Существует множество различных положений, в которых гражданину, ведущему трудовую деятельность, может потребоваться подтвердить данный факт. Согласно действующим правилам, данные документы хранятся в кадровом отделе компании, где осуществляется трудовая деятельность. Получить этот документ можно только в день увольнения. Это означает, что при появлении нужды передачи трудовой книги третьим лицам, составляется копия рассматриваемого документа.
Для того чтобы получить ксерокопию книги, работнику необходимо составить соответствующую заявку. В небольших частных компаниях, можно обратиться к руководителю лично. Срок составления данного документа составляет три рабочих дня, с момента получения заявки. Важно обратить внимание на то, что выданная копия должна соответствовать определенным стандартам. Срок действия рассматриваемого документа составляет тридцать календарных дней. Однако, если в течение этого времени в оригинальную книгу были внесены дополнения, полученная копия теряет свою юридическую силу.
На территории крупных компаний, оформлением документов работников занимаются представители кадрового отдела. Сотрудники этой структуры заполняют трудовые книжки работников и подготавливают их копии. В небольших компаниях данную функцию выполняет главный бухгалтер или директор. Согласно действующему законодательству, ксерокопия трудовой книги, заверенная руководителем, имеет ту же законную силу, что и оригинальный документ.
Заверенная копия трудовой может использоваться для предоставления государственным учреждениям и третьим лицам.
Давайте рассмотрим, для чего нужна заверенная копия трудовой:
- Оформление займа в банковской организации.
- При прохождении процедуры усыновления.
- При получении документов для выезда за рубеж.
- Для получения грантов и дотаций.
Рассматриваемый документ используется с целью доказательства факта ведения трудовой деятельности в течение определенного временного отрезка. Кроме вышеперечисленных ситуаций, необходимость получения ксерокопии трудовой может возникнуть при устройстве на вторую работу.
Правила заверения
Как уже было сказано выше, существует множество различных ситуаций, в которых может возникнуть необходимость предоставления ксерокопии трудовой книги, заверенной нанимателем. По требованию персонала, наниматель обязан подготовить официальную выписку из этого документа или оформить ксерокопию. Для получения необходимых бумаг, труженику компании необходимо составить заявление на выдачу копии трудовой, после чего, передать его начальнику кадровой службы.
Для того чтобы документ получил должную юридическую силу, необходимо правильно его заверить. Копия трудовой книги должна содержать отметку «Копия верна». Также рассматриваемый документ должен содержать в себе оттиск фирменного клише и роспись ответственного лица. Помимо вышеперечисленных отметок, необходимо указать фамилию и инициалы работника, который заверил выданный бланк.
Кто должен заверять
В действующем законодательстве говорится о том, что полномочия, касающиеся заверения копий личных документов работников, предоставляются ограниченному кругу лиц. Такие полномочия имеются у собственника фирмы и начальника кадровой службы. В мелких компаниях, данные обязанности возлагаются на главного бухгалтера.
Отдельного внимания заслуживает случай, в котором рассматриваемый бланк может потребоваться человеку, у которого отсутствует официальное трудоустройство. В такой ситуации следует обратиться в кадровый отдел по последнему рабочему месту. Согласно установленным правилам, специалисты этой службы не имеют права отказать в оформлении документа.
Требования по оформлению
Как показывает практика, необходимость в предоставлении полной ксерокопии трудовой возникает довольно редко. В большинстве случаев, государственные учреждения и банковские организации просят предоставить сведения об отдельных периодах, которые входят в общий трудовой стаж. В такой ситуации, достаточно снять ксерокопии с титульного листа, содержащего личную информацию, а также с тех страниц, что содержат сведения о конкретном временном отрезке. Согласно действующему законодательству, копия трудовой может быть изготовлена при помощи ксерокса или быть набранной на компьютере. По мнению специалистов, более целесообразно использование последнего метода, поскольку некоторые отметки могут быть внесены неразборчивым почерком.
Очень важно правильно заверить трудовую книжку, поскольку любое отступление от правил может привести к тому, что бланк потеряет свою юридическую силу. Действующее законодательство разрешает заверять как все страницы ксерокопии трудовой, так и последний лист данного документа. При использовании последнего варианта, необходимо сшить все перекопированные страницы. После того как все страницы будут тщательно прошиты, нитка выводится на последний лист. На завязанный узел приклеивается небольшой отрезок чистого листа, где указывается общее число страниц. Далее подготовленный акт заверяется подписью кадрового служащего. Отдельного внимания заслуживает процесс заверения печатью. Оттиск клише должен быть расположен так, чтобы охватить часть приклеенного бланка, последний лист и подпись заверителя.
Отдельного внимания заслуживает порядок заполнения последней страницы. Здесь следует внести отметку «Работает по настоящее время». Штамп должен охватывать как данную запись, так и часть подписи должностного лица. Оттиск, нанесенный на пустое поле, может стать причиной отказа в приеме документа различными инстанциями.
Сроки действия заверенной копии
Рассматриваемый документ обладает лимитированным сроком действия. Большинство государственных учреждений принимают ксерокопии трудовой лишь в течение тридцати дней с момента выдачи бланка. Это правило используется банковскими организациями и организациями, выдающими субсидии. Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что заверенная копия трудовой книги должна содержать в себе отметку о дате составления.
Сколько действительна копия трудовой? На этот вопрос существует несколько вариантов ответов. Как уже было сказано выше, срок действия данного документа составляет один месяц. Но как показывает практика, использовать полученный бланк можно до момента внесения новых сведений в оригинальную книжку. Именно после внесения новых записей, копия, сделанная ранее, теряет свою юридическую силу.
Заверяем для банка при получении кредита (особенности требований)
При обращении в банковскую организацию для получения кредитного займа, гражданину необходимо предоставить пакет обязательных документов. Одним из таких документов является копия трудовой книги. В том случае, когда данный документ имеется на руках, предоставление официальной копии не вызывает затруднений. Для этого следует обратиться в нотариальную контору и оплатить стоимость услуги. Для того чтобы заверить бланк у нотариуса, необходимо иметь документ, подтверждающий личность владельца трудовой книги. После соблюдения всех установленных правил, нотариус подготовит все необходимые копии и заверит их согласно установленному порядку. Длительность данной процедуры составляет около тридцати минут.
При наличии официального места трудовой деятельности данная процедура немного усложняется, поскольку документ хранится в кадровом отделе. В этой ситуации следует обратиться к руководству компании или сотрудникам кадровой службы. Для этого нужно составить соответствующую заявку, где нужно указать, что копия трудовой книги требуется для банка или другой государственной инстанции. Срок формирования документа составляет три рабочих дня. По истечении данного временного отрезка, служащие ОК обязаны предоставить заверенный дубль трудовой книги.
После получения документа, необходимо убедиться в наличии всех обязательных реквизитов.
Каждый лист ксерокопии должен содержать следующие пометки:
- Фразу «Экземпляр верен».
- Фирменный штамп.
- Образец росписи и расшифровывание ФИО кадрового служащего, осуществившего выдачу копии.
- Дату заверения.
Отсутствие любого из реквизитов, упомянутых выше, делает выданную копию недействительной. Следует сделать акцент на то, что последний лист, должен содержать запись «Работает по настоящее время». После этого, страница заверяется согласно вышеуказанному порядку.
Почему необходимо заверять последнюю страницу
Главная цель рассматриваемого документа, подтверждение информации о трудовом стаже и профессиональной деятельности гражданина. Нужно отметить, что каждую инстанцию интересуют лишь определенные данные, содержащиеся в бланке. Органы социальной защиты проверяют длительность непрерывного стажа, а банковские работники – уровень платежеспособности клиента, который подтверждается наличием места, где ведется трудовая деятельность.
Основываясь на всех вышеперечисленных факторах, можно сделать заключение, что дубль оригинального документа должен иметь отметку «Работает в настоящий момент». Наличие данной записи является обязательным требованием многих инстанций. Отсутствие этой отметки может стать препятствием в реализации прав на одобрение кредитных займов, государственных субсидий и других льгот. Ниже представлен образец копии трудовой книжки заверенной работодателем.
Выводы (+ видео)
Получение официальной ксерокопии трудовой книги в течение установленного срока, является законным правом каждого гражданина, имеющего официальное трудоустройство. При нарушении сроков подачи ксерокопии трудовой, бланк может потерять свою юридическую силу. В этом случае работнику следует вновь обратиться к кадровым работникам для получения нового экземпляра.
Нужно отметить, что необходимые бланки оформляются администрацией фирмы на безвозмездной основе. Если собственник фирмы и другой персонал, обладающий необходимыми полномочиями, нарушают данный порядок, работник имеет законное право обратиться в трудовую инспекцию или суд, для защиты своих интересов. В этой ситуации, контролирующие органы могут назначить различные штрафные санкции, или привлечь администрацию компании к уголовной ответственности.
