Многие руководители небольших фирм самостоятельно контролируют свой бизнес. Однако в случае с крупными организациями, где имеется высокая нагрузка на администрацию компании, возникает необходимость в привлечении заместителя. Лицо, занимающее данный пост, возлагает на себя часть обязанностей гендиректора. В данной статье мы предлагаем поговорить о том, что включает в себя должностная инструкция заместителя генерального директора.
Заместитель генерального директора: суть профессии
Руководство каждой компании имеет право самостоятельно выбирать время введения рассматриваемой должностной позиции. В большинстве случаев, данная должность вводится на этапе вступления на пост генерального директора. Значительно реже, изменения в штатное расписание вносятся непосредственно во время работы. В отдельных случаях на пост заместителя выбирается человек, который в дальнейшем занимает пост руководителя. Как правило, в таких ситуациях гендиректор, желающий уволиться, должен ознакомить своего помощника со всеми тонкостями рабочего процесса. Важно обратить внимание на то, что название должности заместителя генерального директора имеет множество синонимов. К ним можно отнести такие позиции, как исполнительный директор или вице-президент.
Нужно отметить, что обязанности этого работника могут различаться в зависимости от формы бизнеса.
Чаще всего, должностная инструкция, включающая в себя все обязательства работника, составляется руководителем фирмы либо членами учредительского совета. В качестве примера работы заместителя гендиректора следует разобрать следующую ситуацию. Давайте представим организацию, где руководитель занимается только решением вопросов, связанных с производственным процессом. На определенном этапе развития компании возникает необходимость в экономической и юридической поддержке. Назначение заместителя, который будет заниматься этими направлениями, позволяет снизить величину нагрузки на руководителя фирмы. Данный шаг позволит руководству продолжать заниматься контролем над производством, сняв с себя часть обязательств.
Человек, занимающий данную позицию, имеет законное право создать административную цепь, которая позволит увеличить эффективность трудовой деятельности. Перед созданием экономического и юридического подразделения, вице-президенту необходимо получить личное разрешение своего руководства. Только после получения одобрения на создание новых структур, вице-президент может заняться поиском новых специалистов. Необходимость в найме помощника, который возьмет на себя решение многих организационных вопросов, может возникнуть при желании освоить новые сегменты рынка. Для того чтобы получить время для разработки различных стратегий, определяющих путь развития компании, необходимо передать часть важных функций опытному специалисту.
Кого выбирают на должность (обобщенный портрет)
Ответить на вопрос, кто может занять пост зам. ген. директора, довольно сложно. Здесь следует учитывать не только должностные обязанности будущего работника, но и направление деятельности организации. Основываясь на большинстве требований к соискателям этой должности можно составить обобщенный портрет лучшего кандидата на данный пост:
- Мужчина в возрасте от двадцати семи до тридцати трех лет.
- Наличие высшего экономического либо технического образования.
- Практический опыт работы в рассматриваемом направлении более одного года.
- Умение выстраивать трудовой процесс.
- Наличие лидерских качеств, полная автономность и высокий уровень ответственности.
Как показывает практика, люди, имеющие техническое образование, лучше справляются с обязанностями исполнительного директора за счет наличия структурированных навыков. Такие люди с легкостью составляют схемы управления рабочим процессом, которые приносят максимальный результат. Многие руководители крупных фирм предпочитают выбирать тех кандидатов, что имеют два высших образования.
Основные обязанности заместителя
Для того чтобы грамотно составить должностную инструкцию для исполнительного директора, необходимо решить, какая часть обязанностей руководства будет возложена на претендента на данный пост. Рассматриваемая должность подразделяется на следующие направления:
- Первый заместитель генерального директора – данная позиция подразумевает работу сразу по нескольким направлениям. Первый вице-президент может заниматься как контролем производственного процесса, так и сотрудничеством с контрагентами. Лицо, занимающее данный пост, обладает правом подписи всех важных документов компании, которые связаны с финансово-хозяйственной деятельностью организации.
- Директор по маркетингу и экономической деятельности компании – представители этого направления осуществляют разработку стратегии продвижения товарной продукции на рынке. Функции данного должностного лица включают в себя поиск новых рынков сбыта, заключение договоров с партнерами и решение других вопросов, связанных с финансовой составляющей.
- Зам. по безопасности, персоналу и техническим вопросам – лица, занимающие подобные посты, отвечают за определенную часть организационных вопросов. Такие должности предусмотрены в крупных компаниях, состоящих из нескольких подразделений, каждое из которых имеет конкретные функции.
- Юридический директор – к претендентам на данный пост выдвигаются жесткие требования. По мнению экспертов, работа юридического отдела оказывает высокое влияние на деятельность организации.
- Зам. по общим вопросам – эта должность имеет высокую схожесть с должностной позицией первого вице-президента. Единственным отличием является меньший перечень полномочий. Как правило, представители этого направления берут на себя функции контроля делопроизводства и кадровых вопросов.
Отдельного внимания заслуживает вопрос о создании документального сопровождения. Как правило, разработкой должностных инструкций занимается непосредственно собственник фирмы. Значительно реже, эта обязанность возлагается на членов учредительского совета. Должностная инструкция – локальный нормативный акт, имеющий распорядительно-организационный характер. Этот документ содержит в себе перечень обязанностей и прав представителя рассматриваемой должности.
Составление должностной инструкции
Должностная инструкция вице-президента компании состоит из нескольких ключевых разделов. Первым разделом является параграф «общие положения». Здесь приводится информация о лицах, кому подчиняется и перед кем отчитывается лицо, занимающее рассматриваемую должность. В следующем пункте приводится перечень должностных обязанностей работника. При разработке документа, регулирующего трудовую деятельность, очень важно точно расписать все обязанности вице-президента. Этот шаг позволит значительно снизить риск возникновения спорных вопросов, связанных с деятельностью работника.
Третий раздел содержит в себе сведения о правах, которые имеются у работника. В следующем параграфе приводится информация об уровне ответственности. Важно понимать, что должность вице-президента — ответственный пост, требующий от кандидата высокой самоотдачи. Бездействие работника, ставшее причиной возникновения форс-мажорных ситуаций, может наказываться штрафными санкциями. Ниже мы предлагаем более подробно рассмотреть должностные обязанности заместителя генерального директора.
Общее положение
Как мы уже отмечали выше, здесь приводится информация о лицах, которые могут контролировать работу заместителя. В большинстве случаев эта роль отводится руководителю компании. Однако, в некоторых ситуациях, функция контроля возлагается на первого вице-президента либо членов учредительского совета. Как правило, в данном разделе содержатся обобщенные данные об организации и самой должностной позиции. При составлении этого пункта важно указать конкретные направления, которые должен контролировать труженик.
В этом же разделе фиксируется порядок вступления в должность и увольнение. Здесь следует привести перечень конкретных ситуаций, в которых генеральный директор может расторгнуть трудовые отношения. Также в данном пункте может содержаться образец трудового договора с заместителем генерального директора, информация о лицах, которые будут заменять вице-президента в случае его временного отсутствия, а также требования к самому работнику.
Профессиональные обязанности
По мнению экспертов в правовых вопросах, этот раздел является одним из главных. Это означает, что к разработке данного параграфа необходимо подходить с должным вниманием. Многие руководители предпочитают обращаться к опытным юристам с просьбой помочь в разработке структуры документа.
Как правило, в список должностных обязанностей исполнительного директора входит осуществление контроля над производством и организация трудового процесса во вверенном отделе. Некоторые работники могут отвечать за координацию работы смежных структур и отдельных работников. Помимо этого, вице-президент берет на себя обязанность по решению вопросов, поступающих от руководства фирмы. Одной из основных задач работников, является обеспечение предприятия сырьевыми и расходными материалами, необходимыми для полноценной работы производства.
Налагаемые права
Права зам. генерального директора тесно взаимосвязаны с деятельностью компании. Говоря простым языком, этот раздел включает в себя список полномочий, которыми наделено данное лицо. Эти полномочия позволяют директору участвовать в решении важных вопросов, которые могут оказать негативное влияние на работу компании. При составлении этого раздела нужно в обязательном порядке указать, какими отделами может управлять данный сотрудник. Этот шаг позволит систематизировать рабочий процесс и предупредить возникновение различных конфликтов.
Как правило, в перечень прав вице-президента входит распределение нагрузки на подразделение работников, составление локальной и исходящей документации, а также решение кадровых вопросов. Лица, занимающие данный пост, могут выбирать сотрудников, достойных финансовых поощрений, заниматься вопросами, связанными с оптимизацией трудовой деятельности и контролировать работу личного состава.
Ответственность
В последнем разделе указывается информация об уровне ответственности работника. Как правило, здесь указывается обязанность по сохранению имущественных ценностей компании и конфиденциальности информации. Зона ответственности вице-президента распространяется на результативность деятельности вверенного подразделения и выполнение плана, установленного руководством. В этом разделе нужно прописать уровень ответственности за бездействие, ставшее причиной материального ущерба компании.
Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что заместитель гендиректора обязан заниматься плановыми вопросами, осуществлять контроль над деятельностью личного состава, формировать отчеты для учредительского совета, взаимодействовать с контрагентами и органами контроля, а также заниматься организацией трудового процесса.
Особенности оформления должностной инструкции
Как показывает практика, составлением должностных инструкций для начальников подразделений занимается непосредственно собственник фирмы. Эта обязанность может быть передана членам учредительского совета либо лицам, назначенным на руководящий пост. При составлении документа очень важно привлечь опытного юриста, который поможет грамотно разработать структуру акта.
Полностью составленная инструкция должна быть прошита согласно ГОСТ и заверена подписью руководителя. Важно обратить внимание на то, что при найме нового сотрудника, кандидат должен предварительно ознакомиться с этим документом до момента подписания трудового договора. После утверждения кандидата на пост вице-президента, копия должностных инструкций передается нанятому работнику. Оригинальный экземпляр должен храниться в бухгалтерском отделе либо в канцелярии. Ниже приведен образец приказа о назначении на пост вице-президента:
Выводы (+ видео)
Заместитель руководителя компании должен заниматься многими организационными вопросами, которые имеют важное значение для деятельности организации. Как правило, необходимость в подобном сотруднике возникает на этапе расширения бизнеса, когда члены учредительского совета и руководитель компании занимаются составлением долгосрочных планов. В этот отрезок времени вице-президент должен заниматься решением краткосрочных задач, которые важны для работы компании. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что рассматриваемая должность является одной из главных в каждой компании.
